Einführung eines IT-Programms für das Projekt- und Portfoliomanagement bei Phytopharm Klęka.

Phytopharm Klęka ist ein pharmazeutisches Unternehmen mit großer Tradition, das seit 1949 auf dem Markt tätig ist. Das Unternehmen ist Teil der Holding the nature network®, die weltweit führend ist in der effizienten, sicheren und innovativen Marktbearbeitung im Bereich der Gewinnung pflanzlicher Rohstoffe und deren Veredelung zu hochwertigsten Zwischen- und Endprodukten sowie in Labor-, Beratungs- und Vertriebsdienstleistungen. Heute ist Phytopharm Klęka ein modernes pharmazeutisches Unternehmen, das Wirkstoffe und Pflanzenextrakte für die Herstellung von Arzneimitteln und Nahrungsergänzungsmitteln sowie Fertigprodukte herstellt, die hauptsächlich auf der Grundlage von Inhaltsstoffen natürlichen Ursprungs entwickelt werden.

Kontext der Umsetzung

Das dynamische Wachstum des Unternehmens und die Aufrechterhaltung seiner Führungsposition in ausgewählten Segmenten des Pharmamarktes erfordern eine kontinuierliche Entwicklungstätigkeit des Unternehmens. Diese Aktivitäten, sowohl im Bereich der Innovation und der Entwicklung neuer Produkte, der Entwicklung der Produktionsinfrastruktur als auch der Änderung von Geschäftsprozessen, werden hauptsächlich im Rahmen von Projekten durchgeführt. Das Unternehmen führt jedes Jahr eine Reihe komplexer und kleinerer Projekte durch, wobei es stets bestrebt ist, die Effizienz ihrer Durchführung zu verbessern. Phytopharm Klęka verfügt über ein Projektmanagementbüro, das von Anfang an Projektmanagementstandards im Unternehmen implementiert und die Kultur der Projektarbeit stärkt. Die Projektleiter von Phytopharm Klęka nehmen regelmäßig an Schulungen teil, um ihr Wissen und ihre Kompetenzen zu erweitern. Vor 2021 entwickelte das PMO Instrumente zur Unterstützung des Projektmanagements auf der Grundlage der verfügbaren Office-Tool-Pakete. Die von Jahr zu Jahr steigende Anzahl und Komplexität der durchgeführten Projekte veranlasste Phytopharm Klęka jedoch, die Notwendigkeit der Einführung eines professionellen Systems zur Unterstützung der Verwaltung von Projekten und Projektportfolios zu erkennen. Die Anforderungen des Unternehmens an ein solches System waren in erster Linie die Integrität und Vollständigkeit der Lösung in Bezug auf alle für die Verwaltung eines einzelnen Projekts erforderlichen Funktionalitäten und Module, die Intuitivität und Benutzerfreundlichkeit der Systemoberfläche sowie die Fähigkeit, der Geschäftsleitung den Status des Projektportfolios des Unternehmens transparent zu melden. Als Ergebnis des Analyse-, Vergleichs- und Testprozesses fiel die Wahl auf das FlexiProject-System.

Aufbau einer starken Projektmanagement-Kultur mit der Projekt- und Portfoliomanagement-Software FlexiProject

Die Einführung des Systems und die Schulung der Nutzer verliefen in der ersten Hälfte des Jahres 2021 reibungslos. Bei Phytopharm Klęka verwenden die Projektteams derzeit das FlexiProject-System für die Projektplanung und -durchführung. Auf der Grundlage der Methodik der kontinuierlichen und systematischen Verbesserung wird das FlexiProject-System nach und nach immer häufiger eingesetzt. Wo es geschäftlich sinnvoll ist, werden Projektvorlagen erstellt, um die Ausführung von Projekten mit wiederkehrenden Aufgaben zu standardisieren. Aufgrund der hohen Transparenz und Intuitivität der Benutzeroberfläche steigt die Bereitschaft der Mitarbeiter, das System zu nutzen, so dass es inzwischen von einer Vielzahl von Anwendern im Unternehmen täglich eingesetzt wird. FlexiProject hat die Berichterstattung über den aktuellen Stand der Projekte in der Organisation durch das Projektmanagementbüro an die Unternehmensleitung deutlich verbessert. Die Möglichkeit, verschiedene Arten von Berichten bequem direkt im Programm zu erstellen, sowie die Funktion der automatischen Projektüberprüfung sind eine große Hilfe. Automatische Projektüberprüfungen werden in regelmäßigen Sitzungen der Projektleiter, des Projektmanagementbüros und der Vorstandsmitglieder des Unternehmens durchgeführt. Mit der Software FlexiProject verknüpft das Unternehmen seine strategischen Ziele mit Projekten, um ein hohes Maß an Effizienz bei der Umsetzung der Unternehmensstrategie zu erreichen. Strategisches Projektmanagement wird auch durch ein effektives Projektportfoliomanagement unterstützt. Mit der Philosophie der kontinuierlichen Verbesserung entwickelt sich Phytopharm Klęka ständig weiter, steigert die Effektivität des Projektmanagements und stärkt seine „Projektkultur“ durch den Einsatz von FlexiProject. FlexiProject hingegen ist bestrebt, die sich abzeichnenden Probleme und Bedürfnisse von Phytopharm Klęka im Projektmanagement zu verstehen und daraufhin pragmatische Lösungen im System zu entwerfen und systematisch zu implementieren.