Wdrożenie systemu FlexiProject w Smart Automation

Firmy inżynieryjne

50+

projektów prowadzonych jednocześnie

1000+

zrealizowanych projektów

100%

pracowników korzysta z FlexiProject

300+

lat doświadczenia zespołu

Smart Automation

Smart Automation to polski integrator automatyki przemysłowej i robotyki z Olsztyna, obecny na rynku od 2009 roku. Dostarcza kompleksowe rozwiązania z zakresu automatyzacji i robotyzacji produkcji: od koncepcji maszyn i analiz wykonalności, przez programowanie układów sterowania (PLC, HMI, SCADA), systemy wizyjne i szafy sterownicze, po budowę maszyn specjalnych, uruchomienie, serwis i szkolenia personelu.

Zespół inżynierów łączy doświadczenie z automatyki, robotyki i mechatroniki zdobyte w projektach realizowanych w kraju i za granicą dla klientów takich jak IKEA, Michelin, Siemens Energy, Unilever czy Danone. W praktyce oznacza to kilkadziesiąt równolegle prowadzonych projektów o różnej skali, złożoności i lokalizacji.

Kontekst wdrożenia

Smart Automation zarabia na projektach, więc naturalnym priorytetem zawsze była kontrola budżetów. Prowadzono je w rozwiązaniach dobudowanych do systemu ERP, tam gdzie znajdują się faktury i koszty. W codziennej pracy okazało się to jednak uciążliwe: każdy kierownik radził sobie po swojemu, a zestawienie projektów obok siebie wymagało ręcznej pracy i uzgadniania liczb.

Brakowało przy tym miejsca na harmonogramy, ryzyka i planowanie zasobów, czyli całościowego widoku zarówno pojedynczego projektu, jak i portfela. Stąd decyzja o wdrożeniu dedykowanego systemu do zarządzania projektami, w którym wszystkie te informacje spotykają się w jednym środowisku i który stał się jedynym źródłem wiedzy o projektach.

Zakres wdrożenia FlexiProject

Migracja zajęła trzy miesiące i objęła całą organizację: do systemu trafiły wszystkie prowadzone przedsięwzięcia, ponad 50 projektów o różnej skali, a dostęp otrzymali wszyscy pracownicy oraz kluczowi podwykonawcy. Wdrożenie nie ograniczyło się do przeniesienia danych. Jego sednem było zbudowanie firmowego standardu zarządzania projektami, który obejmuje:

kartę projektu i model fazowy, czyli jednolity sposób otwierania i prowadzenia każdego przedsięwzięcia,
szablony harmonogramów z wykresem Gantta, zależnościami między zadaniami i kamieniami milowymi,
plany bazowe jako punkt odniesienia dla odchyleń terminów i kosztów,
budżety projektów zintegrowane z systemem ERP, dzięki czemu koszty czasowe i finansowe przepływają między systemami bez podwójnego wprowadzania,
rejestr ryzyk oraz szablony raportów projektowych,
rejestrację czasu pracy, w tym mobilną, rozwiniętą przez zespół FlexiProject pod potrzeby firmy,
cykliczne przeglądy projektowe oparte na danych z systemu.

Elastyczna struktura pozwoliła pójść o krok dalej: w systemie odwzorowano także ofertowanie oraz serwis gwarancyjny i pogwarancyjny. FlexiProject obsługuje więc pełny cykl zlecenia, od oferty po opiekę posprzedażową.

Co zdecydowało o szybkiej adopcji

O tym, że zespół rzeczywiście pracuje w systemie, zdecydowały trzy elementy. Pierwszym była postawa zarządu: prezes od pierwszego dnia stawiał sprawę jasno, że informacje o projektach są kompletne tylko wtedy, gdy są w systemie, i rozliczał kierowników z regularnych aktualizacji.

Drugim była niska bariera wejścia. Harmonogram i budżet buduje się w FlexiProject na tyle intuicyjnie, że szkolenia prowadzono na żywym materiale: każdy kierownik zaczynał od wprowadzenia własnego projektu, nie od ćwiczeń na przykładach. Trzecim była współpraca z zespołem FlexiProject, który rozwijał system pod konkretne potrzeby firmy: mobilną rejestrację godzin, rozbudowę modułu harmonogramu i integrację z ERP.

Efekty wdrożenia

Najbardziej odczuwalna zmiana dotyczy perspektywy finansowej. Przed wdrożeniem firma analizowała głównie koszty już poniesione. Dziś każdy projekt ma zatwierdzony plan bazowy, względem którego mierzone są odchylenia budżetu wraz z prognozą kosztów do zakończenia. Zarząd i kierownicy wiedzą z wyprzedzeniem, w którą stronę zmierza wynik projektu, i mogą reagować, zanim odchylenie urośnie.

Drugi obszar to pracochłonność i zasoby. Czas pracy analizowany jest na poziomie pojedynczego projektu i całej organizacji, a obłożenie działów stało się twardym wsadem do decyzji zarządczych: w jakim kierunku składać oferty i kiedy uruchamiać rekrutacje. Planowanie przestało opierać się na intuicji.

Rytm pracy z portfelem wyznaczają przeglądy projektowe: co dwa tygodnie dla przedsięwzięć w realizacji i co miesiąc dla projektów w fazie planowania lub o mniejszej złożoności. Podstawą rozmowy są dane systemowe, bez ręcznego składania prezentacji. Na poziomie strategicznym zarząd analizuje strukturę portfela względem strategii spółki, korzystając z atrybutów projektów.

Wdrożenie, które się nie kończy

W Smart Automation podkreślają, że wdrożenie systemu nie jest projektem z datą końcową. Pracownicy na co dzień zgłaszają uwagi i pomysły na usprawnienia, a firma traktuje ten strumień informacji jako dowód zaangażowania zespołu i realnego korzystania z narzędzia. Kolejne obszary, jak rozwój raportowania czy głębsze wykorzystanie danych o zasobach, rozwijane są iteracyjnie, w rytmie potrzeb biznesu.

Dołącz do naszej społeczności

Zaufali nam

Zobacz również

Produkcja

Swiss Rotors Group jest globalnym producentem OEM innowacyjnych produktów do odzyskiwania energii. Rozwiązania Swiss Rotors Group wyróżniają się unikalną technologią, automatyzacją, inteligentnymi rozwiązaniami i nowoczesnym wzornictwem. Wysoce zautomatyzowana i zrobotyzowana produkcja zapewnia powtarzalność i…