Implementazione di FlexiProject in Smart Automation

Servizi di ingegneria

50+

progetti in parallelo

1000+

progetti realizzati

100%

del personale usa FlexiProject

300+

anni di esperienza del team

Smart Automation

Smart Automation è un integratore polacco di automazione industriale e robotica con sede a Olsztyn, attivo dal 2009. Offre soluzioni complete di automazione e robotizzazione della produzione: dal concept delle macchine e dagli studi di fattibilità, alla programmazione dei sistemi di controllo (PLC, HMI, SCADA), ai sistemi di visione e ai quadri elettrici, fino alla costruzione di macchine speciali, alla messa in servizio, all’assistenza e alla formazione del personale.

Il suo team di ingegneri unisce l’esperienza in automazione, robotica e meccatronica maturata su progetti realizzati in Polonia e all’estero per clienti come IKEA, Michelin, Siemens Energy, Unilever o Danone. In pratica, questo significa decine di progetti condotti in parallelo, diversi per scala, complessità e ubicazione.

Contesto dell’implementazione

Smart Automation guadagna con i progetti, quindi il controllo dei budget è sempre stato una priorità. I budget venivano gestiti in soluzioni agganciate al sistema ERP, dove si trovano fatture e costi. Nel lavoro quotidiano questo si è rivelato macchinoso: ogni responsabile si arrangiava a modo suo e mettere i progetti a confronto richiedeva lavoro manuale e la riconciliazione dei numeri.

Mancava inoltre uno spazio per i cronoprogrammi, i rischi e la pianificazione delle risorse, cioè una visione completa sia del singolo progetto sia del portafoglio. Da qui la decisione di implementare un sistema dedicato di gestione dei progetti in cui tutte queste informazioni si incontrano in un unico ambiente e che è diventato l’unica fonte di verità sui progetti.

Ambito dell’implementazione di FlexiProject

La migrazione è durata tre mesi e ha coinvolto l’intera organizzazione: nel sistema sono stati spostati tutti i progetti in corso, oltre 50 iniziative di varia scala, e l’accesso è stato concesso a tutti i dipendenti e ai subappaltatori chiave. L’implementazione non si è limitata al trasferimento dei dati. Il suo cuore è stato costruire uno standard aziendale di gestione dei progetti, che comprende:

un project charter e un modello a fasi, cioè un modo uniforme di aprire e condurre ogni iniziativa,
modelli di cronoprogramma con diagramma di Gantt, dipendenze tra attività e milestone,
baseline come punto di riferimento per gli scostamenti di tempi e costi,
budget di progetto integrati con il sistema ERP, così che i costi di tempo e finanziari fluiscano tra i sistemi senza doppio inserimento,
un registro dei rischi e modelli di report di progetto,
la registrazione del tempo di lavoro, anche mobile, sviluppata dal team FlexiProject secondo le esigenze dell’azienda,
revisioni di progetto periodiche basate sui dati del sistema.

La struttura flessibile ha permesso di fare un passo in più: nel sistema sono stati mappati anche la gestione delle offerte e il servizio in garanzia e post-garanzia. FlexiProject copre così l’intero ciclo dell’ordine, dal preventivo all’assistenza post-vendita.

Che cosa ha determinato la rapida adozione

Tre elementi hanno determinato che il team lavori davvero nel sistema. Il primo è stato l’atteggiamento della direzione: fin dal primo giorno l’amministratore delegato ha chiarito che le informazioni sui progetti sono complete solo quando sono nel sistema, e ha responsabilizzato i responsabili su aggiornamenti regolari.

Il secondo è stata una bassa barriera d’ingresso. Il cronoprogramma e il budget si costruiscono in FlexiProject in modo abbastanza intuitivo da permettere formazioni su materiale reale: ogni responsabile ha iniziato inserendo il proprio progetto, non esercitandosi su esempi. Il terzo è stata la collaborazione con il team FlexiProject, che ha sviluppato il sistema secondo le esigenze concrete dell’azienda: registrazione mobile delle ore, un modulo di cronoprogramma ampliato e l’integrazione con l’ERP.

Risultati dell’implementazione

Il cambiamento più percepibile riguarda la prospettiva finanziaria. Prima dell’implementazione, l’azienda analizzava soprattutto i costi già sostenuti. Oggi ogni progetto ha una baseline approvata rispetto alla quale si misurano gli scostamenti di budget, insieme a una previsione dei costi fino al completamento. Direzione e responsabili sanno in anticipo dove sta andando il risultato del progetto e possono reagire prima che lo scostamento cresca.

La seconda area riguarda il carico di lavoro e le risorse. Il tempo di lavoro viene analizzato a livello di singolo progetto e dell’intera organizzazione, e l’occupazione dei reparti è diventata un input concreto per le decisioni di gestione: in quale direzione presentare offerte e quando avviare selezioni. La pianificazione ha smesso di basarsi sull’intuizione.

Il ritmo del lavoro sul portafoglio è dato dalle revisioni di progetto: ogni due settimane per le iniziative in esecuzione e ogni mese per i progetti in pianificazione o di minore complessità. La base del confronto sono i dati di sistema, senza assemblare manualmente presentazioni. A livello strategico, la direzione analizza la struttura del portafoglio rispetto alla strategia aziendale usando gli attributi dei progetti.

Un’implementazione che non finisce mai

In Smart Automation sottolineano che implementare il sistema non è un progetto con una data di fine. I dipendenti segnalano quotidianamente osservazioni e idee di miglioramento, e l’azienda considera questo flusso di informazioni una prova dell’impegno del team e dell’uso reale dello strumento. Ulteriori aree, come lo sviluppo della reportistica o un uso più approfondito dei dati sulle risorse, vengono sviluppate in modo iterativo, al ritmo delle esigenze del business.

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