Il successo dell'implementazione di FlexiProject presso VIVE Textile Recycling

🏢 Informazioni su VIVE Textile Recycling Sp. z o.o.

VIVE Textile Recycling Sp. z o.o., con sede a Kielce, ha tracciato la strada per l’industria del riciclaggio dei tessuti in Polonia e in Europa dal 1992. Utilizzando linee di selezione avanzate e completamente computerizzate, l’azienda tratta ogni giorno oltre 300 tonnellate di abiti usati, per un totale di 1,4 milioni di capi. VIVE persegue l’ambiziosa missione di utilizzare appieno le risorse tessili basandosi sul principio delle 4R: Riutilizzare, Ridurre, Riparare, Riciclare.

Con circa 2.000 dipendenti e prodotti esportati in oltre 80 paesi, VIVE opera su una scala impressionante e implementa attivamente le innovazioni. In qualità di pioniere dell’upcycling tessile, è l’unica azienda al mondo ad aver sviluppato e implementato una tecnologia per la produzione di un composito a base di tessuti. Questo materiale, noto per la sua straordinaria resistenza, viene utilizzato in piccole costruzioni architettoniche e in applicazioni professionali nelle infrastrutture stradali e idriche.

Il gruppo di capitale comprende nove società, tra cui:

• VIVE Profit – una rete nazionale di negozi di moda circolare di seconda mano, con l’intero assortimento sostituito settimanalmente. Dal 2024, il negozio opera anche online su www.viveprofit.pl.
• Dreslow – boutique con collezioni di stilisti polacchi che creano le loro opere utilizzando tessuti di seconda mano
• VIVE Innovation – un centro di ricerca e sviluppo
• VIVE Transport – un fornitore di servizi logistici e di magazzino di classe A/A+

VIVE è inoltre fortemente impegnata in iniziative di responsabilità sociale d’impresa, sostenendo attività sportive e ambientali locali e contribuendo in modo significativo alla riduzione delle emissioni di CO₂.

📊 Contesto di implementazione

Con l’espansione dell’organizzazione e la crescita del numero di iniziative, è emersa la necessità di organizzare i processi interni di gestione dei progetti. Prima di implementare un nuovo sistema, l’azienda non disponeva di una metodologia unificata: i progetti non erano chiaramente definiti, non esistevano regole di documentazione coerenti e molte attività venivano eseguite ad hoc, spesso senza strumenti di controllo di base. Questa mancanza di standardizzazione non solo influiva sull’efficienza operativa, ma ostacolava anche la comunicazione tra i team e la comunicazione dei progressi al consiglio di amministrazione. Con numerose iniziative in corso contemporaneamente in vari dipartimenti, l’implementazione di una soluzione per strutturare il lavoro dei progetti è diventata essenziale.

🚀 Processo di implementazione

Per affrontare queste sfide, VIVE ha deciso di implementare il sistema FlexiProject, trattandolo fin dall’inizio non solo come uno strumento informatico ma come parte integrante della metodologia di gestione dei progetti dell’organizzazione. La collaborazione con il team di FlexiProject è iniziata con un’analisi dettagliata delle esigenze, seguita da una configurazione del sistema adattata ai requisiti attuali e futuri. Una fase chiave dell’implementazione è stata la formazione degli amministratori, che ha permesso all’organizzazione di iniziare rapidamente a usare il sistema e a gestirlo in modo indipendente. Particolare attenzione è stata data alle funzioni di pianificazione e definizione delle milestone, che sono diventate presto strumenti essenziali di pianificazione e controllo dell’avanzamento dei lavori.

L’introduzione di portafogli di progetti ha permesso di raggruppare le attività per area, migliorando in modo significativo il coordinamento e la comunicazione tra i team. Inoltre, ha semplificato la rendicontazione, sia a livello di singoli progetti che di interi settori operativi.

🏆 Vantaggi dell’implementazione dello strumento FlexiProject

Attualmente, VIVE Textile Recycling gestisce diversi progetti importanti in parallelo all’interno del sistema FlexiProject, ognuno dei quali è assegnato al portafoglio progetti appropriato. Questo approccio consente ai team di concentrarsi su compiti specifici e fornisce al consiglio di amministrazione rapporti chiari e consolidati che supportano il processo decisionale. Le milestone e le scadenze sono diventate strumenti di pianificazione standard, migliorando la trasparenza e la prevedibilità del processo.

Un risultato particolarmente degno di nota, come sottolineato dai rappresentanti dell’azienda, è la forte motivazione dei dipendenti ad approfondire le proprie conoscenze in materia di gestione dei progetti. Alle sessioni di formazione partecipano non solo i manager e i team leader, ma anche il personale operativo che lavora nella logistica e nei magazzini. L’ultimo ciclo di formazione, condotto da esperti interni, ha coinvolto 40 dipendenti di un’unica area operativa.

Dal punto di vista dei project manager, il sistema è particolarmente apprezzato per la sua chiarezza, facilità d’uso e funzionalità integrate. Tutte le informazioni chiave, i documenti e i dati di budget sono archiviati in un unico posto, eliminando la necessità di cercare nelle caselle di posta elettronica o nelle cartelle di rete. La natura completa della soluzione supporta non solo un’esecuzione efficiente del progetto, ma anche la sistematizzazione del lavoro quotidiano e una gestione del team più prevedibile e strutturata.

L’implementazione di FlexiProject ha anche favorito lo sviluppo di una cultura di progetto basata sulla gestione consapevole di obiettivi, scadenze e team. Lo strumento continua a evolversi con aggiornamenti regolari, consentendo un utilizzo sempre più avanzato.

Considerata dagli utenti una soluzione moderna, intuitiva e multifunzionale, FlexiProject è diventata una parte naturale della gestione quotidiana di VIVE Textile Recycling, un’azienda che non solo ricicla i rifiuti ma ottimizza anche i processi interni per perseguire meglio la sua visione di economia circolare.