A FlexiProject bevezetése a Smart Automationnél

Mérnöki szolgáltatások

50+

párhuzamosan futó projekt

1000+

megvalósított projekt

100%

a munkatársak használják a FlexiProjectet

300+

év csapattapasztalat

Smart Automation

A Smart Automation lengyel ipari automatizálási és robotikai integrátor, székhelye Olsztynban van, és 2009 óta működik. Komplett automatizálási és gyártásrobotizálási megoldásokat kínál: a gépkoncepcióktól és a megvalósíthatósági tanulmányoktól kezdve a vezérlőrendszerek programozásán (PLC, HMI, SCADA), a látórendszereken és kapcsolószekrényeken át a különleges célgépek építéséig, üzembe helyezéséig, szervizeléséig és a személyzet képzéséig.

Mérnökcsapata az automatizálás, a robotika és a mechatronika terén szerzett tapasztalatot ötvözi, amelyet Lengyelországban és külföldön megvalósított projekteken szerzett olyan ügyfelek számára, mint az IKEA, a Michelin, a Siemens Energy, a Unilever vagy a Danone. A gyakorlatban ez több tucat, párhuzamosan futó projektet jelent, amelyek léptékükben, összetettségükben és helyszínükben különböznek.

A bevezetés háttere

A Smart Automation projektekből él, ezért a költségvetések kontrollja mindig prioritás volt. A költségvetéseket az ERP-rendszerre épített megoldásokban vezették, ahol a számlák és a költségek vannak. A napi munkában ez nehézkesnek bizonyult: minden vezető a maga módján boldogult, a projektek egymás mellé állítása pedig kézi munkát és a számok egyeztetését igényelte.

Emellett nem volt hely az ütemtervek, a kockázatok és az erőforrás-tervezés számára, azaz hiányzott az egyes projektek és a portfólió teljes képe. Innen a döntés egy dedikált projektmenedzsment-rendszer bevezetéséről, amelyben mindezek az információk egy környezetben találkoznak, és amely a projektekről szóló egyetlen igazságforrássá vált.

A FlexiProject bevezetésének terjedelme

A migráció három hónapig tartott, és az egész szervezetre kiterjedt: a rendszerbe került minden folyó vállalkozás, több mint 50 különböző léptékű projekt, és hozzáférést kapott minden munkatárs, valamint a kulcsfontosságú alvállalkozók. A bevezetés nem korlátozódott az adatok átvitelére. A lényege egy vállalati szintű projektmenedzsment-szabvány felépítése volt, amely a következőket foglalja magában:

projektalapító dokumentum és fázismodell, azaz minden vállalkozás egységes megnyitási és vezetési módja,
ütemterv-sablonok Gantt-diagrammal, feladatfüggőségekkel és mérföldkövekkel,
alapvonalak (baseline) mint a határidő- és költségeltérések viszonyítási pontja,
az ERP-rendszerrel integrált projektköltségvetések, így az idő- és pénzügyi költségek kettős bevitel nélkül áramlanak a rendszerek között,
kockázati nyilvántartás és projektjelentés-sablonok,
munkaidő-nyilvántartás, mobil is, amelyet a FlexiProject csapata a cég igényei szerint fejlesztett,
rendszeres projektáttekintések a rendszer adatai alapján.

A rugalmas szerkezet lehetővé tette, hogy egy lépéssel tovább menjenek: a rendszerben leképezték az ajánlatkezelést, valamint a garanciális és garancián túli szervizt is. A FlexiProject így a megrendelés teljes ciklusát lefedi, az árajánlattól az értékesítés utáni gondozásig.

Mi döntött a gyors elfogadásról

Három elem döntötte el, hogy a csapat valóban a rendszerben dolgozik. Az első a vezetés hozzáállása volt: az ügyvezető az első naptól kezdve világossá tette, hogy a projektinformációk csak akkor teljesek, ha a rendszerben vannak, és a vezetőktől rendszeres frissítéseket követelt meg.

A második az alacsony belépési küszöb volt. Az ütemterv és a költségvetés a FlexiProjectben elég intuitívan épül fel ahhoz, hogy a képzések élő anyagon folytak: minden vezető a saját projektjének bevitelével kezdett, nem példákon való gyakorlással. A harmadik a FlexiProject csapatával való együttműködés volt, amely a rendszert a cég konkrét igényei szerint fejlesztette: mobil óranyilvántartás, bővített ütemterv-modul és ERP-integráció.

A bevezetés eredményei

A legérezhetőbb változás a pénzügyi nézőpontot érinti. A bevezetés előtt a cég főként a már felmerült költségeket elemezte. Ma minden projektnek van jóváhagyott alapvonala, amelyhez a költségvetési eltéréseket mérik, a befejezésig várható költségek előrejelzésével együtt. A vezetés és a vezetők előre tudják, merre tart a projekt eredménye, és reagálhatnak, mielőtt az eltérés megnőne.

A második terület a munkaigény és az erőforrások. A munkaidőt egyetlen projekt és az egész szervezet szintjén elemzik, és a részlegek terhelése kemény bemenetté vált a vezetői döntésekhez: milyen irányban adjanak be ajánlatokat, és mikor indítsanak toborzást. A tervezés már nem az intuícióra épül.

A portfólióval végzett munka ritmusát a projektáttekintések adják: kéthetente a megvalósítás alatt álló vállalkozásoknál, havonta a tervezési fázisban lévő vagy kisebb bonyolultságú projekteknél. A megbeszélés alapja a rendszeradat, prezentációk kézi összeállítása nélkül. Stratégiai szinten a vezetés a projektek attribútumai segítségével elemzi a portfólió szerkezetét a cég stratégiájához mérten.

Egy bevezetés, amely soha nem ér véget

A Smart Automationnél hangsúlyozzák, hogy a rendszer bevezetése nem határidős projekt. A munkatársak naponta jeleznek észrevételeket és fejlesztési ötleteket, a cég pedig ezt az információáramlást a csapat elköteleződésének és az eszköz valódi használatának bizonyítékaként kezeli. A további területeket, mint a riportálás fejlesztése vagy az erőforrásadatok mélyebb hasznosítása, iteratívan, az üzleti igények ritmusában fejlesztik.

Csatlakozz a közösségünkhöz

Bíznak bennünk

Lásd még

Gyógyszeripar és biotechnológia

A Mabion egy európai biotechnológiai vállalat, amely a rekombináns fehérjék osztályába tartozó gyógyszereket, köztük monoklonális antitesteket és vakcinákat fejleszt. Közép-Európában a biotechnológiai ágazat egyik úttörője. A Mabion steril biotechnológiai termékek gyártására szakosodott, a helyes…