Implementarea cu succes a FlexiProject la VIVE Textile Recycling

🏢 Despre VIVE Textile Recycling Sp. z o.o.

VIVE Textile Recycling Sp. z o.o., cu sediul central în Kielce, a stabilit direcția pentru industria reciclării textilelor în Polonia și Europa încă din 1992. Folosind linii de sortare avansate, complet computerizate, compania procesează zilnic peste 300 de tone de îmbrăcăminte uzată, reprezentând 1,4 milioane de articole. VIVE urmărește o misiune ambițioasă de a utiliza pe deplin resursele textile pe baza principiului celor 4R: Reutilizare, Reducere, Reparare, Reciclare.

Angajând aproximativ 2 000 de persoane și exportând produse în peste 80 de țări, VIVE operează la o scară impresionantă și implementează inovații în mod activ. În calitate de pionier în domeniul reciclării textilelor, VIVE este singura întreprindere din lume care a dezvoltat și implementat o tehnologie de producere a unui compozit fabricat din textile. Acest material, cunoscut pentru rezistența sa extraordinară, este utilizat în construcții arhitecturale de mici dimensiuni și în aplicații profesionale în infrastructura rutieră și de apă.

Grupul de capital include nouă companii, printre care:

• VIVE Profit – o rețea națională de magazine circulare de modă second-hand, cu întregul sortiment înlocuit săptămânal. Din 2024, magazinul funcționează și online la www.viveprofit.pl
• Dreslow – buticuri cu colecții ale designerilor polonezi care își creează lucrările folosind țesături second-hand
• VIVE Innovation – un centru de cercetare și dezvoltare
• VIVE Transport – un furnizor de servicii logistice și de depozitare de clasă A/A+

De asemenea, VIVE este puternic implicată în inițiative de responsabilitate socială corporativă, sprijinind sporturile locale și activitățile de mediu și contribuind semnificativ la reducerea emisiilor de CO₂.

📊 Contextul punerii în aplicare

Pe măsură ce organizația s-a extins și numărul de inițiative a crescut, a devenit evidentă nevoia de a organiza procesele interne de gestionare a proiectelor. Înainte de implementarea unui nou sistem, compania nu avea o metodologie unificată – proiectele nu erau clar definite, nu existau reguli coerente de documentare și multe sarcini erau executate ad hoc, adesea fără instrumente de control de bază. Această lipsă de standardizare a afectat nu numai eficiența operațională, ci a împiedicat și comunicarea între echipe și raportarea progreselor către consiliul de administrație. Cu numeroase inițiative derulate simultan în diferite departamente, implementarea unei soluții pentru structurarea activității de proiect a devenit esențială.

🚀 Procesul de punere în aplicare

Pentru a face față acestor provocări, VIVE a decis să implementeze sistemul FlexiProject, tratându-l de la început nu doar ca pe un instrument IT, ci ca pe o parte integrantă a metodologiei de gestionare a proiectelor organizației. Colaborarea cu echipa FlexiProject a început cu o analiză detaliată a nevoilor, urmată de o configurare a sistemului adaptată atât la cerințele actuale, cât și la cele viitoare. O etapă cheie de implementare a fost formarea administratorilor, care a permis organizației să înceapă rapid să utilizeze sistemul și să îl gestioneze independent. O atenție deosebită a fost acordată funcțiilor de planificare și definire a etapelor, care au devenit în scurt timp instrumente esențiale de planificare și control al progresului.

Introducerea portofoliilor de proiecte a permis gruparea activităților pe domenii, îmbunătățind semnificativ atât coordonarea, cât și comunicarea în echipă. De asemenea, a simplificat raportarea, atât la nivel de proiect individual, cât și în ansamblul domeniilor operaționale.

🏆 Beneficiile implementării instrumentului FlexiProject

În prezent, VIVE Textile Recycling derulează mai multe proiecte majore în paralel în cadrul sistemului FlexiProject, fiecare fiind atribuit portofoliului de proiecte corespunzător. Această abordare permite echipelor să se concentreze asupra unor sarcini specifice și oferă consiliului de administrație rapoarte clare, consolidate, care sprijină procesul decizional. Etapele și calendarele au devenit instrumente standard de planificare, îmbunătățind transparența și predictibilitatea procesului.

Un rezultat deosebit de notabil, așa cum au subliniat reprezentanții companiei, este motivația puternică a angajaților de a-și aprofunda cunoștințele în domeniul gestionării proiectelor. La sesiunile de formare participă nu numai managerii și șefii de echipă, ci și personalul operațional care lucrează în logistică și depozite. Cea mai recentă rundă de formare, desfășurată de experți interni, a inclus 40 de angajați dintr-o singură zonă operațională.

Din perspectiva managerilor de proiect, sistemul este apreciat în special pentru claritatea sa, ușurința în utilizare și funcționalitatea integrată. Toate informațiile cheie, documentele și datele bugetare sunt stocate într-un singur loc, eliminând necesitatea de a căuta prin căsuțele de e-mail sau prin folderele din rețea. Caracterul cuprinzător al soluției sprijină nu numai executarea eficientă a proiectelor, ci și sistematizarea muncii de zi cu zi și gestionarea mai previzibilă și structurată a echipei.

Implementarea FlexiProject a dus, de asemenea, la dezvoltarea unei culturi a proiectelor bazate pe gestionarea conștientă a obiectivelor, a programelor și a echipelor. Instrumentul continuă să evolueze cu actualizări regulate, permițând o utilizare din ce în ce mai avansată.

Considerată de utilizatori drept o soluție modernă, intuitivă și multifuncțională, FlexiProject a devenit o parte naturală a gestionării zilnice la VIVE Textile Recycling- o companie care nu numai că reciclează deșeurile, dar și eficientizează procesele interne pentru a-și urmări mai bine viziunea unei economii circulare.