2024.02

V nejnovější verzi FlexiProject jsme představili několik nových funkcí a vylepšení, které mají zvýšit efektivitu správy projektů. Mezi nové funkce patří možnost vrátit změny v plánu, delegovat provozní úkoly s možností nastavení cykličnosti, flexibilně vypínat funkce pro konkrétní projekt, integrace s Azure Active Directory, podbarvování úkolů v plánu a mnoho dalších funkcí. Níže naleznete kompletní seznam změn zavedených v nejnovější verzi👇.

Historie změn v rozvrhu

Do plánu projektu jsme přidali nové tlačítko „Historie“ pro osoby s právy zobrazení a správy. Po kliknutí na něj můžete sledovat seznam všech změn v plánu. V seznamu jsou chronologicky uvedeny všechny změny od nejnovější s informacemi o tom, kdo, kdy a v jakém úkolu a co konkrétně změnil. Po kliknutí na název úlohy budete přesměrováni na její podrobnosti. V případě změn, které se dotkly jiných prvků (např. změna data), se navíc objeví informace o tom, kolika prvků se tyto změny dotkly, a budeme si moci zobrazit názvy konkrétních úloh s podrobnostmi o tom, co se v nich změnilo.

Zrušení změn v rozvrhu

V harmonogramu projektu se objevila možnost vrátit změnu v harmonogramu zpět.

• Lidé bez oprávnění správce projektu budou moci v historii úkolů vrátit zpět své změny, které nepřepsali jiní uživatelé.
• Správci rozvrhu budou moci zrušit změny všech uživatelů prostřednictvím okna historie změn v rozvrhu. Posledních pět změn bude možné vrátit zpět, pokud nebyly provedeny žádné globální změny, např. změna pracovních dnů v harmonogramu nebo přidání či odebrání připojení projektu k JIRA.

Neprovedené změny budou v historii viditelné jako přeškrtnuté. Pokud je zrušeno více změn, uloží se naplánovaná verze před obnovením zrušené změny.

Nápověda

Abychom vám usnadnili práci s naší aplikací, zavádíme okno nápovědy, které bude všem k dispozici pod tlačítkem „Nápověda“ v pravém horním rohu aplikace. Po kliknutí se zobrazí panel s pokyny pro obrazovku, na které se nacházíte. Kromě toho bude okno obsahovat odkaz na všechny pokyny, blog s články o řízení projektů a formulář nápovědy, kam můžete posílat své dotazy.

Delegování provozních úkolů

V nejnovější verzi FlexiProject je k dispozici možnost delegovat úkoly, které nejsou přiřazeny k projektům. Funkce budou k dispozici za plnou licenci.

Stejně jako u projektových úkolů můžeme v okně s podrobnostmi o úkolu přiřadit osobu odpovědnou za úkol. Po přiřazení obdrží daná osoba e-mailové oznámení a úkol se objeví v jejím seznamu úkolů. Delegované úkoly můžeme sledovat na nové kartě „Delegované“.

Cyklické úlohy

Schopnost přidávat cykličnost se objevila v operativních úlohách. Umožňuje automaticky vytvořit novou kopii úkolu, jakmile jej označíte jako dokončený. Pokud je úloha provedena, vytvoří se v seznamu nová úloha podle zadané opakovanosti. Chcete-li přidat opakování, klikněte na tři tečky viditelné v pravém horním rohu úlohy a poté vyberte možnost „Nastavit opakování“. Po kliknutí se zobrazí okno, ve kterém se můžeme rozhodnout, s jakou frekvencí chceme opakovat ukončení úkolu: Každý týden, každý měsíc nebo každý rok. V případě týdenního opakování určíme dny v týdnu, ve kterých se má opakovat konec úlohy, v případě měsíčního opakování vybereme den z kalendáře.

Datum zahájení se vypočítá na základě doby trvání úkolu. Cyklické úlohy jsou označeny další ikonou viditelnou za názvem úlohy.

Funkce projektu

U každého projektu je možnost vypnout nepotřebné funkce. V části Informace -> Funkce může správce projektu zvolit, které funkce se mají v daném projektu používat. Zakázáním funkcí nedojde k odstranění dat, ale pouze k jejich vizuálnímu skrytí v aplikaci. Tímto způsobem bude možné u malých projektů ponechat pouze karty rozvrhu a chatu a u velkých projektů všechny dostupné funkce. Kromě toho se správce může při vytváření projektu rozhodnout, které funkce potřebuje hned na začátku, aniž by ztratil možnost je později přidat.

Integrace s Azure Active Directory

Organizace s FlexiProjectem v cloudu mohou integrovat účty zaměstnanců tak, že je vytáhnou z Azure Active Directory. Při vytváření synchronizace lze seznam uživatelů omezit na konkrétní skupiny služby Azure Active Directory.

