Implementarea cu succes a FlexiProject la Enbio

🏢 Despre Enbio

Enbio este un producător de autoclave medicale care combină inovația cu designul elvețian. Compania face parte dintr-un grup de capital global cu o cifră de afaceri anuală de peste 200 de milioane de euro.
ADN-ul Enbio provine din peste 30 de ani de experiență în biotehnologie, unde calitatea maximă a sterilizării și precizia execuției sunt esențiale. Produsele sunt proiectate de la zero de o echipă internă de ingineri și designeri, fabricate în Uniunea Europeană și distribuite în întreaga lume – în Europa, America de Nord, Orientul Mijlociu, Asia și regiunea Pacificului. Valorile de bază ale companiei sunt simplitatea, designul centrat pe om și perfecțiunea tehnică.

📊 Provocare

Înainte de implementarea FlexiProject, managementul proiectelor la Enbio era descentralizat și nestructurat. Proiectele erau conduse de manageri și ingineri fără o metodologie dedicată pentru gestionarea centralizată a proiectelor. Documentele erau stocate în SharePoint, iar comunicarea avea loc prin e-mail și Teams. Acest model a făcut imposibilă urmărirea eficientă a istoricului deciziilor și raportarea cu ușurință la aranjamentele anterioare. Corelarea sarcinilor cu comunicarea a fost problematică, ducând la pierderea de informații valoroase. Departamentul de cercetare și dezvoltare a fost primul care a raportat necesitatea unui suport bazat pe sistem.

🚀 Soluție

Enbio avea nevoie de un instrument gata de utilizare, fără o programare costisitoare și consumatoare de timp. FlexiProject a oferit un set bogat de funcționalități integrate, implementare rapidă și flexibilitate în adaptarea la specificul proiectelor tehnice de cercetare și dezvoltare. În activitatea de zi cu zi, echipa utilizează mai multe domenii de bază ale sistemului. Fișele de proiect au devenit sursa unică de adevăr pentru fiecare decizie semnificativă și etapă a proiectului. Deciziile sunt luate folosind căi decizionale create direct în sistem. Șabloanele de proiect au permis standardizarea sarcinilor repetitive, cum ar fi verificările, documentația sau rapoartele privind progresul lucrărilor, permițând în același timp personalizarea flexibilă la cerințele tehnice unice ale fiecărui proiect prin adăugarea rapidă de sarcini sau atribuirea de responsabilități.

Sistemul suportă, de asemenea, programarea și gestionarea portofoliului de proiecte, permițând planificarea termenelor limită și controlul portofoliului într-un singur loc. Comunicarea bazată pe context în cadrul unor sarcini specifice, susținută de notificări prin e-mail și acces ușor la istoricul conversațiilor, a înlocuit în mare măsură comunicarea prin e-mail. Funcțiile de raportare și istoricul complet al proiectului disponibil la cerere au simplificat semnificativ pregătirea materialelor pentru Consiliul de administrație și executarea auditurilor.

🏆 Rezultate

Punerea în aplicare a FlexiProject a simplificat în mod semnificativ fluxurile de lucru la Enbio. Centralizarea documentației prin intermediul fișelor de proiect și utilizarea de șabloane au asigurat coerența și repetabilitatea activităților. Comunicarea a devenit structurată, iar accesul instantaneu la datele istorice a permis referirea ușoară la aranjamentele și deciziile anterioare.

Sistemul s-a dovedit deosebit de valoros în timpul auditurilor, confirmând corectitudinea gestionării proiectelor și facilitând foarte mult pregătirea documentației necesare. FlexiProject a devenit un instrument de lucru zilnic pentru echipa de ingineri și o bază pentru dezvoltarea în continuare a maturității proiectelor în cadrul organizației.

✨ Concluzii

Implementarea FlexiProject a fost recunoscută ca un pas esențial în profesionalizarea managementului de proiect la Enbio. Compania apreciază în mod deosebit flexibilitatea sistemului, care permite adaptarea acestuia la nevoile operaționale reale. Implementarea rapidă a fost posibilă datorită funcționalităților gata făcute care nu au necesitat programare suplimentară.

Enbio intenționează să extindă treptat domeniul de utilizare a FlexiProject pe măsură ce organizația și procesele sale evoluează. Sistemul nu numai că a abordat provocări operaționale specifice, dar a devenit și un element important care susține o cultură bazată pe transparență, standardizare și excelență tehnică.