Implementazione di un programma informatico per la gestione di progetti e portfolio presso Phytopharm Klęka.

Phytopharm Klęka è un’azienda farmaceutica di grandi tradizioni, attiva sul mercato dal 1949. L’azienda fa parte della holding the nature network®, leader mondiale in attività di mercato efficienti, sicure e innovative nel campo dell’ottenimento di materie prime vegetali e della loro successiva raffinazione in prodotti intermedi e finiti di altissima qualità, nonché in servizi di laboratorio, consulenza e distribuzione. Attualmente, Phytopharm Klęka è una moderna azienda farmaceutica che produce sostanze attive ed estratti vegetali per la produzione di farmaci e integratori alimentari, nonché prodotti finiti, creati principalmente sulla base di ingredienti di origine naturale.

Contesto di implementazione

La crescita dinamica dell’azienda e il mantenimento della sua posizione di leadership in segmenti selezionati del mercato farmaceutico richiedono all’organizzazione di intraprendere attività di sviluppo continuo. Queste attività, sia nell’ambito dell’innovazione e dello sviluppo di nuovi prodotti, sia nello sviluppo di infrastrutture produttive, sia nei cambiamenti dei processi aziendali, vengono svolte principalmente attraverso progetti. L’azienda lancia ogni anno una serie di progetti complessi e più piccoli, cercando sempre di migliorare l’efficienza della loro realizzazione. Phytopharm Klęka ha un ufficio di project management nella sua struttura, che fin dall’inizio implementa gli standard di project management nell’azienda e rafforza la cultura del lavoro per progetti. I project manager di Phytopharm Klęka partecipano regolarmente a corsi di formazione per ampliare le proprie conoscenze e competenze. Prima del 2021, il PMO ha sviluppato strumenti di supporto alla gestione dei progetti sulla base dei pacchetti di strumenti per ufficio disponibili. Tuttavia, il numero e la complessità sempre crescenti dei progetti implementati di anno in anno hanno fatto sì che Phytopharm Klęka riconoscesse la necessità di implementare un sistema professionale a supporto della gestione dei progetti e dei portafogli di progetti. I requisiti dell’azienda per un sistema di questo tipo erano principalmente l’integrità e la completezza della soluzione in termini di tutte le funzionalità e i moduli necessari per la gestione di un singolo progetto, l’intuitività e la facilità d’uso dell’interfaccia del sistema e la capacità di riferire in modo trasparente lo stato del portafoglio progetti dell’azienda al management. In seguito al processo di analisi, confronto e test, la scelta è caduta sul sistema FlexiProject.

Costruire una solida cultura di gestione dei progetti utilizzando il software di gestione dei progetti e del portafoglio FlexiProject.

L’implementazione del sistema, insieme alla formazione degli utenti, è avvenuta senza problemi nella prima metà del 2021. In Phytopharm Klęka, i team di progetto utilizzano attualmente il sistema FlexiProject per la pianificazione e l’esecuzione dei progetti. Basato sulla metodologia del miglioramento continuo e sistematico, il sistema FlexiProject viene gradualmente utilizzato sempre di più. Quando ha senso per l’azienda, i modelli di progetto vengono creati per standardizzare l’esecuzione di progetti di natura ripetitiva. Grazie all’elevata trasparenza e all’intuitività dell’interfaccia utente, i dipendenti sono sempre più disposti a usare il sistema, che ora viene utilizzato quotidianamente da un’ampia gamma di utenti dell’azienda. FlexiProject ha migliorato in modo significativo la comunicazione dello stato attuale dei progetti nell’organizzazione da parte dell’ufficio di gestione dei progetti alla direzione aziendale. La possibilità di creare comodamente vari tipi di rapporti direttamente nel programma e la funzionalità di revisione automatica dei progetti sono di grande aiuto. Le revisioni automatiche dei progetti vengono utilizzate nelle riunioni periodiche dei project manager, dell’ufficio di gestione dei progetti e dei membri del consiglio di amministrazione dell’azienda. Utilizzando il software FlexiProject, l’azienda lega i propri obiettivi strategici ai progetti, per raggiungere un elevato grado di efficienza nell’attuazione della strategia aziendale. La gestione strategica dei progetti è supportata anche da un’efficace gestione del portafoglio progetti. Utilizzando la filosofia del miglioramento continuo, Phytopharm Klęka è in costante sviluppo, aumentando l’efficacia della gestione dei progetti e rafforzando la propria “cultura del progetto” con l’utilizzo di FlexiProject. FlexiProject, invece, si sforza di comprendere i problemi e le esigenze emergenti di Phytopharm Klęka nella gestione dei progetti e, in risposta, progetta soluzioni pragmatiche nel sistema e le implementa sistematicamente.