Die Torf Corporation ist in der hart umkämpften Kosmetikbranche tätig und bringt jedes Jahr eine Reihe neuer, innovativer Produkte auf den Markt. Die Konzeption und Umsetzung jedes neuen Produkts wird als separates Projekt behandelt. Die von Jahr zu Jahr steigende Zahl neuer Projekte im Zusammenhang mit der Entwicklung innovativer Produkte machte die Einführung eines professionellen Projektmanagementsystems erforderlich. Die Torf Corporation entschied sich für das Projekt- und Portfoliomanagementprogramm FlexiProject.

Verlauf der Umsetzung

In einem ersten Schritt nach der Einführung des FlexiProject Systems wurde eine detaillierte Aufschlüsselung und Verfeinerung des Standards für den Prozess der Einführung des neuen Produkts vorgenommen. Die im FlexiProject System verfügbaren Projektvorlagen haben sich dabei als sehr hilfreich erwiesen. Die Verfeinerung der oben genannten Standards erfolgte parallel zur zunehmenden Nutzung des Systems – dieser parallele Ansatz zur Schaffung eines Standards für den neuen Produktentwicklungsprozess und seine gleichzeitige Umsetzung im System erwies sich als sehr effektiv. Nach mehreren Wiederholungen wurde der geforderte Standard erreicht, der auch heute noch gilt. Während dieses Prozesses hat die Torf Corporation auch die Verantwortlichkeiten der Projektmanager in den nachfolgenden Phasen des Prozesses präzisiert.

Ein weiterer organisatorischer Bereich, in dem FlexiProject effektiv eingesetzt wird, ist die gesamte Produktionsabteilung. In diesem Bereich werden praktisch alle Investitionsprojekte oder solche, die auf die Optimierung von Kosten und betrieblicher Effizienz abzielen, in FlexiProject abgewickelt.

Vorteile der Implementierung des FlexiProject Systems

Die Torf Corporation nutzt auf sehr innovative Weise die Funktionalität, die eine individuelle Gestaltung von Spalten in Projektplänen ermöglicht. So entstand eine sehr interessante Art der Berichterstattung und anschließenden Überwachung der Ausführung von Arbeitsschutzanordnungen oder der Umsetzung von Empfehlungen nach Qualitätsaudits. Eine solche Aufzeichnung der oben genannten Ereignisse hat es ermöglicht, die Aktivitäten in diesen Bereichen erheblich zu strukturieren.

Für alle Projekte, die im FlexiProject System durchgeführt werden, werden Projektpläne mit einer klaren Aufschlüsselung der auszuführenden Aufgaben, der Termine und der Zuweisung der Verantwortlichen erstellt. Die Projektteams nutzen den eingebauten Kommunikator und verbessern so die Kommunikation und speichern die notwendigen Informationen an einem Ort. Bei komplexeren Projekten werden Module zur Verwaltung von Projektbudgets oder Risiken eingesetzt.

Das System wird auch vom Verwaltungsrat und der Geschäftsleitung des Unternehmens effektiv genutzt. Dabei erweisen sich die automatischen Projektübersichten, die umfangreiche Möglichkeit zur Erstellung von Berichten über die Projektsituation des Unternehmens und die Möglichkeit des strategischen Managements von Projektportfolios als sehr wertvoll. Der Vorstand und das Management des Unternehmens analysieren regelmäßig den Status der laufenden Projekte des Unternehmens mit Hilfe der in FlexiProject verfügbaren automatischen Projektüberprüfungen. Diese Funktion ist sehr hilfreich, denn sie ermöglicht es Ihnen, einen Überprüfungstermin festzulegen, und das System erinnert die Projektmanager dann automatisch an den Überprüfungstermin und an die Dinge, die sie in diesem Zusammenhang vorbereiten müssen. Ein solches Verfahren „erzwingt“ eine positive Disziplin und damit Pünktlichkeit – was im Hinblick auf die Entscheidungsfindung des Verwaltungsrats sehr wichtig ist.

Der Erfolg der Einführung des FlexiProject Projektmanagementsystems bei der Torf Corporation war möglich dank der großen Entschlossenheit des Vorstands, der Geschäftsleitung, des Projektmanagers und der Mitarbeiter, die das System in ihrer täglichen Arbeit bei der Projektumsetzung verstärkt einsetzen.