Pomyślne wdrożenie FlexiProject w Enbio

🏢 O firmie Enbio

Enbio to producent autoklawów medycznych łączących innowacyjność ze szwajcarskim designem. Firma jest częścią globalnej grupy kapitałowej o obrotach przekraczających 200 mln euro rocznie.

DNA Enbio wywodzi się z ponad 30-letniego doświadczenia w biotechnologii, gdzie najwyższa jakość sterylizacji i precyzja wykonania są kluczowe. Produkty projektowane są od podstaw przez wewnętrzny zespół inżynierów i designerów, wytwarzane w Unii Europejskiej i dystrybuowane globalnie – w Europie, Ameryce Północnej, na Bliskim Wschodzie, w Azji i regionie Pacyfiku. Podstawowe wartości firmy to prostota, Human-centered Design i techniczna perfekcja.

📊 Wyzwanie

Przed wdrożeniem FlexiProject zarządzanie projektami w Enbio było rozproszone i nieustrukturyzowane. Projekty prowadzone były przez menedżerów i inżynierów, bez dedykowanej metodologii w zakresie scentralizowanego zarządzania projektami. Dokumenty przechowywano w SharePoint, a komunikacja odbywała się przez email i Teams. Taki model uniemożliwiał efektywne śledzenie historii decyzji i łatwe wracanie do wcześniejszych ustaleń. Linkowanie zadań z komunikacją było problematyczne, co prowadziło do utraty cennych informacji. Dział R&D jako pierwszy zgłosił potrzebę systemowego wsparcia.

🚀 Rozwiązanie

Enbio potrzebowało narzędzia gotowego do użycia, bez czasochłonnego i kosztownego programowania. FlexiProject oferował bogaty zestaw gotowych funkcjonalności, szybkie wdrożenie i elastyczność w dostosowywaniu do specyfiki technicznych projektów R&D.

W codziennej pracy zespół wykorzystuje kilka kluczowych obszarów systemu. Karty projektów stały się jednym centralnym źródłem prawdy dla każdej znaczącej decyzji i etapu projektu. Decyzje są podejmowane z wykorzystaniem ścieżek decyzyjnych budowanych bezpośrednio w systemie. Szablony projektowe pozwoliły na standaryzację powtarzalnych zadań w ramach projektów, takich jak weryfikacje, dokumentacje czy raporty z przebiegu prac, przy jednoczesnej możliwości elastycznego dostosowywania ich do unikalnych wymagań technicznych każdego projektu poprzez szybkie dodawanie zadań czy przypisywanie odpowiedzialności.

System wspiera również harmonogramowanie i zarządzanie portfelami projektowymi, co umożliwia planowanie terminów i kontrolowanie całego portfolio w jednym miejscu. Komunikacja w kontekście konkretnych zadań, z powiadomieniami mailowymi i łatwym dostępem do historii rozmów, zastąpiła w dużej mierze mailową komunikację. Funkcje raportowania i pełna historia projektu dostępna od ręki znacząco ułatwiły przygotowanie materiałów dla Zarządu i przeprowadzanie audytów.

🏆 Rezultaty i korzyści

Wdrożenie FlexiProject znacząco wpłynęło na usystematyzowanie pracy w Enbio. Centralizacja dokumentacji poprzez karty projektów i wykorzystanie szablonów zapewniły spójność i powtarzalność działań. Komunikacja stała się uporządkowana. Natychmiastowy wgląd historyczny umożliwił łatwy powrót do wcześniejszych ustaleń i uzasadnień.

System szczególnie sprawdził się podczas audytów, potwierdzając prawidłowość zarządzania projektami i znacząco ułatwiając przygotowanie wymaganej dokumentacji. FlexiProject stał się codziennym narzędziem pracy zespołu inżynierów i fundamentem do dalszego budowania dojrzałości projektowej w organizacji.

✨ Wnioski

Wdrożenie FlexiProject zostało uznane za kluczowy krok w profesjonalizacji zarządzania projektami w Enbio. Firma najbardziej docenia elastyczność systemu, który pozwala korzystać z niego w sposób dopasowany do rzeczywistych potrzeb. Szybkie wdrożenie było możliwe dzięki gotowym funkcjonalnościom, które nie wymagały dodatkowego programowania.

Enbio planuje stopniowe rozszerzanie zakresu wykorzystania FlexiProject w miarę rozwoju organizacji i jej procesów. System nie tylko rozwiązał konkretne wyzwania operacyjne, ale także stał się ważnym elementem wspierającym kulturę opartą na transparentności, standaryzacji i technicznej doskonałości.