Éxito de la implantación de FlexiProject en Enbio

🏢 Acerca de Enbio

Enbio es un fabricante de autoclaves médicos que combina la innovación con el diseño suizo. La empresa forma parte de un grupo de capital mundial con una facturación anual superior a 200 millones de euros.
El ADN de Enbio procede de más de 30 años de experiencia en biotecnología, donde son esenciales la máxima calidad de esterilización y la precisión de ejecución. Los productos son diseñados desde cero por un equipo interno de ingenieros y diseñadores, fabricados en la Unión Europea y distribuidos por todo el mundo: en Europa, Norteamérica, Oriente Medio, Asia y la región del Pacífico. Los valores fundamentales de la empresa son la sencillez, el diseño centrado en el ser humano y la perfección técnica.

📊 Desafío

Antes de implantar FlexiProject, la gestión de proyectos en Enbio estaba descentralizada y desestructurada. Los proyectos eran dirigidos por gestores e ingenieros sin una metodología específica para la gestión centralizada de proyectos. Los documentos se almacenaban en SharePoint, y la comunicación se realizaba por correo electrónico y Teams. Este modelo hacía imposible realizar un seguimiento eficaz del historial de decisiones y remitirse fácilmente a acuerdos anteriores. Vincular las tareas con la comunicación era problemático, lo que provocaba la pérdida de información valiosa. El departamento de I+D fue el primero en informar de la necesidad de un soporte basado en sistemas.

🚀 Solución

Enbio necesitaba una herramienta lista para usar, sin necesidad de una programación larga y costosa. FlexiProject ofrecía un rico conjunto de funcionalidades incorporadas, una rápida implantación y flexibilidad para adaptarse a las especificidades de los proyectos técnicos de I+D. En el trabajo diario, el equipo utiliza varias áreas centrales del sistema. Las fichas de proyecto se convirtieron en la única fuente de verdad para cada decisión importante y etapa del proyecto. Las decisiones se toman utilizando rutas de decisión creadas directamente en el sistema. Las plantillas de proyecto permitieron estandarizar las tareas repetitivas, como las verificaciones, la documentación o los informes de progreso del trabajo, al tiempo que permitían una personalización flexible a los requisitos técnicos únicos de cada proyecto mediante rápidas adiciones de tareas o asignaciones de responsabilidades.

El sistema también admite la programación y la gestión de la cartera de proyectos, lo que permite planificar los plazos y controlar la cartera en un solo lugar. La comunicación basada en el contexto dentro de tareas específicas, respaldada por notificaciones por correo electrónico y fácil acceso al historial de conversaciones, sustituyó en gran medida la comunicación por correo electrónico. Las funciones de elaboración de informes y el historial completo de proyectos disponible bajo demanda simplificaron considerablemente la preparación de materiales para el Consejo de Administración y la ejecución de auditorías.

🏆 Resultados

La implantación de FlexiProject agilizó considerablemente los flujos de trabajo en Enbio. La centralización de la documentación mediante fichas de proyecto y el uso de plantillas garantizaron la coherencia y repetibilidad de las actividades. La comunicación se estructuró, y el acceso instantáneo a los datos históricos permitió consultar fácilmente acuerdos y decisiones anteriores.

El sistema resultó especialmente valioso durante las auditorías, confirmando la corrección de la gestión del proyecto y facilitando enormemente la preparación de la documentación requerida. FlexiProject se ha convertido en una herramienta de trabajo diaria para el equipo de ingeniería y en una base para seguir construyendo la madurez de los proyectos dentro de la organización.

✨ Conclusiones

La implantación de FlexiProject fue reconocida como un paso clave en la profesionalización de la gestión de proyectos en Enbio. La empresa valora especialmente la flexibilidad del sistema, que permite adaptarlo a las necesidades operativas reales. La rápida implantación fue posible gracias a las funcionalidades ya preparadas que no requerían programación adicional.

Enbio tiene previsto ampliar gradualmente el alcance del uso de FlexiProject a medida que evolucionen la organización y sus procesos. El sistema no sólo abordó retos operativos específicos, sino que también se convirtió en un elemento importante de apoyo a una cultura basada en la transparencia, la normalización y la excelencia técnica.