Implementarea unui program IT pentru managementul proiectelor și portofoliilor la Phytopharm Klęka.

Phytopharm Klęka este o companie farmaceutică cu mari tradiții, care activează pe piață din 1949. Compania face parte din holdingul the nature network®, care este lider mondial în activități de piață eficiente, sigure și inovatoare în domeniul obținerii de materii prime vegetale și apoi rafinarea acestora în intermediari și produse finite de cea mai înaltă calitate, precum și în servicii de laborator, de consultanță și de distribuție. În prezent, Phytopharm Klęka este o companie farmaceutică modernă, care produce substanțe active și extracte de plante pentru producția de medicamente și suplimente alimentare, precum și produse finite, create în principal pe baza ingredientelor de origine naturală.

Contextul de punere în aplicare

Creșterea dinamică a companiei și menținerea poziției sale de lider în anumite segmente ale pieței farmaceutice necesită ca organizația să întreprindă activități de dezvoltare continuă. Aceste activități, atât în domeniul inovării și al dezvoltării de noi produse, cât și în cel al dezvoltării infrastructurii de producție, precum și al schimbărilor în procesele de afaceri, se desfășoară în principal prin intermediul proiectelor. Compania lansează în fiecare an o serie de proiecte complexe, dar și mai mici, încercând în permanență să îmbunătățească eficiența implementării acestora. Phytopharm Klęka are în structura sa un birou de management de proiect, care, încă de la început, implementează standardele de management de proiect în cadrul companiei și consolidează cultura de lucru pe proiecte. Managerii de proiect de la Phytopharm Klęka participă în mod regulat la cursuri de formare pentru a-și extinde cunoștințele și competențele. Înainte de 2021, PMO a dezvoltat instrumente de sprijinire a gestionării proiectelor pe baza pachetelor de instrumente de birou disponibile. Cu toate acestea, creșterea constantă a numărului și a complexității proiectelor implementate de la an la an a determinat Phytopharm Klęka să recunoască necesitatea de a implementa un sistem profesional care să sprijine gestionarea proiectelor și a portofoliilor de proiecte. Cerințele companiei pentru un astfel de sistem au fost, în primul rând, integritatea și caracterul complet al soluției în ceea ce privește existența tuturor funcționalităților și modulelor necesare pentru gestionarea unui singur proiect, intuitivitatea și ușurința de utilizare a interfeței sistemului, precum și capacitatea de a raporta în mod transparent conducerii situația portofoliului de proiecte al companiei. Ca urmare a procesului de analiză, comparație și testare, alegerea a căzut pe sistemul FlexiProject.

Construiți o cultură puternică de management de proiect folosind software-ul de management de proiect și portofoliu FlexiProject

Implementarea sistemului, împreună cu instruirea utilizatorilor, s-a desfășurat fără probleme în prima jumătate a anului 2021. La Phytopharm Klęka, echipele de proiect folosesc în prezent sistemul FlexiProject pentru planificarea și executarea proiectelor. Bazat pe metodologia îmbunătățirii continue și sistematice, sistemul FlexiProject este utilizat din ce în ce mai mult. În cazul în care acest lucru are sens din punct de vedere comercial, șabloanele de proiect sunt create pentru a standardiza executarea proiectelor de natură repetitivă. Datorită transparenței ridicate și a intuitivității interfeței cu utilizatorul, angajații sunt din ce în ce mai dispuși să folosească sistemul, iar acesta este acum utilizat zilnic de o gamă largă de utilizatori din cadrul companiei. FlexiProject a îmbunătățit semnificativ raportarea stadiului actual al proiectelor din organizație de către biroul de management al proiectelor către conducerea companiei. Capacitatea de a crea în mod convenabil diverse tipuri de rapoarte direct în program, precum și funcționalitatea de revizuire automată a proiectelor, vin cu un mare ajutor. Revizuirile automate ale proiectelor sunt utilizate în cadrul reuniunilor periodice ale managerilor de proiect, ale biroului de management al proiectului și ale membrilor consiliului de administrație al companiei. Folosind software-ul FlexiProject, compania își leagă obiectivele strategice de proiecte pentru a obține un grad ridicat de eficiență în implementarea strategiei companiei. Managementul strategic al proiectelor este susținut și de un management eficient al portofoliului de proiecte. Folosind filozofia îmbunătățirii continue, Phytopharm Klęka se dezvoltă în mod constant, sporind eficiența managementului de proiect și consolidându-și „cultura de proiect” în timp ce utilizează FlexiProject. FlexiProject, pe de altă parte, se străduiește să înțeleagă problemele și nevoile emergente ale Phytopharm Klęka în domeniul managementului de proiect și, ca răspuns, concepe soluții pragmatice în sistem și le implementează în mod sistematic.