Mise en œuvre du système FlexiProject chez GLS Poland

A propos de GLS

GLS Poland est l’un des principaux fournisseurs de services de transport en Pologne, dont l’objectif est d’offrir la meilleure qualité possible. L’entreprise fait partie d’un groupe international d’entreprises. 50 agences permettent à GLS Poland d’être proche des expéditeurs et des destinataires dans tout le pays. Le réseau bien organisé permet une livraison rapide et efficace des colis, généralement le jour ouvrable suivant. Les envois express nationaux sont garantis pour être livrés le jour ouvrable suivant avant 12h00 ou avant 10h00 (services supplémentaires sur demande), y compris les livraisons le samedi.

Un centre de tri situé à Strykow, près de Lodz, sert de point de transbordement international. Grâce à lui, le réseau polonais est connecté au réseau paneuropéen – des expéditions quotidiennes sont organisées vers des pays de toute l’Europe. Tous les processus logistiques sont réalisés conformément aux normes GLS, ce qui garantit une qualité élevée.

Contexte de mise en œuvre

Le développement dynamique de GLS au cours des dernières années est lié à la forte augmentation de la demande du marché pour une livraison efficace des colis. Pour être compétitive sur le marché, l’entreprise a mis en œuvre de plus en plus de projets organisationnels et techniques en y consacrant de plus en plus de ressources précieuses. En élaborant des processus et des normes et en construisant une culture de gestion de projet, GLS a conçu divers types d’outils ou de documents simples pour gérer les projets de mieux en mieux. Cependant, le nombre croissant de projets a contraint à rechercher des moyens d’accroître l’efficacité, et il est apparu clairement que sans un logiciel professionnel de gestion de projets et de portefeuilles, cela ne serait pas pleinement possible. Les exigences d’un tel logiciel ont été consignées par écrit et, après avoir analysé plusieurs des meilleures solutions disponibles sur le marché, le logiciel FlexiProject a été sélectionné. Le choix de FlexiProject a été déterminé principalement par l’intuitivité de l’outil, son exhaustivité et la haute qualité du service fourni par FlexiProject. GLS avait besoin d’un outil permettant de s’assurer que tout était regroupé en un seul endroit et que l’information était facilement accessible.

Déroulement de la mise en œuvre et avantages obtenus

La mise en œuvre de l’outil s’est déroulée sans heurts, principalement grâce au personnel du bureau de gestion de projet. Il est rapidement apparu qu’une formation intensive n’était pas nécessaire pour pouvoir utiliser efficacement les différentes fonctions du système. Le soutien du conseil d’administration de l’entreprise s’est également avéré important. Le PMO a travaillé individuellement avec chaque chef de projet (c’est ainsi que le rôle du chef de projet est défini dans GLS), en les aidant à bien comprendre le fonctionnement du logiciel et en s’assurant qu’ils étaient à l’aise avec le travail indépendant ultérieur.

Aujourd’hui, pratiquement tous les projets sont mis en œuvre à l’aide du logiciel FlexiProject, même si Jira est utilisé en parallèle dans les projets informatiques. FlexiProject permet une gestion stratégique des projets, ce que Jira n’offre pas. GLS a construit plusieurs portefeuilles de projets dans FlexiProject qui répondent aux différents objectifs stratégiques que l’entreprise souhaite atteindre. Dans le programme, les équipes de projet utilisent principalement les fonctionnalités de la charte de projet, du calendrier, du diagramme de Gantt, des risques et des produits livrables. Lors du lancement d’un nouveau projet, les risques liés à des projets historiques similaires sont signalés dans le système, l’objectif étant de tendre vers toujours plus d’excellence. Parallèlement, le bureau de gestion des projets coordonne les projets, élabore des modèles de projets, utilise le module de rapports, conçoit des voies d’approbation et organise des examens réguliers des projets. Des examens réguliers des projets par les chefs de projet et les sponsors des projets sont effectués à l’aide du module d’examen automatisé des projets. Après chaque examen, le format d’examen est archivé et aucune autre modification n’est possible, ce qui permet d’y revenir facilement, même après plusieurs mois, puisqu’il est aisément accessible dans le système. FlexiProject est également utilisé pour présenter l’état d’avancement des projets au niveau du groupe international. GLS développe systématiquement son bureau de gestion de projet et renforce sa culture organisationnelle. Cela signifie également une utilisation accrue de la gamme de fonctionnalités disponibles dans FlexiProject. À cet égard, l’entreprise a opté pour une philosophie d' »amélioration continue », qui fonctionne parfaitement.