Torf Corporation, que opera en el competitivo sector de la cosmética, lanza cada año al mercado numerosos productos nuevos e innovadores. El diseño e implantación de cada nuevo producto se trata como un proyecto independiente. Fue el creciente número de nuevos proyectos relacionados con el desarrollo de productos innovadores de un año para otro lo que llevó a la necesidad de implantar un sistema profesional de gestión de proyectos. Torf Corporation decidió implantar el programa de gestión de proyectos y carteras FlexiProject.

Desarrollo de la aplicación

Como primer paso tras la implantación del sistema FlexiProject, se llevó a cabo un desglose detallado y un perfeccionamiento de la norma del proceso de implantación del nuevo producto. Las plantillas de proyecto disponibles en el sistema FlexiProject resultaron muy útiles en este proceso. El perfeccionamiento de estas normas se llevó a cabo paralelamente a la creciente utilización del sistema. Este enfoque paralelo de la creación de una norma para el proceso de diseño de nuevos productos y su aplicación simultánea en el sistema demostró ser muy eficaz. Tras varias iteraciones, se logró la norma requerida, que sigue vigente hoy en día. Durante este proceso, Torf Corporation también perfeccionó las responsabilidades de los gestores de proyectos en las fases posteriores del proceso.

Otra área organizativa en la que FlexiProject se aplica eficazmente es toda la división de producción. En este ámbito, prácticamente todos los proyectos de inversión o destinados a optimizar los costes y la eficacia operativa se llevan a cabo en FlexiProject.

Ventajas de implantar el sistema FlexiProject

Torf Corporation está haciendo un uso muy innovador de la funcionalidad que permite el diseño personalizado de columnas en los calendarios de los proyectos. Esto creó una forma muy interesante de informar y luego supervisar la ejecución de las órdenes de salud y seguridad o la aplicación de las recomendaciones tras las auditorías de calidad. Esta constatación ha permitido estructurar de forma significativa las actividades en estos ámbitos.

Para todos los proyectos realizados en el sistema FlexiProject, se crean calendarios de proyecto con un desglose claro de las tareas a realizar, las fechas y la asignación de propietarios. Los equipos de proyecto utilizan el comunicador integrado, mejorando así la comunicación y almacenando la información necesaria en un único lugar. En proyectos más complejos, los módulos se utilizan para gestionar los presupuestos o los riesgos del proyecto.

El sistema también es utilizado eficazmente por el Consejo de Administración y la Dirección de la empresa. Aquí, las revisiones automáticas de los proyectos, la amplia posibilidad de crear informes sobre la situación de los proyectos de la empresa y la posibilidad de gestionar estratégicamente las carteras de proyectos resultan de gran valor. El Consejo de Administración y la Dirección de la empresa analizan periódicamente el estado de los proyectos en curso de la empresa mediante las revisiones automáticas de proyectos disponibles en FlexiProject. Esta funcionalidad es muy útil porque permite fijar una fecha de revisión y, a continuación, el sistema recuerda automáticamente a los jefes de proyecto la fecha de revisión y las cosas que tienen que preparar en relación con ella. Este proceso «impone» una disciplina positiva y, por tanto, la puntualidad, lo que desde el punto de vista de la toma de decisiones del Consejo de Administración es muy importante.

El éxito de la implantación del sistema de gestión de proyectos FlexiProject en Torf Corporation fue posible gracias a la gran determinación del Consejo de Administración de la empresa, la Alta Dirección, el Director de Gestión de Proyectos y las personas que, desde el punto de vista operativo, utilizan cada vez más el sistema para su trabajo diario en la ejecución de proyectos.