A Torf Corporation a rendkívül versenyképes kozmetikai iparban tevékenykedik, és minden évben számos új, innovatív terméket dob piacra. Minden egyes új termék tervezése és megvalósítása külön projektként kezelendő. Az innovatív termékek fejlesztéséhez kapcsolódó új projektek évről évre növekvő száma vezetett ahhoz, hogy szükségessé vált egy professzionális projektmenedzsment rendszer bevezetése. A Torf Corporation a FlexiProject projekt- és portfóliómenedzsment program bevezetése mellett döntött.

A végrehajtás menete

A FlexiProject rendszer bevezetését követő első lépésként az új termék bevezetési folyamatának részletes lebontására és finomítására került sor. A FlexiProject rendszerben rendelkezésre álló projektsablonok nagyon hasznosnak bizonyultak ebben a folyamatban. A fenti szabványok finomítása párhuzamosan haladt a rendszer növekvő használatával – ez a párhuzamos megközelítés az új termékek tervezési folyamatára vonatkozó szabvány létrehozására és a rendszerben való egyidejű bevezetésére nagyon hatékony megközelítésnek bizonyult. Többszöri ismétlés után sikerült elérni a kívánt szabványt, amely a mai napig érvényben van. E folyamat során a Torf Corporation a projektmenedzserek feladatait is pontosította a folyamat későbbi szakaszaiban.

Egy másik szervezeti terület, ahol FlexiProject hatékonyan alkalmazzák, a teljes termelési részleg. Ezen a területen gyakorlatilag minden beruházási projekt, illetve a költségek és a működési hatékonyság optimalizálására irányuló projekt a FlexiProject valósul meg.

A FlexiProject rendszer bevezetésének előnyei

A Torf Corporation Corporation nagyon innovatívan használja ki azt a funkciót, amely lehetővé teszi az oszlopok egyéni tervezését a projekt ütemterveken. Ez egy nagyon érdekes módját teremtette meg a jelentéstételnek, majd a munkavédelmi utasítások végrehajtásának vagy a minőségellenőrzéseket követő ajánlások végrehajtásának nyomon követésének. A fenti események ilyen jellegű nyilvántartása lehetővé tette a tevékenységek jelentős strukturálását ezeken a területeken.

A FlexiProject rendszerben végrehajtott valamennyi projekthez projektmenetrendek készülnek, amelyekben világosan fel vannak sorolva az elvégzendő feladatok, az időpontok és a felelősök kijelölése. A projektcsapatok a beépített kommunikátort használják, így javul a kommunikáció, valamint a szükséges információk egy helyen történő tárolása. Az összetettebb projektek esetében a modulok a projekt költségvetésének vagy kockázatainak kezelésére szolgálnak.

A rendszert a vállalat igazgatótanácsa és vezetősége is hatékonyan használja. Itt nagy értéknek bizonyulnak az automatikus projektáttekintések, a vállalat projekthelyzetéről szóló jelentések készítésének széles körű lehetősége és a projektportfóliók stratégiai irányításának lehetősége. A vállalat igazgatótanácsa és vezetősége rendszeresen elemzi a vállalat folyamatban lévő projektjeinek állapotát a FlexiProject elérhető automatikus projektértékelések segítségével. Ez a funkció nagyon hasznos, mert lehetővé teszi egy felülvizsgálati dátum beállítását, majd a rendszer automatikusan emlékezteti a projektvezetőket a felülvizsgálati dátumra és az azzal kapcsolatos előkészítendő dolgokra. Egy ilyen folyamat „kikényszeríti” a pozitív fegyelmet és ezáltal a pontosságot – ami az igazgatótanács döntéshozatala szempontjából nagyon fontos.

A FlexiProject projektmenedzsment rendszer bevezetésének sikere a Torf Corporation nél a vállalat igazgatótanácsának, a felső vezetésnek, a projektmenedzsment-menedzsernek és azoknak az embereknek a nagy elszántságának köszönhető, akik a projektmegvalósítással kapcsolatos napi munkájuk során egyre inkább a rendszert használják.