Projekt- és portfóliómenedzsment informatikai program bevezetése a Phytopharm Klęka vállalatnál.

A Phytopharm Klęka nagy hagyományokkal rendelkező gyógyszeripari vállalat, amely 1949 óta van jelen a piacon. A vállalat a the nature network® holdingtársaság része, amely világelső a hatékony, biztonságos és innovatív piaci tevékenységekben a növényi nyersanyagok kinyerése, majd a legmagasabb minőségű köztes és késztermékké történő finomítása, valamint a laboratóriumi, tanácsadói és forgalmazási szolgáltatások terén. Jelenleg a Phytopharm Klęka egy modern gyógyszeripari vállalat, amely hatóanyagokat és növényi kivonatokat állít elő gyógyszerek és étrend-kiegészítők, valamint késztermékek előállításához, elsősorban természetes eredetű összetevők alapján.

Végrehajtási kontextus

A vállalat dinamikus növekedése és vezető pozíciójának megőrzése a gyógyszerpiac kiválasztott szegmenseiben megköveteli a szervezet folyamatos fejlesztési tevékenységét. Ezeket a tevékenységeket – mind az innováció és az új termékek fejlesztése, mind a termelési infrastruktúra fejlesztése, mind az üzleti folyamatok megváltoztatása terén – többnyire projekteken keresztül végzik. A vállalat minden évben számos összetett és kisebb projektet indít, és folyamatosan törekszik a megvalósítás hatékonyságának növelésére. A Phytopharm Klęka struktúrájába tartozik egy projektmenedzsment iroda, amely a kezdetektől fogva projektmenedzsment szabványokat vezet be a vállalatnál, és erősíti a projektmunka kultúráját. A Phytopharm Klęka projektmenedzserei rendszeresen részt vesznek képzéseken, hogy bővítsék tudásukat és kompetenciáikat. 2021 előtt a PMO a rendelkezésre álló irodai eszközcsomagok alapján fejlesztette ki a projektmenedzsmentet támogató eszközöket. A Phytopharm Klęka azonban a megvalósított projektek évről évre folyamatosan növekvő száma és összetettsége miatt felismerte, hogy a projektek és projektportfóliók kezelését támogató professzionális rendszer bevezetésére van szükség. A vállalat egy ilyen rendszerrel szemben támasztott követelményei elsősorban a megoldás integritása és teljessége volt, azaz az, hogy rendelkezzen az egyetlen projekt kezeléséhez szükséges összes funkcióval és modullal, a rendszer felületének intuitivitása és felhasználóbarátsága, valamint az, hogy a vállalat projektportfóliójának állapotáról átlátható módon tudjon beszámolni a vezetőségnek. Az elemzés, összehasonlítás és tesztelés eredményeként a választás a FlexiProject rendszerre esett.

Erős projektmenedzsment-kultúra kialakítása a FlexiProject projekt- és portfóliómenedzsment szoftver segítségével

A rendszer bevezetése a felhasználók képzésével együtt zökkenőmentesen zajlott 2021 első felében. A Phytopharm Klęka a projektcsapatok jelenleg a FlexiProject rendszert használják a projekttervezéshez és -végrehajtáshoz. A folyamatos és szisztematikus fejlesztés módszertana alapján a FlexiProject rendszert fokozatosan egyre többen használják. Ahol ez üzleti szempontból ésszerű, ott a projektsablonokat az ismétlődő jellegű projektek végrehajtásának szabványosítása érdekében hozzák létre. A felhasználói felület nagyfokú átláthatóságának és intuitivitásának köszönhetően az alkalmazottak egyre szívesebben használják a rendszert, és ma már a felhasználók széles köre használja napi szinten a vállalaton belül. A FlexiProject jelentősen javította a szervezeten belüli projektek aktuális állapotáról a projektmenedzsment iroda által a vállalat vezetősége felé történő jelentéstételt. A különböző típusú jelentések kényelmes elkészítésének lehetősége közvetlenül a programban, valamint az automatikus projektáttekintés funkciója nagy segítséget jelent. Az automatikus projektértékeléseket a projektvezetők, a projektmenedzsment iroda és a vállalat igazgatótanácsának tagjai rendszeres találkozóin használják. A FlexiProject szoftver használatával a vállalat stratégiai céljait projektjeihez köti, hogy a vállalati stratégia megvalósítása során nagyfokú hatékonyságot érjen el. A stratégiai projektmenedzsmentet a hatékony projektportfólió-menedzsment is támogatja. A folyamatos fejlesztés filozófiáját alkalmazva a Phytopharm Klęka folyamatosan fejlődik, növeli a projektmenedzsment hatékonyságát és erősíti a „projektkultúrát” a FlexiProject használata során. A FlexiProject ezzel szemben arra törekszik, hogy megértse a Phytopharm Klęka felmerülő problémáit és igényeit a projektmenedzsment terén, és válaszul pragmatikus megoldásokat tervez a rendszerben, és szisztematikusan megvalósítja azokat.