Mise en œuvre réussie de FlexiProject chez Enbio

🏢 À propos d’Enbio

Enbio est un fabricant d’autoclaves médicaux qui allie l’innovation au design suisse. L’entreprise fait partie d’un groupe mondial de capitaux dont le chiffre d’affaires annuel dépasse les 200 millions d’euros.
L’ADN d’Enbio provient de plus de 30 ans d’expérience en biotechnologie, où la qualité de stérilisation la plus élevée et la précision d’exécution sont essentielles. Les produits sont conçus de A à Z par une équipe interne d’ingénieurs et de concepteurs, fabriqués dans l’Union européenne et distribués dans le monde entier – en Europe, en Amérique du Nord, au Moyen-Orient, en Asie et dans la région du Pacifique. Les valeurs fondamentales de l’entreprise sont la simplicité, la conception centrée sur l’homme et la perfection technique.

📊 Défi

Avant la mise en œuvre de FlexiProject, la gestion de projet chez Enbio était décentralisée et non structurée. Les projets étaient menés par des managers et des ingénieurs sans méthodologie dédiée à la gestion centralisée des projets. Les documents étaient stockés dans SharePoint et la communication se faisait par e-mail et Teams. Ce modèle ne permettait pas de suivre efficacement l’historique des décisions et de se référer facilement à des accords antérieurs. L’établissement d’un lien entre les tâches et la communication était problématique, ce qui entraînait la perte d’informations précieuses. Le département R&D a été le premier à signaler la nécessité d’un soutien basé sur un système.

🚀 Solution

Enbio avait besoin d’un outil prêt à l’emploi, sans programmation longue et coûteuse. FlexiProject offrait un riche ensemble de fonctionnalités intégrées, une mise en œuvre rapide et une souplesse d’adaptation aux spécificités des projets de R&D technique. Dans son travail quotidien, l’équipe utilise plusieurs domaines essentiels du système. Les fiches de projet sont devenues la source unique de vérité pour chaque décision importante et chaque étape du projet. Les décisions sont prises en utilisant des chemins de décision créés directement dans le système. Les modèles de projet ont permis de standardiser les tâches répétitives telles que les vérifications, la documentation ou les rapports sur l’état d’avancement des travaux, tout en permettant une adaptation souple aux exigences techniques uniques de chaque projet grâce à l’ajout rapide de tâches ou à l’attribution de responsabilités.

Le système prend également en charge la planification et la gestion de portefeuilles de projets, ce qui permet de planifier les échéances et de contrôler les portefeuilles en un seul endroit. La communication contextuelle au sein de tâches spécifiques, soutenue par des notifications par courrier électronique et un accès facile à l’historique des conversations, a largement remplacé la communication par courrier électronique. Les fonctions de reporting et l’historique complet des projets disponible à la demande ont considérablement simplifié la préparation des documents destinés au conseil d’administration et l’exécution des audits.

🏆 Résultats

La mise en œuvre de FlexiProject a considérablement rationalisé les flux de travail chez Enbio. La centralisation de la documentation par le biais de fiches de projet et l’utilisation de modèles ont assuré la cohérence et la reproductibilité des activités. La communication est devenue structurée et l’accès instantané aux données historiques a permis de se référer facilement aux dispositions et décisions antérieures.

Le système s’est avéré particulièrement précieux lors des audits, confirmant l’exactitude de la gestion du projet et facilitant grandement la préparation de la documentation requise. FlexiProject est devenu un outil de travail quotidien pour l’équipe d’ingénieurs et une base pour le renforcement de la maturité des projets au sein de l’organisation.

✨ Conclusions

La mise en œuvre de FlexiProject a été reconnue comme une étape clé dans la professionnalisation de la gestion de projet chez Enbio. L’entreprise apprécie particulièrement la flexibilité du système, qui permet de l’adapter aux besoins opérationnels réels. Une mise en œuvre rapide a été possible grâce à des fonctionnalités prêtes à l’emploi qui n’ont pas nécessité de programmation supplémentaire.

Enbio prévoit d’étendre progressivement le champ d’application de FlexiProject au fur et à mesure de l’évolution de l’organisation et de ses processus. Le système n’a pas seulement permis de relever des défis opérationnels spécifiques, il est également devenu un élément important soutenant une culture fondée sur la transparence, la normalisation et l’excellence technique.