Stavy uživatelů se budou automaticky synchronizovat na základě stavu služby Azure Active Directory. U nových zaměstnanců se účty vytvoří automaticky a uživatel obdrží bezplatnou licenci. Pokud je uživatel v Azure Active Directory deaktivován, bude deaktivován i jeho účet FlexiProject.

Stahování dovolených z aplikace Microsoft Outlook

V případě integrace se službou Azure Active Directory bude k dispozici možnost stahování dovolených, které zaměstnanci vložili do firemního kalendáře aplikace Microsoft Outlook. Zaznamenané celodenní nepřítomnosti budou viditelné v kalendáři zdrojů v aplikaci FlexiProject jako výjimky z dostupnosti zaměstnanců.

Vybarvení úkolů v plánu

Do harmonogramu projektu byla přidána možnost obarvení úkolů. Osoby s oprávněním správce plánu mohou vybrat možnost barvy a po kliknutí pravým tlačítkem myši na úlohu nastavit barvu zvolenou pro úlohu. Globální nastavení bude viditelné pro všechny uživatele plánu v zobrazení seznamu, Ganttova diagramu a tabule Kanban.

Nástupci v podrobnostech o úkolu

Dosud mohl uživatel v podrobnostech úlohy vidět pouze úlohy, které blokují provedení dané úlohy (předchůdci). V nové verzi budou v podrobnostech úlohy viditelní také následníci. Uživatel zde bude moci také upravit vytvořený vztah a po kliknutí na název bude přesměrován na podrobnosti o úkolu.

Rozšířená integrace s JIRA

V nejnovější verzi je možnost integrovat plán s několika projekty z JIRA. Chcete-li v okně pro vytvoření spojení přidat spojení s několika projekty, uveďte za čárkou klíče projektů.

Dále můžeme vyfiltrovat položky z propojených projektů pomocí filtru JQL.

Filtrování pomocí JQL bude možné i pro integrace jednotlivých projektů. V integračním okně JIRA se objeví rozevírací seznam s novou možností načítání úloh pomocí filtru JQL. Po jeho výběru vložte filtr vygenerovaný v aplikaci JIRA.

Zprávy-položky bez dat a vlastníků

Ve všech sestavách, kde můžeme filtrovat podle osoby nebo data, je nyní k dispozici možnost vyfiltrovat položky, které nemají přiřazenou osobu nebo datum.

Klonování šablony karty projektu

V podrobnostech šablony karty projektu se pod ikonou ozubeného kolečka objevila možnost klonovat šablonu karty projektu. Po naklonování šablony se okamžitě zobrazí podrobnosti nové šablony.

Rozšíření projektových listin a přezkumů

V nejnovější verzi byl modul pro tvorbu projektových listin a přehledů rozšířen o následující možnosti:

• Krátká textová pole – dosud bylo okno pro zadávání textu složitější a zabíralo více než jeden řádek. V nové verzi pro krátké odpovědi bude možné do šablony přidat textovou odpověď, která bude vždy zabírat jeden řádek.

• Možnost zobrazit seznam úkolů

Nyní můžeme do šablon karet projektů a přehledů projektů přidat modul, který zobrazuje úkoly z harmonogramu projektu. Bude také možné filtrovat úkoly, např. odložené, všechny, které mají být provedeny v příštích dvou týdnech.

• Rozšíření tabulky

Ve sloupcích tabulky nyní můžeme definovat formát odpovědi jako text, číslo, datum a seznam s jednou možností. Datová tabulka navíc získala možnost měnit šířku sloupců a pořadí prvků přetažením řádků.

• Možnost formátování textových polí

V nové verzi bude možné formátovat veškerý obsah textových polí na kartách projektů a přehledů.

Přehledy projektů - možnost vybrat všechny projekty

Dříve se projekty pro přezkum musely vybírat jednotlivě. V nové verzi jsme přidali tlačítko pro výběr všech projektů v seznamu nad tabulkou projektů v přehledu. Funguje to i pro filtrovaný seznam.

Recenze odkazu na projekt

V podrobnostech přehledu byl zobrazen odkaz, pomocí kterého můžeme přejít přímo na projekt.

Vizitky uživatelů

Na mnoha obrazovkách aplikací se objevila možnost zobrazit vizitku uživatele. E-mailovou adresu uživatele můžeme zobrazit po najetí na jeho avatar. Pokud je organizace připojena ke službě Active Directory, vizitka navíc zobrazuje také pozici v organizaci, oddělení a nadřízené.

Zmínky uživatelů v rozpočtu na vzpomínky

Do prvků rozpočtu jsme přidali možnost uvádět uživatele v komentářích. Prostřednictvím znaku @ můžeme zmínit konkrétního uživatele. Obdrží e-mailové oznámení, obsah komentáře a odkaz na rozpočtový prvek.