Працюючи у висококонкурентній косметичній галузі, Torf Corporation щороку випускає на ринок низку нових, інноваційних продуктів. Розробка та впровадження кожного нового продукту розглядається як окремий проект. Саме зростаюча з року в рік кількість нових проектів, пов’язаних з розробкою інноваційних продуктів, призвела до необхідності впровадження професійної системи управління проектами. Torf Corporation вирішила впровадити програму управління проектами та портфелями проектів FlexiProject.

Хід реалізації

В якості першого кроку після впровадження системи FlexiProject було здійснено детальний аналіз та доопрацювання стандарту процесу впровадження нового продукту. Шаблони проектів, доступні в системі FlexiProject, виявилися дуже корисними в цьому процесі. Доопрацювання вищезгаданих стандартів відбувалося паралельно з розширенням використання системи – такий паралельний підхід до створення стандарту для процесу проектування нового продукту та його одночасного впровадження в систему, виявився дуже ефективним підходом. Після кількох ітерацій необхідний стандарт був досягнутий і діє досі. Під час цього процесу Torf Corporation також уточнила обов’язки керівників проектів на наступних етапах процесу.

Ще однією організаційною сферою, де FlexiProject ефективно застосовується, є весь виробничий підрозділ. У цій сфері практично всі інвестиційні проекти, або ті, що спрямовані на оптимізацію витрат та операційної ефективності, виконуються у FlexiProject.

Переваги впровадження системи FlexiProject

Torf Corporation дуже інноваційно використовує функціонал, який дозволяє створювати індивідуальний дизайн колонок на графіках проекту. Це створило дуже цікавий спосіб звітування, а потім моніторингу виконання наказів з охорони здоров’я та безпеки або виконання рекомендацій після аудитів якості. Така фіксація вищезазначених подій дозволила суттєво структурувати діяльність у цих напрямках.

Для всіх проектів, що виконуються в системі FlexiProject, створюються графіки проектів з чіткою розбивкою завдань, які необхідно виконати, датами і призначенням виконавців. Проектні команди використовують вбудований комунікатор, покращуючи таким чином комунікацію, а також зберігаючи необхідну інформацію в одному місці. У більш складних проектах модулі використовуються для управління бюджетом проекту або ризиками.

Система також ефективно використовується Радою директорів та керівництвом компанії. Тут дуже корисними є автоматичні огляди проектів, широкі можливості створення звітів про проектну ситуацію в компанії та можливість стратегічного управління портфелями проектів. Правління та менеджмент компанії регулярно аналізують стан поточних проектів компанії, використовуючи автоматичні огляди проектів, доступні в FlexiProject. Ця функція дуже корисна, оскільки дозволяє встановити дату перегляду, а потім система автоматично нагадує менеджерам проектів про дату перегляду і про те, що їм потрібно підготувати у зв’язку з нею. Такий процес “примушує” до позитивної дисципліни, а отже, до пунктуальності – що з точки зору прийняття рішень Радою директорів є дуже важливим.

Успіх впровадження системи управління проектами FlexiProject в Torf Corporation став можливим завдяки великій рішучості Ради директорів компанії, вищого керівництва, менеджера з управління проектами та людей, які щоденно використовують систему в своїй щоденній роботі над реалізацією проектів.