Torf Corporation působí ve vysoce konkurenčním kosmetickém průmyslu, uvádí každoročně na trh řadu nových inovativních výrobků. Návrh a realizace každého nového produktu se považuje za samostatný projekt. Právě rok od roku rostoucí počet nových projektů souvisejících s vývojem inovativních produktů vedl k potřebě zavést profesionální systém řízení projektů. Torf Corporation se rozhodla implementovat program FlexiProject pro řízení projektů a portfolia.

Průběh provádění

Jako první krok po zavedení systému FlexiProject bylo provedeno podrobné rozčlenění a zpřesnění standardu procesu zavádění nového produktu. V tomto procesu se ukázaly jako velmi užitečné šablony projektů dostupné v systému FlexiProject. Zdokonalování výše uvedených norem probíhalo souběžně s rostoucím využíváním systému – tento souběžný přístup k vytváření normy pro proces navrhování nových výrobků a její současné zavádění do systému se ukázal jako velmi efektivní. Po několika opakováních bylo dosaženo požadovaného standardu, který platí dodnes. Během tohoto procesu Torf Corporation také upřesnila povinnosti projektových manažerů v dalších fázích procesu.

Další organizační oblastí, kde se FlexiProject efektivně uplatňuje, je celá výrobní divize. V této oblasti se prakticky všechny investiční projekty nebo projekty zaměřené na optimalizaci nákladů a efektivitu provozu realizují v systému FlexiProject.

Výhody zavedení systému FlexiProject

Torf Corporation velmi inovativně využívá funkce, které umožňují vlastní návrh sloupců v projektových plánech. Vznikl tak velmi zajímavý způsob vykazování a následného sledování plnění příkazů v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci nebo realizace doporučení po auditech kvality. Takový záznam výše uvedených událostí umožnil významně strukturovat činnosti v těchto oblastech.

Pro všechny projekty prováděné v systému FlexiProject jsou vytvořeny harmonogramy projektů s jasným rozpisem úkolů, které mají být provedeny, termíny a přiřazením vlastníků. Projektové týmy využívají vestavěný komunikátor, čímž se zlepšuje komunikace a potřebné informace se ukládají na jednom místě. U složitějších projektů se moduly používají ke správě rozpočtu projektu nebo rizik.

Systém je také efektivně využíván představenstvem a vedením společnosti. Zde se jako velmi cenné ukazují automatické přehledy projektů, rozsáhlá možnost vytváření zpráv o stavu projektů ve společnosti a možnost strategického řízení portfolia projektů. Představenstvo a vedení společnosti pravidelně analyzují stav probíhajících projektů společnosti pomocí automatických přehledů projektů dostupných v systému FlexiProject. Tato funkce je velmi užitečná, protože umožňuje nastavit datum revize a systém pak automaticky připomíná projektovým manažerům datum revize a věci, které je třeba v souvislosti s ní připravit. Takový postup „vynucuje“ pozitivní disciplínu, a tím i dochvilnost – což je z hlediska rozhodování správní rady velmi důležité.

Úspěšná implementace systému projektového řízení FlexiProject ve Torf Corporation byla možná díky velkému odhodlání představenstva společnosti, vrcholového managementu, manažera projektového řízení a lidí, kteří systém operativně stále více využívají pro svou každodenní práci při realizaci projektů.