Activând în industria extrem de competitivă a produselor cosmetice, Torf Corporation lansează pe piață în fiecare an o serie de produse noi și inovatoare. Proiectarea și punerea în aplicare a fiecărui produs nou este tratată ca un proiect separat. Numărul tot mai mare de proiecte noi legate de dezvoltarea de produse inovatoare, de la an la an, a fost cel care a dus la necesitatea de a implementa un sistem profesionist de gestionare a proiectelor. Torf Corporation a decis să implementeze programul de management al proiectelor și portofoliului FlexiProject.

Curs de implementare

Ca prim pas după punerea în aplicare a sistemului FlexiProject, a fost realizată o defalcare detaliată și o rafinare a standardului procesului de punere în aplicare a noului produs. Modelele de proiect disponibile în sistemul FlexiProject s-au dovedit a fi foarte utile în acest proces. Perfecționarea standardelor de mai sus a decurs în paralel cu creșterea utilizării sistemului – această abordare paralelă a creării unui standard pentru procesul de proiectare a noilor produse și implementarea simultană a acestuia în sistem s-a dovedit a fi o abordare foarte eficientă. După mai multe iterații, s-a ajuns la standardul necesar, care este în vigoare și astăzi. În timpul acestui proces, Torf Corporation a rafinat, de asemenea, responsabilitățile managerilor de proiect în etapele ulterioare ale procesului.

Un alt domeniu organizațional în care FlexiProject este aplicat eficient este întreaga divizie de producție. În acest domeniu, practic toate proiectele de investiții sau cele care vizează optimizarea costurilor și a eficienței operaționale sunt realizate în FlexiProject.

Beneficiile implementării sistemului FlexiProject

Torf Corporation utilizează în mod foarte inovator funcționalitatea care permite proiectarea personalizată a coloanelor în programele de proiect. Acest lucru a creat un mod foarte interesant de raportare și apoi de monitorizare a executării ordinelor de sănătate și siguranță sau a punerii în aplicare a recomandărilor în urma auditurilor de calitate. O astfel de evidență a evenimentelor de mai sus a permis o structurare semnificativă a activităților în aceste domenii.

Pentru toate proiectele desfășurate în sistemul FlexiProject, sunt create programe de proiect cu o defalcare clară a sarcinilor care urmează să fie efectuate, a datelor și a atribuirii responsabililor. Echipele de proiect utilizează comunicatorul integrat, îmbunătățind astfel comunicarea și stocând informațiile necesare într-un singur loc. În cazul proiectelor mai complexe, modulele sunt utilizate pentru a gestiona bugetele sau riscurile proiectului.

Sistemul este, de asemenea, utilizat în mod eficient de către Consiliul de administrație și conducerea societății. În acest caz, revizuirile automate ale proiectelor, posibilitatea extinsă de a crea rapoarte privind situația proiectelor companiei și posibilitatea de gestionare strategică a portofoliilor de proiecte se dovedesc a fi de mare valoare. Consiliul de administrație și conducerea companiei analizează în mod regulat stadiul proiectelor în curs ale companiei, utilizând revizuirile automate ale proiectelor disponibile în FlexiProject. Această funcționalitate este foarte utilă, deoarece vă permite să stabiliți o dată de revizuire, iar apoi sistemul le reamintește automat managerilor de proiect data revizuirii și lucrurile pe care trebuie să le pregătească în legătură cu aceasta. Un astfel de proces „impune” o disciplină pozitivă și, prin urmare, punctualitatea – ceea ce, din punctul de vedere al procesului decizional al Consiliului de administrație, este foarte important.

Succesul implementării sistemului de gestionare a proiectelor FlexiProject la Torf Corporation a fost posibil datorită marii determinări a consiliului de administrație al companiei, a conducerii superioare, a managerului de gestionare a proiectelor și a persoanelor care, din punct de vedere operațional, utilizează din ce în ce mai mult sistemul pentru activitatea lor zilnică privind implementarea proiectelor.