Opérant dans l’industrie hautement compétitive des cosmétiques, Torf Corporation lance chaque année un certain nombre de produits nouveaux et innovants sur le marché. La conception et la mise en œuvre de chaque nouveau produit sont traitées comme un projet distinct. C’est le nombre croissant de nouveaux projets liés au développement de produits innovants d’année en année qui a conduit à la nécessité de mettre en place un système professionnel de gestion de projets. Torf Corporation a décidé de mettre en œuvre le programme de gestion de projets et de portefeuilles FlexiProject.

Déroulement de la mise en œuvre

Dans un premier temps, après la mise en œuvre du système FlexiProject, une décomposition détaillée et un affinement de la norme du processus de mise en œuvre des nouveaux produits ont été entrepris. Les modèles de projet disponibles dans le système FlexiProject se sont avérés très utiles dans ce processus. Cette approche parallèle de la création d’une norme pour le processus de conception de nouveaux produits et de sa mise en œuvre simultanée dans le système s’est avérée très efficace. Après plusieurs itérations, la norme requise a été atteinte et est toujours en place aujourd’hui. Au cours de ce processus, Torf Corporation a également affiné les responsabilités des gestionnaires de projet aux étapes suivantes du processus.

Un autre domaine organisationnel où FlexiProject est appliqué efficacement est l’ensemble de la division de production. Dans ce domaine, pratiquement tous les projets d’investissement, ou ceux visant à optimiser les coûts et l’efficacité opérationnelle, sont réalisés dans FlexiProject.

Avantages de la mise en œuvre du système FlexiProject

Torf Corporation fait un usage très innovant de la fonctionnalité qui permet de concevoir des colonnes personnalisées sur les calendriers des projets. Cela a créé une manière très intéressante de rendre compte et de contrôler l’exécution des ordres en matière de santé et de sécurité ou la mise en œuvre des recommandations après les audits de qualité. L’enregistrement des événements susmentionnés a permis de structurer de manière significative les activités dans ces domaines.

Pour tous les projets menés dans le système FlexiProject, des calendriers de projet sont créés avec une répartition claire des tâches à effectuer, des dates et de l’attribution des propriétaires. Les équipes de projet utilisent le communicateur intégré, ce qui améliore la communication et permet de stocker les informations nécessaires en un seul endroit. Pour les projets plus complexes, des modules sont utilisés pour gérer les budgets ou les risques.

Le système est également utilisé de manière efficace par le conseil d’administration et la direction de l’entreprise. Les revues de projet automatiques, la possibilité étendue de créer des rapports sur la situation des projets de l’entreprise et la possibilité d’une gestion stratégique des portefeuilles de projets s’avèrent ici très utiles. Le conseil d’administration et la direction de l’entreprise analysent régulièrement l’état des projets en cours de l’entreprise à l’aide des revues de projet automatiques disponibles dans FlexiProject. Cette fonctionnalité est très utile car elle vous permet de fixer une date de révision, et le système rappelle ensuite automatiquement aux gestionnaires de projet la date de révision et les choses qu’ils doivent préparer à cette occasion. Un tel processus « renforce » la discipline positive et donc la ponctualité – ce qui, du point de vue de la prise de décision par le conseil d’administration, est très important.

Le succès de la mise en œuvre du système de gestion de projet FlexiProject chez Torf Corporation a été possible grâce à la grande détermination du conseil d’administration de l’entreprise, de la direction générale, du responsable de la gestion de projet et des personnes qui, sur le plan opérationnel, utilisent de plus en plus le système dans leur travail quotidien de mise en œuvre de projets.