Implantación de un programa informático para la gestión de proyectos y carteras en Phytopharm Klęka.

Phytopharm Klęka es una empresa farmacéutica de gran tradición, que opera en el mercado desde 1949. La empresa forma parte del holding the nature network®, líder mundial en actividades de mercado eficaces, seguras e innovadoras en el campo de la obtención de materias primas vegetales y su posterior refinado en productos intermedios y acabados de la máxima calidad, así como en servicios de laboratorio, consultoría y distribución. En la actualidad, Phytopharm Klęka es una empresa farmacéutica moderna, que produce sustancias activas y extractos de plantas para la fabricación de medicamentos y suplementos dietéticos, así como productos acabados, creados principalmente a base de ingredientes de origen natural.

Contexto de aplicación

El crecimiento dinámico de la empresa y el mantenimiento de su posición de liderazgo en determinados segmentos del mercado farmacéutico exigen que la organización emprenda actividades de desarrollo continuo. Estas actividades, tanto en el ámbito de la innovación y el desarrollo de nuevos productos como en el de las infraestructuras de producción y los cambios en los procesos empresariales, se llevan a cabo principalmente a través de proyectos. La empresa pone en marcha cada año varios proyectos, tanto complejos como de menor envergadura, esforzándose siempre por mejorar la eficacia de su ejecución. Phytopharm Klęka cuenta con una oficina de gestión de proyectos en su estructura, que desde el principio implanta normas de gestión de proyectos en la empresa y refuerza la cultura del trabajo por proyectos. Los gestores de proyectos de Phytopharm Klęka participan regularmente en cursos de formación para ampliar sus conocimientos y competencias. Antes de 2021, la PMO desarrollaba herramientas de apoyo a la gestión de proyectos a partir de los paquetes de herramientas ofimáticas disponibles. Sin embargo, el aumento constante del número y la complejidad de los proyectos ejecutados de año en año hizo que Phytopharm Klęka reconociera la necesidad de implantar un sistema profesional de apoyo a la gestión de proyectos y carteras de proyectos. Los requisitos de la empresa para un sistema de este tipo eran principalmente la integridad y exhaustividad de la solución en cuanto a disponer de todas las funcionalidades y módulos necesarios para gestionar un solo proyecto, la intuitividad y facilidad de uso de la interfaz del sistema, y la capacidad de informar de forma transparente a la dirección sobre el estado de la cartera de proyectos de la empresa. Como consecuencia del proceso de análisis, comparación y prueba, la elección recayó en el sistema FlexiProject.

Crear una sólida cultura de gestión de proyectos utilizando el software de gestión de proyectos y carteras FlexiProject.

La implantación del sistema, junto con la formación de los usuarios, se llevó a cabo sin contratiempos en el primer semestre de 2021. En Phytopharm Klęka, los equipos de proyecto utilizan actualmente el sistema FlexiProject para la planificación y ejecución de proyectos. Basado en la metodología de la mejora continua y sistemática, el sistema FlexiProject se utiliza cada vez más. Cuando tiene sentido desde el punto de vista empresarial, las plantillas de proyectos se crean para estandarizar la ejecución de proyectos de naturaleza repetitiva. Gracias a la gran transparencia y la intuitividad de la interfaz de usuario, los empleados están cada vez más dispuestos a utilizar el sistema, que ahora utilizan a diario un amplio abanico de usuarios de la empresa. FlexiProject ha mejorado significativamente la comunicación del estado actual de los proyectos en la organización por parte de la oficina de gestión de proyectos a la dirección de la empresa. La posibilidad de crear cómodamente varios tipos de informes directamente en el programa, así como la funcionalidad de revisión automática de proyectos, son de gran ayuda. Las revisiones automáticas de los proyectos se utilizan en las reuniones periódicas de los jefes de proyecto, la oficina de gestión de proyectos y los miembros del consejo de administración de la empresa. Mediante el software FlexiProject, la empresa vincula sus objetivos estratégicos a los proyectos para lograr un alto grado de eficacia en la aplicación de la estrategia de la empresa. La gestión estratégica de proyectos también se apoya en una gestión eficaz de la cartera de proyectos. Utilizando la filosofía de la mejora continua, Phytopharm Klęka está en constante desarrollo, aumentando la eficacia de la gestión de proyectos y reforzando su «cultura de proyectos» mientras utiliza FlexiProject. FlexiProject, por su parte, se esfuerza por comprender los problemas y necesidades emergentes de Phytopharm Klęka en la gestión de proyectos y, en respuesta, diseña soluciones pragmáticas en el sistema y las aplica sistemáticamente.