Nasazení systému FlexiProject ve společnosti Smart Automation

Inženýrské služby

50+

souběžně vedených projektů

1000+

realizovaných projektů

100%

zaměstnanců používá FlexiProject

300+

let zkušeností týmu

Smart Automation

Smart Automation je polský integrátor průmyslové automatizace a robotiky se sídlem v Olsztyně, působící od roku 2009. Dodává kompletní řešení automatizace a robotizace výroby: od koncepce strojů a studií proveditelnosti, přes programování řídicích systémů (PLC, HMI, SCADA), vizuální systémy a rozváděče, až po výrobu jednoúčelových strojů, uvedení do provozu, servis a školení personálu.

Tým inženýrů spojuje zkušenosti z automatizace, robotiky a mechatroniky získané na projektech realizovaných v Polsku i v zahraničí pro zákazníky jako IKEA, Michelin, Siemens Energy, Unilever či Danone. V praxi to znamená desítky souběžně vedených projektů, které se liší rozsahem, složitostí a lokalitou.

Kontext nasazení

Smart Automation vydělává na projektech, takže kontrola rozpočtů byla vždy prioritou. Rozpočty se vedly v řešeních připojených k systému ERP, kde jsou faktury a náklady. V každodenní práci se to ukázalo jako těžkopádné: každý manažer si poradil po svém a srovnání projektů vedle sebe vyžadovalo ruční práci a slaďování čísel.

Chybělo také místo pro harmonogramy, rizika a plánování zdrojů, tedy ucelený pohled na jednotlivý projekt i na portfolio. Odtud rozhodnutí nasadit dedikovaný systém pro řízení projektů, ve kterém se všechny tyto informace setkávají v jednom prostředí a který se stal jediným zdrojem pravdy o projektech.

Rozsah nasazení FlexiProject

Migrace trvala tři měsíce a zahrnula celou organizaci: do systému se přesunula všechna vedená díla, více než 50 projektů různého rozsahu, a přístup dostali všichni zaměstnanci i klíčoví subdodavatelé. Nasazení se neomezilo na přenos dat. Jeho jádrem bylo vybudování firemního standardu řízení projektů, který zahrnuje:

projektovou kartu a fázový model, tedy jednotný způsob otevírání a vedení každého díla,
šablony harmonogramů s Ganttovým diagramem, závislostmi mezi úkoly a milníky,
směrné plány jako referenční bod pro odchylky termínů a nákladů,
rozpočty projektů integrované se systémem ERP, díky čemuž časové a finanční náklady proudí mezi systémy bez dvojího zadávání,
registr rizik a šablony projektových reportů,
evidenci pracovní doby, včetně mobilní, vyvinutou týmem FlexiProject podle potřeb firmy,
pravidelné projektové přehledy založené na datech ze systému.

Flexibilní struktura umožnila jít o krok dál: v systému se namodelovalo také poptávkové řízení a záruční i pozáruční servis. FlexiProject tak pokrývá celý cyklus zakázky, od nabídky po poprodejní péči.

Co rozhodlo o rychlé adopci

O tom, že tým skutečně pracuje v systému, rozhodly tři prvky. Prvním byl postoj vedení: ředitel od prvního dne jasně říkal, že informace o projektech jsou úplné jen tehdy, když jsou v systému, a vyžadoval od manažerů pravidelné aktualizace.

Druhým byla nízká vstupní bariéra. Harmonogram a rozpočet se ve FlexiProject sestavují natolik intuitivně, že školení probíhala na živém materiálu: každý manažer začínal zadáním vlastního projektu, ne cvičeními na příkladech. Třetím byla spolupráce s týmem FlexiProject, který systém rozvíjel podle konkrétních potřeb firmy: mobilní evidence hodin, rozšíření modulu harmonogramu a integrace s ERP.

Výsledky nasazení

Nejvíce patrná změna se týká finanční perspektivy. Před nasazením firma analyzovala hlavně již vynaložené náklady. Dnes má každý projekt schválený směrný plán, vůči kterému se měří odchylky rozpočtu spolu s prognózou nákladů do dokončení. Vedení i manažeři vědí s předstihem, kam směřuje výsledek projektu, a mohou reagovat dříve, než odchylka naroste.

Druhou oblastí je pracnost a zdroje. Pracovní čas se analyzuje na úrovni jednotlivého projektu i celé organizace a vytížení oddělení se stalo tvrdým vstupem pro manažerská rozhodnutí: kterým směrem podávat nabídky a kdy spouštět nábory. Plánování přestalo stát na intuici.

Rytmus práce s portfoliem určují projektové přehledy: každé dva týdny pro díla v realizaci a měsíčně pro projekty ve fázi plánování nebo s nižší složitostí. Základem jednání jsou systémová data, bez ručního skládání prezentací. Na strategické úrovni vedení analyzuje strukturu portfolia vůči strategii firmy pomocí atributů projektů.

Nasazení, které nikdy nekončí

Ve Smart Automation zdůrazňují, že nasazení systému není projekt s koncovým datem. Zaměstnanci denně hlásí připomínky a nápady na zlepšení a firma tento tok informací považuje za důkaz zapojení týmu a skutečného využívání nástroje. Další oblasti, jako rozvoj reportingu či hlubší využití dat o zdrojích, se rozvíjejí iterativně, v rytmu potřeb byznysu.

Připojte se k naší komunitě

Důvěřují nám

Viz také

Výroba

Swiss Rotors Group je globální výrobce OEM inovativních produktů pro rekuperaci energie. Řešení Swiss Rotors Group se vyznačují jedinečnou technologií, automatizací, inteligentními řešeními a moderním designem. Vysoce automatizovaná a robotizovaná výroba zajišťuje reprodukovatelnost a…