Впровадження FlexiProject у Smart Automation

Інженерні послуги

50+

паралельних проєктів

1000+

реалізованих проєктів

100%

працівників користуються FlexiProject

300+

років досвіду команди

Smart Automation

Smart Automation — польський інтегратор промислової автоматизації та робототехніки з Ольштина, працює з 2009 року. Компанія постачає комплексні рішення для автоматизації та роботизації виробництва: від концепції машин і техніко-економічних обґрунтувань, через програмування систем керування (PLC, HMI, SCADA), системи технічного зору та шафи керування, до будівництва спеціальних машин, введення в експлуатацію, сервісу та навчання персоналу.

Команда інженерів поєднує досвід в автоматизації, робототехніці та мехатроніці, здобутий у проєктах, реалізованих у Польщі та за кордоном для таких клієнтів, як IKEA, Michelin, Siemens Energy, Unilever чи Danone. На практиці це означає десятки паралельно ведених проєктів, що різняться за масштабом, складністю та розташуванням.

Контекст впровадження

Smart Automation заробляє на проєктах, тож контроль бюджетів завжди був пріоритетом. Бюджети вели в рішеннях, добудованих до системи ERP, де містяться рахунки та витрати. У щоденній роботі це виявилося обтяжливим: кожен керівник давав собі раду по-своєму, а зіставлення проєктів поруч вимагало ручної праці та узгодження цифр.

Бракувало також місця для графіків, ризиків і планування ресурсів, тобто цілісного погляду як на окремий проєкт, так і на портфель. Звідси рішення впровадити спеціалізовану систему управління проєктами, у якій уся ця інформація сходиться в одному середовищі і яка стала єдиним джерелом правди про проєкти.

Обсяг впровадження FlexiProject

Міграція тривала три місяці й охопила всю організацію: до системи перенесли всі поточні починання, понад 50 проєктів різного масштабу, а доступ отримали всі працівники та ключові підрядники. Впровадження не обмежилося перенесенням даних. Його суттю була побудова корпоративного стандарту управління проєктами, який охоплює:

статут проєкту та фазову модель, тобто єдиний спосіб відкриття й ведення кожного починання,
шаблони графіків із діаграмою Ганта, залежностями між завданнями та контрольними точками,
базові плани (baseline) як точку відліку для відхилень термінів і витрат,
бюджети проєктів, інтегровані із системою ERP, завдяки чому часові та фінансові витрати рухаються між системами без подвійного введення,
реєстр ризиків і шаблони проєктних звітів,
облік робочого часу, зокрема мобільний, розроблений командою FlexiProject під потреби компанії,
періодичні огляди проєктів на основі даних із системи.

Гнучка структура дала змогу піти на крок далі: у системі відтворили також опрацювання пропозицій і гарантійний та післягарантійний сервіс. Тож FlexiProject охоплює повний цикл замовлення, від пропозиції до післяпродажного обслуговування.

Що визначило швидке прийняття

Те, що команда справді працює в системі, визначили три елементи. Першим було ставлення керівництва: директор із першого дня чітко давав зрозуміти, що інформація про проєкти є повною лише тоді, коли вона в системі, і вимагав від керівників регулярних оновлень.

Другим був низький бар’єр входу. Графік і бюджет будуються у FlexiProject настільки інтуїтивно, що навчання проводили на живому матеріалі: кожен керівник починав із внесення власного проєкту, а не з вправ на прикладах. Третім була співпраця з командою FlexiProject, яка розвивала систему під конкретні потреби компанії: мобільний облік годин, розширений модуль графіка та інтеграцію з ERP.

Результати впровадження

Найпомітніша зміна стосується фінансової перспективи. До впровадження компанія аналізувала переважно вже понесені витрати. Сьогодні кожен проєкт має затверджений базовий план, відносно якого вимірюють відхилення бюджету разом із прогнозом витрат до завершення. Керівництво й керівники знають наперед, куди прямує результат проєкту, і можуть реагувати, перш ніж відхилення зросте.

Друга сфера — трудомісткість і ресурси. Робочий час аналізують на рівні окремого проєкту та всієї організації, а завантаженість відділів стала вагомим вхідним даним для управлінських рішень: у якому напрямі подавати пропозиції та коли розпочинати набір. Планування перестало спиратися на інтуїцію.

Ритм роботи з портфелем задають огляди проєктів: що два тижні для починань у реалізації та щомісяця для проєктів на етапі планування або меншої складності. Основою розмови є системні дані, без ручного складання презентацій. На стратегічному рівні керівництво аналізує структуру портфеля відносно стратегії компанії за допомогою атрибутів проєктів.

Впровадження, яке ніколи не закінчується

У Smart Automation наголошують, що впровадження системи не є проєктом із кінцевою датою. Працівники щодня повідомляють зауваження та ідеї щодо вдосконалень, і компанія сприймає цей потік інформації як доказ залученості команди та реального використання інструмента. Подальші напрями, як-от розвиток звітності чи глибше використання даних про ресурси, розвивають ітеративно, у ритмі потреб бізнесу.

Приєднуйтесь до нашої спільноти

Нам довіряють

Дивіться також

Виробництво

Swiss Rotors Group є світовим виробником інноваційних продуктів для рекуперації енергії. Рішення Swiss Rotors Group відрізняються унікальними технологіями, автоматизацією, інтелектуальними рішеннями та сучасним дизайном. Високоавтоматизоване та роботизоване виробництво забезпечує відтворюваність та якість продукції за…