Operando nel settore altamente competitivo dei cosmetici, Torf Corporation lancia ogni anno sul mercato una serie di prodotti nuovi e innovativi. La progettazione e l’implementazione di ogni nuovo prodotto viene trattata come un progetto separato. È stato il numero crescente di nuovi progetti legati allo sviluppo di prodotti innovativi di anno in anno a far nascere l’esigenza di implementare un sistema professionale di gestione dei progetti. Torf Corporation ha deciso di implementare il programma di gestione dei progetti e del portafoglio FlexiProject.

Corso di attuazione

Come primo passo dopo l’implementazione del sistema FlexiProject, è stata intrapresa una suddivisione dettagliata e un perfezionamento degli standard del processo di implementazione di un nuovo prodotto. I modelli di progetto disponibili nel sistema FlexiProject si sono rivelati molto utili in questo processo. Il perfezionamento dei suddetti standard è proceduto in parallelo con l’aumento dell’uso del sistema: questo approccio parallelo alla creazione di uno standard per il processo di progettazione di nuovi prodotti e alla sua contemporanea implementazione nel sistema si è rivelato molto efficace. Dopo diverse iterazioni, lo standard richiesto è stato raggiunto ed è tuttora in vigore. Durante questo processo, Torf Corporation ha anche affinato le responsabilità dei project manager nelle fasi successive del processo.

Un’altra area organizzativa in cui FlexiProject viene applicato efficacemente è l’intera divisione di produzione. In quest’area, praticamente tutti i progetti di investimento o quelli finalizzati all’ottimizzazione dei costi e dell’efficienza operativa vengono realizzati in FlexiProject.

Vantaggi dell’implementazione del sistema FlexiProject

Torf Corporation sta facendo un uso molto innovativo della funzionalità che consente la progettazione personalizzata delle colonne sulle pianificazioni dei progetti. Ciò ha creato un modo molto interessante di riferire e poi monitorare l’esecuzione di ordini in materia di salute e sicurezza o l’attuazione di raccomandazioni dopo gli audit di qualità. La registrazione di questi eventi ha permesso di strutturare in modo significativo le attività in queste aree.

Per tutti i progetti realizzati con il sistema FlexiProject, vengono creati dei piani di progetto con una chiara suddivisione dei compiti da svolgere, delle date e dell’assegnazione dei proprietari. I team di progetto utilizzano il comunicatore integrato, migliorando così la comunicazione e memorizzando le informazioni necessarie in un unico luogo. Nei progetti più complessi, i moduli vengono utilizzati per gestire i budget o i rischi del progetto.

Il sistema viene utilizzato efficacemente anche dal Consiglio di amministrazione e dalla direzione dell’azienda. In questo caso, le revisioni automatiche dei progetti, l’ampia possibilità di creare rapporti sulla situazione dei progetti dell’azienda e la possibilità di gestire strategicamente i portafogli di progetti si rivelano di grande valore. Il Consiglio e la Direzione dell’azienda analizzano regolarmente lo stato dei progetti in corso utilizzando le revisioni automatiche dei progetti disponibili in FlexiProject. Questa funzionalità è molto utile perché consente di impostare una data di revisione e poi il sistema ricorda automaticamente ai project manager la data di revisione e le cose che devono preparare in relazione ad essa. Questo processo “impone” una disciplina positiva e quindi la puntualità, che dal punto di vista del processo decisionale del Consiglio di amministrazione è molto importante.

Il successo dell’implementazione del sistema di gestione dei progetti FlexiProject presso Torf Corporation è stato possibile grazie alla grande determinazione del Consiglio di Amministrazione dell’azienda, dell’alta dirigenza, del Project Management Manager e delle persone che, operativamente, utilizzano sempre più spesso il sistema per il loro lavoro quotidiano di implementazione dei progetti.