Mise en œuvre d'un programme informatique pour la gestion de projets et de portefeuilles chez Phytopharm Klęka.

Phytopharm Klęka est une entreprise pharmaceutique de grande tradition, présente sur le marché depuis 1949. L’entreprise fait partie du holding the nature network®, qui est un leader mondial dans les activités de marché efficaces, sûres et innovantes dans le domaine de l’obtention de matières premières végétales et de leur raffinage en intermédiaires et produits finis de la plus haute qualité, ainsi que dans les services de laboratoire, de conseil et de distribution. Actuellement, Phytopharm Klęka est une entreprise pharmaceutique moderne, produisant des substances actives et des extraits de plantes pour la production de médicaments et de compléments alimentaires, ainsi que des produits finis, créés principalement sur la base d’ingrédients d’origine naturelle.

Contexte de mise en œuvre

La croissance dynamique de l’entreprise et le maintien de sa position de leader dans certains segments du marché pharmaceutique exigent que l’organisation entreprenne des activités de développement continu. Ces activités, tant dans le domaine de l’innovation et du développement de nouveaux produits que dans celui du développement de l’infrastructure de production et de la modification des processus d’entreprise, sont principalement menées dans le cadre de projets. L’entreprise lance chaque année un certain nombre de projets complexes ou plus modestes, en s’efforçant constamment d’améliorer l’efficacité de leur mise en œuvre. Phytopharm Klęka dispose dans sa structure d’un bureau de gestion de projet qui, dès le début, met en œuvre les normes de gestion de projet dans l’entreprise et renforce la culture du travail de projet. Les chefs de projet de Phytopharm Klęka participent régulièrement à des formations afin d’élargir leurs connaissances et leurs compétences. Avant 2021, le PMO a développé des outils pour soutenir la gestion de projet sur la base des outils bureautiques disponibles. Cependant, l’augmentation constante du nombre et de la complexité des projets mis en œuvre d’année en année a amené Phytopharm Klęka à reconnaître la nécessité de mettre en place un système professionnel pour soutenir la gestion des projets et des portefeuilles de projets. Les exigences de l’entreprise pour un tel système étaient principalement l’intégrité et l’exhaustivité de la solution en termes de fonctionnalités et de modules nécessaires à la gestion d’un seul projet, l’intuitivité et la convivialité de l’interface du système, et la capacité à rendre compte de manière transparente de l’état du portefeuille de projets de l’entreprise à l’équipe de direction. À l’issue du processus d’analyse, de comparaison et de test, le choix s’est porté sur le système FlexiProject.

Construire une forte culture de gestion de projet en utilisant le logiciel de gestion de projet et de portefeuille FlexiProject

La mise en œuvre du système, ainsi que la formation des utilisateurs, se sont déroulées sans heurts au cours du premier semestre 2021. Chez Phytopharm Klęka, les équipes de projet utilisent actuellement le système FlexiProject pour la planification et l’exécution des projets. Basé sur la méthodologie de l’amélioration continue et systématique, le système FlexiProject est de plus en plus utilisé. Les modèles de projet sont créés pour standardiser l’exécution de projets de nature répétitive, lorsqu’ils sont utiles à l’entreprise. Grâce à la grande transparence et à l’intuitivité de l’interface utilisateur, les employés sont de plus en plus disposés à utiliser le système, qui est désormais utilisé quotidiennement par un large éventail d’utilisateurs au sein de l’entreprise. FlexiProject a permis d’améliorer de manière significative la communication de l’état d’avancement des projets au sein de l’organisation par le bureau de gestion des projets à la direction de l’entreprise. La possibilité de créer facilement différents types de rapports directement dans le programme, ainsi que la fonctionnalité d’examen automatique des projets, sont d’une grande utilité. Les revues de projet automatiques sont utilisées lors des réunions régulières des chefs de projet, du bureau de gestion de projet et des membres du conseil d’administration de l’entreprise. Grâce au logiciel FlexiProject, l’entreprise lie ses objectifs stratégiques aux projets afin d’atteindre un haut degré d’efficacité dans la mise en œuvre de la stratégie de l’entreprise. La gestion stratégique des projets s’appuie également sur une gestion efficace du portefeuille de projets. S’appuyant sur la philosophie de l’amélioration continue, Phytopharm Klęka ne cesse de se développer, d’accroître l’efficacité de la gestion de projet et de renforcer sa « culture de projet » tout en utilisant FlexiProject. FlexiProject, quant à lui, s’efforce de comprendre les problèmes et les besoins émergents de Phytopharm Klęka en matière de gestion de projet et, en réponse, conçoit des solutions pragmatiques dans le système et les met systématiquement en œuvre.