Phytopharm Klęka SA to firma farmaceutyczna z wielkimi tradycjami, działająca na rynku od 1949 roku. Firma jest częścią holdingu the nature network®, który jest światowym liderem w zakresie efektywnych, bezpiecznych i innowacyjnych działań rynkowych w zakresie pozyskiwania surowców roślinnych, a następnie ich uszlachetniania do najwyższej jakości półproduktów i produktów gotowych, a także w zakresie usług laboratoryjnych, doradczych i dystrybucyjnych. Obecnie Phytopharm Klęka SA jest nowoczesną firmą farmaceutyczną, wytwarzającą substancje czynne i ekstrakty roślinne do produkcji leków i suplementów diety, a także produkty gotowe, tworzone przede wszystkim na bazie składników pochodzenia naturalnego.

Kontekst wdrożenia

Dynamiczny rozwój firmy i utrzymanie pozycji lidera w wybranych segmentach rynku farmaceutycznego, wymaga od organizacji podejmowania ciągłych działań rozwojowych. Działania te, zarówno w obszarze innowacji i rozwoju nowych produktów, rozwoju infrastruktury produkcyjnej, jak i zmian w procesach biznesowych, realizowane są głównie poprzez projekty. Każdego roku firma uruchamia szereg złożonych, jak i mniejszych projektów, cały czas dążąc do poprawy efektywności ich realizacji. Phytopharm Klęka SA posiada w swojej strukturze biuro zarządzania projektami, które od początku wdraża standardy zarządzania projektami w firmie i wzmacnia kulturę pracy projektowej. Kierownicy projektów w Phytopharm Klęka regularnie uczestniczą w szkoleniach poszerzających ich wiedzę i kompetencje. Przed 2021 r. PMO opracowało narzędzia wspierające zarządzanie projektami w oparciu o dostępne pakiety narzędzi biurowych. Jednak stale rosnąca z roku na rok liczba i złożoność realizowanych projektów spowodowała, że Phytopharm Klęka dostrzegła potrzebę wdrożenia profesjonalnego systemu wspierającego zarządzanie projektami i portfelami projektów. Wymagania firmy dotyczące takiego systemu obejmowały przede wszystkim integralność i kompletność rozwiązania pod względem posiadania wszystkich niezbędnych funkcjonalności i modułów do zarządzania pojedynczym projektem, intuicyjność i łatwość obsługi interfejsu systemu oraz możliwość przejrzystego raportowania stanu portfela projektów firmy do kierownictwa. W wyniku procesu analizy, porównania i testowania wybór padł na system FlexiProject.

Budowanie silnej kultury zarządzania projektami przy użyciu oprogramowania do zarządzania projektami i portfelem FlexiProject

Wdrożenie systemu, wraz ze szkoleniem użytkowników, zostało sprawnie przeprowadzone w pierwszej połowie 2021 roku. W Phytopharm Klęka SA zespoły projektowe korzystają obecnie z systemu FlexiProject do planowania i realizacji projektów. W oparciu o metodologię ciągłego i systematycznego doskonalenia, system FlexiProject jest stopniowo coraz częściej wykorzystywany. Tam, gdzie ma to sens biznesowy, szablony projektów są tworzone w celu standaryzacji realizacji projektów o powtarzalnym charakterze. Ze względu na dużą przejrzystość i intuicyjność interfejsu użytkownika, pracownicy coraz chętniej korzystają z systemu i jest on obecnie używany na co dzień przez szerokie grono użytkowników w firmie. FlexiProject znacząco usprawnił raportowanie bieżącego statusu projektów w organizacji przez biuro zarządzania projektami do zarządu firmy. Z pomocą przychodzi możliwość wygodnego tworzenia różnego rodzaju raportów bezpośrednio w programie, a także funkcjonalność automatycznych przeglądów projektów. Automatyczne przeglądy projektów są wykorzystywane podczas regularnych spotkań kierowników projektów, biura zarządzania projektami i członków zarządu firmy. Korzystając z oprogramowania FlexiProject, firma wiąże swoje cele strategiczne z projektami, aby osiągnąć wysoki stopień efektywności we wdrażaniu strategii firmy. Strategiczne zarządzanie projektami jest również wspierane przez efektywne zarządzanie portfelem projektów. Korzystając z filozofii ciągłego doskonalenia, Phytopharm Klęka SA stale się rozwija, zwiększając efektywność zarządzania projektami i wzmacniając swoją „kulturę projektową” podczas korzystania z FlexiProject. FlexiProject natomiast stara się zrozumieć pojawiające się problemy i potrzeby Phytopharm Klęka SA w zakresie zarządzania projektami, a w odpowiedzi projektuje pragmatyczne rozwiązania w systemie i systematycznie je wdraża.