Działając w wysoce konkurencyjnej branży kosmetycznej, Torf Corporation co roku wprowadza na rynek wiele nowych, innowacyjnych produktów. Projektowanie i wdrażanie każdego nowego produktu jest traktowane jako oddzielny projekt. To właśnie rosnąca z roku na rok liczba nowych projektów związanych z rozwojem innowacyjnych produktów doprowadziła do konieczności wdrożenia profesjonalnego systemu zarządzania projektami. Torf Corporation zdecydowała się na wdrożenie programu do zarządzania projektami i portfelem projektów FlexiProject.

Przebieg wdrożenia

Pierwszym krokiem po wdrożeniu systemu FlexiProject było szczegółowe rozbicie i dopracowanie standardu procesu wdrażania nowego produktu. Szablony projektów dostępne w systemie FlexiProject okazały się bardzo pomocne w tym procesie. Udoskonalanie powyższych standardów postępowało równolegle z rosnącym wykorzystaniem systemu – to równoległe podejście do tworzenia standardu dla procesu projektowania nowego produktu i jego jednoczesnej implementacji w systemie okazało się bardzo skutecznym podejściem. Po kilku iteracjach osiągnięto wymagany standard, który obowiązuje do dziś. Podczas tego procesu Torf Corporation doprecyzowała również obowiązki kierowników projektów na kolejnych etapach procesu.

Kolejnym obszarem organizacyjnym, w którym FlexiProject jest skutecznie stosowany, jest cały dział produkcji. W tym obszarze praktycznie wszystkie projekty inwestycyjne lub mające na celu optymalizację kosztów i wydajności operacyjnej są realizowane w FlexiProject.

Korzyści z wdrożenia systemu FlexiProject

Torf Corporation w bardzo innowacyjny sposób wykorzystuje funkcjonalność, która pozwala na niestandardowe projektowanie kolumn w harmonogramach projektów. Stworzyło to bardzo ciekawy sposób raportowania, a następnie monitorowania realizacji zleceń BHP czy wdrażania zaleceń po audytach jakości. Taki zapis powyższych wydarzeń pozwolił na znaczące ustrukturyzowanie działań w tych obszarach.

Dla wszystkich projektów realizowanych w systemie FlexiProject tworzone są harmonogramy projektów z jasnym podziałem zadań do wykonania, datami i przypisaniem właścicieli. Zespoły projektowe korzystają z wbudowanego komunikatora, usprawniając w ten sposób komunikację, a także przechowując niezbędne informacje w jednym miejscu. W bardziej złożonych projektach moduły są wykorzystywane do zarządzania budżetem projektu lub ryzykiem.

System jest również efektywnie wykorzystywany przez Radę Dyrektorów i Zarząd spółki. W tym przypadku bardzo cenne okazują się automatyczne przeglądy projektów, rozbudowana możliwość tworzenia raportów na temat sytuacji projektowej firmy oraz możliwość strategicznego zarządzania portfelami projektów. Zarząd i kierownictwo firmy regularnie analizują status bieżących projektów firmy, korzystając z automatycznych przeglądów projektów dostępnych w FlexiProject. Ta funkcjonalność jest bardzo pomocna, ponieważ pozwala ustawić datę przeglądu, a następnie system automatycznie przypomina kierownikom projektów o dacie przeglądu i rzeczach, które muszą przygotować w związku z nim. Taki proces „wymusza” pozytywną dyscyplinę, a tym samym terminowość – co z punktu widzenia podejmowania decyzji przez Zarząd jest bardzo istotne.

Sukces wdrożenia systemu zarządzania projektami FlexiProject w Torf Corporation był możliwy dzięki ogromnej determinacji zarządu firmy, kierownictwa wyższego szczebla, kierownika ds. zarządzania projektami oraz osób, które operacyjnie w coraz większym stopniu wykorzystują system do codziennej pracy przy realizacji projektów.