Úspěšná implementace FlexiProject ve společnosti Enbio

🏢 O společnosti Enbio

Enbio je výrobce lékařských autoklávů, který kombinuje inovace se švýcarským designem. Společnost je součástí globální kapitálové skupiny s ročním obratem přesahujícím 200 milionů eur.
DNA společnosti Enbio vychází z více než 30 let zkušeností v oblasti biotechnologií, kde je zásadní nejvyšší kvalita sterilizace a přesnost provedení. Výrobky jsou od základu navrhovány interním týmem inženýrů a designérů, vyráběny v Evropské unii a distribuovány po celém světě – v Evropě, Severní Americe, na Středním východě, v Asii a v pacifické oblasti. Základními hodnotami společnosti jsou jednoduchost, design zaměřený na člověka a technická dokonalost.

📊 Výzva

Před zavedením FlexiProject bylo řízení projektů ve společnosti Enbio decentralizované a nestrukturované. Projekty vedli manažeři a inženýři bez specializované metodiky pro centralizované řízení projektů. Dokumenty byly ukládány v aplikaci SharePoint a komunikace probíhala prostřednictvím e-mailu a aplikace Teams. Tento model znemožňoval efektivně sledovat historii rozhodnutí a snadno se vracet k předchozím dohodám. Propojení úkolů s komunikací bylo problematické, což vedlo ke ztrátě cenných informací. Oddělení výzkumu a vývoje jako první nahlásilo potřebu systémové podpory.

🚀 Řešení

Společnost Enbio požadovala nástroj připravený k použití, bez časově náročného a nákladného programování. FlexiProject nabízel bohatou sadu vestavěných funkcí, rychlou implementaci a flexibilitu při přizpůsobování se specifikům technických projektů výzkumu a vývoje. Při každodenní práci tým využívá několik klíčových oblastí systému. Projektové karty se staly jediným zdrojem pravdy pro každé významné rozhodnutí a fázi projektu. Rozhodnutí jsou přijímána pomocí rozhodovacích cest vytvořených přímo v systému. Šablony projektů umožnily standardizaci opakujících se úkolů, jako jsou ověřování, dokumentace nebo zprávy o postupu prací, a zároveň umožnily flexibilní přizpůsobení jedinečným technickým požadavkům každého projektu prostřednictvím rychlého doplnění úkolů nebo přiřazení odpovědnosti.

Systém také podporuje plánování a správu portfolia projektů, což umožňuje plánování termínů a kontrolu portfolia na jednom místě. Komunikace založená na kontextu v rámci konkrétních úkolů, podporovaná e-mailovými oznámeními a snadným přístupem k historii konverzací, z velké části nahradila komunikaci prostřednictvím e-mailu. Funkce reportingu a úplná historie projektů dostupná na vyžádání výrazně zjednodušily přípravu materiálů pro správní radu a provádění auditů.

🏆 Výsledky

Implementace FlexiProject výrazně zefektivnila pracovní postupy ve společnosti Enbio. Centralizace dokumentace prostřednictvím projektových karet a používání šablon zajistilo konzistenci a opakovatelnost činností. Komunikace se stala strukturovanou a okamžitý přístup k historickým datům umožnil snadný odkaz na předchozí opatření a rozhodnutí.

Systém se osvědčil zejména při auditech, kdy potvrdil správnost řízení projektu a výrazně usnadnil přípravu požadované dokumentace. Systém FlexiProject se stal každodenním pracovním nástrojem inženýrského týmu a základem pro další budování projektové vyspělosti v rámci organizace.

✨ Závěry

Zavedení FlexiProject bylo uznáno jako klíčový krok v profesionalizaci projektového řízení ve společnosti Enbio. Společnost oceňuje zejména flexibilitu systému, která umožňuje jeho přizpůsobení reálným provozním potřebám. Rychlá implementace byla možná díky připraveným funkcím, které nevyžadovaly dodatečné programování.

Společnost Enbio plánuje postupně rozšiřovat rozsah používání FlexiProject tak, jak se bude vyvíjet organizace a její procesy. Systém nejenže řešil konkrétní provozní problémy, ale stal se také důležitým prvkem podporujícím kulturu založenou na transparentnosti, standardizaci a technické dokonalosti.