Déploiement de FlexiProject chez Smart Automation

Services d'ingénierie

50+

projets menés en parallèle

1000+

projets réalisés

100%

du personnel utilise FlexiProject

300+

ans d'expérience de l'équipe

Smart Automation

Smart Automation est un intégrateur polonais d’automatisation industrielle et de robotique basé à Olsztyn, actif depuis 2009. Il fournit des solutions complètes d’automatisation et de robotisation de la production : de la conception des machines et des études de faisabilité à la construction de machines spéciales, la mise en service, la maintenance et la formation du personnel, en passant par la programmation des systèmes de commande (PLC, HMI, SCADA), les systèmes de vision et les armoires électriques.

Son équipe d’ingénieurs conjugue une expérience en automatisation, robotique et mécatronique acquise sur des projets menés en Pologne et à l’étranger pour des clients tels qu’IKEA, Michelin, Siemens Energy, Unilever ou Danone. Concrètement, cela représente des dizaines de projets menés en parallèle, différant par leur ampleur, leur complexité et leur localisation.

Contexte du déploiement

Smart Automation tire ses revenus des projets ; le contrôle des budgets a donc toujours été une priorité. Les budgets étaient gérés dans des solutions greffées sur le système ERP, là où se trouvent les factures et les coûts. Au quotidien, cela s’est révélé fastidieux : chaque chef de projet se débrouillait à sa manière, et comparer les projets côte à côte exigeait un travail manuel et une réconciliation des chiffres.

Il manquait par ailleurs une place pour les plannings, les risques et la planification des ressources, c’est-à-dire une vue d’ensemble tant d’un projet isolé que du portefeuille. D’où la décision de déployer un système dédié de gestion de projet dans lequel toutes ces informations se rejoignent dans un seul environnement et qui est devenu la source unique de vérité sur les projets.

Périmètre du déploiement de FlexiProject

La migration a duré trois mois et a couvert toute l’organisation : tous les projets en cours, plus de 50 initiatives d’ampleur variée, ont été transférés dans le système, et l’accès a été accordé à tous les salariés ainsi qu’aux sous-traitants clés. Le déploiement ne s’est pas limité au transfert des données. Son cœur a été de construire un standard de gestion de projet pour toute l’entreprise, qui comprend :

une charte de projet et un modèle par phases, soit une manière uniforme d’ouvrir et de mener chaque initiative,
des modèles de planning avec diagramme de Gantt, dépendances entre tâches et jalons,
des références de base (baselines) comme point de repère pour les écarts de délais et de coûts,
des budgets de projet intégrés au système ERP, de sorte que les coûts de temps et financiers circulent entre les systèmes sans double saisie,
un registre des risques et des modèles de rapports de projet,
le suivi du temps, y compris mobile, développé par l’équipe FlexiProject selon les besoins de l’entreprise,
des revues de projet régulières fondées sur les données du système.

La structure flexible a permis d’aller plus loin : la gestion des offres ainsi que le service sous garantie et hors garantie ont également été modélisés dans le système. FlexiProject couvre ainsi tout le cycle de la commande, du devis au service après-vente.

Ce qui a déterminé une adoption rapide

Trois éléments ont fait que l’équipe travaille réellement dans le système. Le premier a été l’attitude de la direction : dès le premier jour, le dirigeant a affirmé clairement que les informations sur les projets ne sont complètes que lorsqu’elles sont dans le système, et il a tenu les chefs de projet responsables de mises à jour régulières.

Le deuxième a été une faible barrière à l’entrée. Le planning et le budget se construisent dans FlexiProject de façon suffisamment intuitive pour que les formations se déroulent sur du matériel réel : chaque chef de projet a commencé par saisir son propre projet, et non par des exercices sur des exemples. Le troisième a été la coopération avec l’équipe FlexiProject, qui a développé le système selon les besoins concrets de l’entreprise : suivi mobile des heures, un module de planning enrichi et l’intégration avec l’ERP.

Résultats du déploiement

Le changement le plus perceptible concerne la perspective financière. Avant le déploiement, l’entreprise analysait surtout les coûts déjà engagés. Aujourd’hui, chaque projet dispose d’une baseline approuvée par rapport à laquelle sont mesurés les écarts de budget, ainsi que d’une prévision des coûts jusqu’à l’achèvement. La direction et les chefs de projet savent à l’avance vers où se dirige le résultat du projet et peuvent réagir avant que l’écart ne se creuse.

Le deuxième domaine concerne la charge de travail et les ressources. Le temps de travail est analysé au niveau d’un projet isolé et de toute l’organisation, et le taux d’occupation des services est devenu un intrant solide pour les décisions de direction : dans quelle direction soumettre des offres et quand lancer des recrutements. La planification ne repose plus sur l’intuition.

Le rythme du travail sur le portefeuille est donné par les revues de projet : toutes les deux semaines pour les initiatives en exécution et tous les mois pour les projets en planification ou de moindre complexité. La base de la discussion, ce sont les données du système, sans assembler manuellement des présentations. Au niveau stratégique, la direction analyse la structure du portefeuille au regard de la stratégie de l’entreprise à l’aide des attributs des projets.

Un déploiement qui ne se termine jamais

Chez Smart Automation, on souligne que déployer le système n’est pas un projet avec une date de fin. Les salariés remontent quotidiennement des remarques et des idées d’amélioration, et l’entreprise considère ce flux d’informations comme la preuve de l’engagement de l’équipe et d’un usage réel de l’outil. D’autres domaines, comme le développement du reporting ou une exploitation plus poussée des données de ressources, sont développés de manière itérative, au rythme des besoins du métier.

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