FlexiProject-Einführung bei Smart Automation

Ingenieurdienstleistungen

50+

parallel laufende Projekte

1000+

realisierte Projekte

100%

der Mitarbeiter nutzen FlexiProject

300+

Jahre Teamerfahrung

Smart Automation

Smart Automation ist ein polnischer Integrator für industrielle Automatisierung und Robotik mit Sitz in Olsztyn, tätig seit 2009. Das Unternehmen liefert komplette Lösungen für Automatisierung und Produktionsrobotik: von Maschinenkonzepten und Machbarkeitsstudien über die Programmierung von Steuerungssystemen (PLC, HMI, SCADA), Bildverarbeitungssysteme und Schaltschränke bis hin zum Bau von Sondermaschinen, Inbetriebnahme, Service und Personalschulung.

Das Team aus Ingenieuren verbindet Erfahrung in Automatisierung, Robotik und Mechatronik aus Projekten, die im In- und Ausland für Kunden wie IKEA, Michelin, Siemens Energy, Unilever und Danone realisiert wurden. In der Praxis bedeutet das Dutzende parallel laufende Projekte, die sich in Umfang, Komplexität und Standort unterscheiden.

Kontext der Einführung

Smart Automation verdient sein Geld mit Projekten, daher war die Budgetkontrolle stets eine Priorität. Budgets wurden in Lösungen geführt, die an das ERP-System angebaut waren, wo Rechnungen und Kosten liegen. In der täglichen Arbeit erwies sich das als umständlich: Jeder Manager behalf sich auf seine Weise, und Projekte nebeneinanderzustellen erforderte manuelle Arbeit und das Abgleichen von Zahlen.

Zudem fehlte ein Ort für Zeitpläne, Risiken und Ressourcenplanung, also ein Gesamtbild sowohl eines einzelnen Projekts als auch des Portfolios. Daher die Entscheidung, ein dediziertes Projektmanagementsystem einzuführen, in dem all diese Informationen in einer Umgebung zusammenkommen und das zur einzigen Quelle der Wahrheit über Projekte wurde.

Umfang der FlexiProject-Einführung

Die Migration dauerte drei Monate und umfasste die gesamte Organisation: Alle laufenden Vorhaben, mehr als 50 Projekte unterschiedlichen Umfangs, wurden ins System überführt, und alle Mitarbeiter sowie wichtige Subunternehmer erhielten Zugang. Die Einführung beschränkte sich nicht auf die Datenübertragung. Ihr Kern war der Aufbau eines unternehmensweiten Projektmanagementstandards, der Folgendes umfasst:

eine Projektcharta und ein Phasenmodell, also eine einheitliche Art, jedes Vorhaben zu eröffnen und zu führen,
Zeitplanvorlagen mit Gantt-Diagramm, Aufgabenabhängigkeiten und Meilensteinen,
Baselines als Referenzpunkt für Termin- und Kostenabweichungen,
Projektbudgets, die mit dem ERP-System integriert sind, sodass Zeit- und Finanzkosten ohne Doppelerfassung zwischen den Systemen fließen,
ein Risikoregister und Vorlagen für Projektberichte,
Zeiterfassung, auch mobil, vom FlexiProject-Team nach den Bedürfnissen des Unternehmens entwickelt,
regelmäßige Projektüberprüfungen auf Basis von Systemdaten.

Die flexible Struktur ermöglichte einen weiteren Schritt: Auch das Angebotswesen sowie der Garantie- und Nachgarantieservice wurden im System abgebildet. FlexiProject deckt somit den gesamten Auftragszyklus ab, vom Angebot bis zur After-Sales-Betreuung.

Was die schnelle Akzeptanz bestimmte

Drei Elemente entschieden, dass das Team tatsächlich im System arbeitet. Das erste war die Haltung der Geschäftsführung: Der Geschäftsführer machte von Anfang an klar, dass Projektinformationen nur dann vollständig sind, wenn sie im System stehen, und nahm die Manager für regelmäßige Aktualisierungen in die Pflicht.

Das zweite war eine niedrige Einstiegshürde. Zeitplan und Budget lassen sich in FlexiProject so intuitiv aufbauen, dass Schulungen an lebendem Material stattfanden: Jeder Manager begann mit der Eingabe des eigenen Projekts, nicht mit Übungen an Beispielen. Das dritte war die Zusammenarbeit mit dem FlexiProject-Team, das das System an die konkreten Bedürfnisse des Unternehmens anpasste: mobile Zeiterfassung, ein erweitertes Zeitplanmodul und die ERP-Integration.

Ergebnisse der Einführung

Die spürbarste Veränderung betrifft die finanzielle Perspektive. Vor der Einführung analysierte das Unternehmen vor allem bereits angefallene Kosten. Heute hat jedes Projekt eine genehmigte Baseline, an der Budgetabweichungen gemessen werden, zusammen mit einer Prognose der Kosten bis zum Abschluss. Geschäftsführung und Manager wissen im Voraus, wohin sich das Projektergebnis entwickelt, und können reagieren, bevor eine Abweichung wächst.

Der zweite Bereich sind Arbeitsaufwand und Ressourcen. Die Arbeitszeit wird auf Ebene des einzelnen Projekts und der gesamten Organisation analysiert, und die Auslastung der Abteilungen wurde zu einem harten Input für Managemententscheidungen: in welche Richtung Angebote abzugeben sind und wann Einstellungen zu starten sind. Die Planung beruht nicht mehr auf Intuition.

Den Rhythmus der Portfolioarbeit geben Projektüberprüfungen vor: alle zwei Wochen für Vorhaben in der Umsetzung und monatlich für Projekte in der Planung oder mit geringerer Komplexität. Grundlage des Gesprächs sind Systemdaten, ohne manuelles Zusammenstellen von Präsentationen. Auf strategischer Ebene analysiert die Geschäftsführung die Portfoliostruktur anhand der Unternehmensstrategie mithilfe von Projektattributen.

Eine Einführung, die nie endet

Bei Smart Automation betont man, dass die Einführung des Systems kein Projekt mit Enddatum ist. Die Mitarbeiter melden täglich Anmerkungen und Verbesserungsideen, und das Unternehmen betrachtet diesen Informationsstrom als Beleg für das Engagement des Teams und die tatsächliche Nutzung des Werkzeugs. Weitere Bereiche, etwa der Ausbau des Reportings oder die tiefere Nutzung von Ressourcendaten, werden iterativ im Rhythmus der Geschäftsanforderungen entwickelt.

Werde Teil unserer Community

Sie vertrauen uns

Siehe auch

Pharma und Biotechnologie

Mabion ist ein europäisches Biotechnologieunternehmen, das Arzneimittel aus der Klasse der rekombinanten Proteine entwickelt, darunter monoklonale Antikörper und Impfstoffe. Es ist ein Vorreiter im Bereich der Biotechnologie in Mitteleuropa. Mabion hat sich auf die…