Implementación de FlexiProject en Smart Automation

Servicios de ingeniería

50+

proyectos en paralelo

1000+

proyectos realizados

100%

del personal usa FlexiProject

300+

años de experiencia del equipo

Smart Automation

Smart Automation es un integrador polaco de automatización industrial y robótica con sede en Olsztyn, activo desde 2009. Ofrece soluciones completas de automatización y robotización de la producción: desde el concepto de máquinas y los estudios de viabilidad, pasando por la programación de sistemas de control (PLC, HMI, SCADA), sistemas de visión y armarios de control, hasta la construcción de máquinas especiales, la puesta en marcha, el servicio y la formación del personal.

Su equipo de ingenieros combina experiencia en automatización, robótica y mecatrónica adquirida en proyectos realizados en Polonia y en el extranjero para clientes como IKEA, Michelin, Siemens Energy, Unilever o Danone. En la práctica, esto significa decenas de proyectos ejecutados en paralelo, que difieren en escala, complejidad y ubicación.

Contexto de la implementación

Smart Automation gana con los proyectos, por lo que el control de presupuestos siempre fue una prioridad. Los presupuestos se llevaban en soluciones acopladas al sistema ERP, donde están las facturas y los costes. En el trabajo diario resultó engorroso: cada jefe se las arreglaba a su manera y comparar los proyectos entre sí exigía trabajo manual y conciliar cifras.

Faltaba además un lugar para los cronogramas, los riesgos y la planificación de recursos, es decir, una visión completa tanto de un proyecto individual como de la cartera. De ahí la decisión de implementar un sistema dedicado de gestión de proyectos en el que toda esta información se reúne en un solo entorno y que se convirtió en la única fuente de verdad sobre los proyectos.

Alcance de la implementación de FlexiProject

La migración duró tres meses y abarcó a toda la organización: se trasladaron al sistema todas las iniciativas en curso, más de 50 proyectos de distinta escala, y se dio acceso a todos los empleados y a los subcontratistas clave. La implementación no se limitó a transferir datos. Su núcleo fue construir un estándar de gestión de proyectos para toda la empresa, que incluye:

un acta de proyecto y un modelo por fases, es decir, una forma uniforme de abrir y llevar cada iniciativa,
plantillas de cronograma con diagrama de Gantt, dependencias entre tareas e hitos,
líneas base como punto de referencia para las desviaciones de plazos y costes,
presupuestos de proyecto integrados con el sistema ERP, de modo que los costes de tiempo y financieros fluyen entre sistemas sin doble registro,
un registro de riesgos y plantillas de informes de proyecto,
registro del tiempo de trabajo, también móvil, desarrollado por el equipo de FlexiProject según las necesidades de la empresa,
revisiones de proyecto periódicas basadas en datos del sistema.

La estructura flexible permitió ir un paso más allá: en el sistema se reflejaron también la gestión de ofertas y el servicio de garantía y posgarantía. FlexiProject cubre así todo el ciclo del pedido, desde la cotización hasta la atención posventa.

Qué impulsó la rápida adopción

Tres elementos determinaron que el equipo trabaje realmente en el sistema. El primero fue la actitud de la dirección: desde el primer día el director general dejó claro que la información de los proyectos solo está completa cuando está en el sistema, y exigió a los jefes actualizaciones periódicas.

El segundo fue una baja barrera de entrada. El cronograma y el presupuesto se construyen en FlexiProject de forma tan intuitiva que la formación se hizo con material real: cada jefe empezó introduciendo su propio proyecto, no practicando con ejemplos. El tercero fue la colaboración con el equipo de FlexiProject, que desarrolló el sistema según las necesidades concretas de la empresa: registro móvil de horas, un módulo de cronograma ampliado y la integración con el ERP.

Resultados de la implementación

El cambio más perceptible se refiere a la perspectiva financiera. Antes de la implementación, la empresa analizaba sobre todo los costes ya incurridos. Hoy cada proyecto tiene una línea base aprobada frente a la cual se miden las desviaciones del presupuesto, junto con una previsión de los costes hasta la finalización. La dirección y los jefes saben de antemano hacia dónde se dirige el resultado del proyecto y pueden reaccionar antes de que la desviación crezca.

La segunda área es la carga de trabajo y los recursos. El tiempo de trabajo se analiza a nivel de un proyecto individual y de toda la organización, y la ocupación de los departamentos se convirtió en un insumo firme para las decisiones de gestión: en qué dirección presentar ofertas y cuándo iniciar contrataciones. La planificación dejó de basarse en la intuición.

El ritmo del trabajo con la cartera lo marcan las revisiones de proyecto: cada dos semanas para las iniciativas en ejecución y cada mes para los proyectos en planificación o de menor complejidad. La base de la conversación son los datos del sistema, sin ensamblar presentaciones a mano. En el plano estratégico, la dirección analiza la estructura de la cartera frente a la estrategia de la empresa mediante los atributos de los proyectos.

Una implementación que nunca termina

En Smart Automation subrayan que implementar el sistema no es un proyecto con fecha de fin. Los empleados comunican a diario comentarios e ideas de mejora, y la empresa considera este flujo de información una prueba del compromiso del equipo y del uso real de la herramienta. Otras áreas, como el desarrollo del reporting o un uso más profundo de los datos de recursos, se desarrollan de forma iterativa, al ritmo de las necesidades del negocio.

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