Implementarea FlexiProject la Smart Automation

Servicii de inginerie

50+

proiecte în paralel

1000+

proiecte realizate

100%

dintre angajați folosesc FlexiProject

300+

ani de experiență a echipei

Smart Automation

Smart Automation este un integrator polonez de automatizări industriale și robotică cu sediul în Olsztyn, activ din 2009. Oferă soluții complete de automatizare și robotizare a producției: de la conceptul mașinilor și studiile de fezabilitate, prin programarea sistemelor de control (PLC, HMI, SCADA), sistemele de vizualizare și dulapurile de comandă, până la construcția de mașini speciale, punerea în funcțiune, service și instruirea personalului.

Echipa sa de ingineri combină experiența în automatizare, robotică și mecatronică dobândită în proiecte realizate în Polonia și în străinătate pentru clienți precum IKEA, Michelin, Siemens Energy, Unilever sau Danone. În practică, aceasta înseamnă zeci de proiecte derulate în paralel, care diferă ca amploare, complexitate și localizare.

Contextul implementării

Smart Automation câștigă din proiecte, așa că controlul bugetelor a fost întotdeauna o prioritate. Bugetele erau ținute în soluții atașate sistemului ERP, unde se află facturile și costurile. În munca zilnică s-a dovedit greoi: fiecare manager se descurca în felul său, iar compararea proiectelor unul lângă altul cerea muncă manuală și reconcilierea cifrelor.

Lipsea, de asemenea, un loc pentru grafice, riscuri și planificarea resurselor, adică o imagine completă atât a unui proiect individual, cât și a portofoliului. De aici decizia de a implementa un sistem dedicat de management al proiectelor în care toate aceste informații se întâlnesc într-un singur mediu și care a devenit unica sursă de adevăr despre proiecte.

Domeniul implementării FlexiProject

Migrarea a durat trei luni și a acoperit întreaga organizație: în sistem au fost mutate toate proiectele în derulare, peste 50 de inițiative de amploare diferită, iar accesul a fost acordat tuturor angajaților și subcontractanților-cheie. Implementarea nu s-a limitat la transferul datelor. Miezul ei a fost construirea unui standard de management al proiectelor la nivel de companie, care include:

o cartă de proiect și un model pe faze, adică un mod uniform de a deschide și conduce fiecare inițiativă,
șabloane de grafic cu diagramă Gantt, dependențe între sarcini și jaloane,
linii de bază (baseline) ca punct de referință pentru abaterile de termene și costuri,
bugete de proiect integrate cu sistemul ERP, astfel încât costurile de timp și financiare circulă între sisteme fără dublă introducere,
un registru de riscuri și șabloane de rapoarte de proiect,
înregistrarea timpului de lucru, inclusiv mobilă, dezvoltată de echipa FlexiProject conform nevoilor firmei,
analize de proiect periodice bazate pe datele din sistem.

Structura flexibilă a permis un pas în plus: în sistem au fost reprezentate și gestionarea ofertelor și service-ul în garanție și postgaranție. FlexiProject acoperă astfel întregul ciclu al comenzii, de la ofertă la asistența postvânzare.

Ce a determinat adoptarea rapidă

Trei elemente au determinat ca echipa să lucreze cu adevărat în sistem. Primul a fost atitudinea conducerii: încă din prima zi directorul general a spus clar că informațiile despre proiecte sunt complete doar când se află în sistem și a responsabilizat managerii pentru actualizări regulate.

Al doilea a fost o barieră de intrare redusă. Graficul și bugetul se construiesc în FlexiProject suficient de intuitiv încât instruirile s-au desfășurat pe material real: fiecare manager a început prin a introduce propriul proiect, nu prin exerciții pe exemple. Al treilea a fost colaborarea cu echipa FlexiProject, care a dezvoltat sistemul conform nevoilor concrete ale firmei: înregistrarea mobilă a orelor, un modul de grafic extins și integrarea cu ERP.

Rezultatele implementării

Cea mai perceptibilă schimbare privește perspectiva financiară. Înainte de implementare, firma analiza mai ales costurile deja suportate. Astăzi fiecare proiect are o linie de bază aprobată față de care se măsoară abaterile de buget, împreună cu o prognoză a costurilor până la finalizare. Conducerea și managerii știu din timp încotro se îndreaptă rezultatul proiectului și pot reacționa înainte ca abaterea să crească.

A doua zonă este volumul de muncă și resursele. Timpul de lucru este analizat la nivelul unui proiect individual și al întregii organizații, iar gradul de încărcare a departamentelor a devenit un input ferm pentru deciziile de management: în ce direcție să se depună oferte și când să se demareze recrutări. Planificarea a încetat să se bazeze pe intuiție.

Ritmul lucrului cu portofoliul este dat de analizele de proiect: la două săptămâni pentru inițiativele în execuție și lunar pentru proiectele în planificare sau cu complexitate mai redusă. Baza discuției o constituie datele din sistem, fără a asambla manual prezentări. La nivel strategic, conducerea analizează structura portofoliului față de strategia firmei folosind atributele proiectelor.

O implementare care nu se termină niciodată

La Smart Automation subliniază că implementarea sistemului nu este un proiect cu dată de final. Angajații semnalează zilnic observații și idei de îmbunătățire, iar firma tratează acest flux de informații ca o dovadă a implicării echipei și a utilizării reale a instrumentului. Alte zone, precum dezvoltarea raportării sau o utilizare mai profundă a datelor despre resurse, sunt dezvoltate iterativ, în ritmul nevoilor afacerii.

Alătură-te comunității noastre

Au încredere în noi

Vezi și

Farmaceutică și biotehnologie

Mabion este o companie europeană de biotehnologie care dezvoltă medicamente din clasa proteinelor recombinate, inclusiv anticorpi monoclonali și vaccinuri. Este un precursor în sectorul biotehnologiei din Europa Centrală. Mabion este specializată în fabricarea de…