Erfolgreiche Einführung von FlexiProject bei Enbio

🏢 Über Enbio

Enbio ist ein Hersteller von medizinischen Autoklaven, der Innovation mit Schweizer Design verbindet. Das Unternehmen ist Teil einer globalen Kapitalgruppe mit einem Jahresumsatz von über 200 Millionen Euro.
Die DNA von Enbio stammt aus über 30 Jahren Erfahrung in der Biotechnologie, wo höchste Sterilisationsqualität und Präzision in der Ausführung unerlässlich sind. Die Produkte werden von Grund auf von einem internen Team von Ingenieuren und Designern entworfen, in der Europäischen Union hergestellt und weltweit vertrieben – in Europa, Nordamerika, dem Nahen Osten, Asien und dem Pazifikraum. Die Kernwerte des Unternehmens sind Einfachheit, auf den Menschen ausgerichtetes Design und technische Perfektion.

📊 Herausforderung

Vor der Einführung von FlexiProject war das Projektmanagement bei Enbio dezentralisiert und unstrukturiert. Die Projekte wurden von Managern und Ingenieuren geleitet, ohne dass es eine spezielle Methodik für ein zentrales Projektmanagement gab. Dokumente wurden in SharePoint gespeichert, und die Kommunikation erfolgte über E-Mail und Teams. Dieses Modell machte es unmöglich, die Entscheidungshistorie effizient zu verfolgen und leicht auf frühere Absprachen zurückzugreifen. Die Verknüpfung von Aufgaben und Kommunikation war problematisch und führte zum Verlust wertvoller Informationen. Die F&E-Abteilung war die erste, die den Bedarf an einer systemgestützten Unterstützung meldete.

🚀 Lösung

Enbio benötigte ein sofort einsatzbereites Tool, ohne zeit- und kostenaufwendige Programmierung. FlexiProject bot eine Vielzahl integrierter Funktionen, eine schnelle Implementierung und Flexibilität bei der Anpassung an die Besonderheiten von technischen F&E-Projekten. Bei der täglichen Arbeit nutzt das Team mehrere Kernbereiche des Systems. Projektkarten wurden zur einzigen Quelle der Wahrheit für jede wichtige Entscheidung und jede Projektphase. Entscheidungen werden anhand von direkt im System erstellten Entscheidungspfaden getroffen. Projektvorlagen ermöglichten die Standardisierung sich wiederholender Aufgaben wie Überprüfungen, Dokumentation oder Arbeitsfortschrittsberichte, während sie gleichzeitig eine flexible Anpassung an die einzigartigen technischen Anforderungen jedes Projekts durch schnelle Aufgabenergänzungen oder Verantwortungszuweisungen erlaubten.

Das System unterstützt auch die Terminplanung und das Projektportfoliomanagement und ermöglicht so die Terminplanung und Portfoliokontrolle an einem Ort. Die kontextbasierte Kommunikation innerhalb bestimmter Aufgaben, unterstützt durch E-Mail-Benachrichtigungen und einfachen Zugriff auf den Gesprächsverlauf, hat die Kommunikation per E-Mail weitgehend ersetzt. Berichtsfunktionen und eine vollständige Projekthistorie, die bei Bedarf zur Verfügung steht, haben die Vorbereitung von Unterlagen für den Vorstand und die Durchführung von Audits erheblich vereinfacht.

🏆 Ergebnisse

Durch die Einführung von FlexiProject wurden die Arbeitsabläufe bei Enbio erheblich gestrafft. Die Zentralisierung der Dokumentation durch Projektkarten und die Verwendung von Vorlagen sorgten für Konsistenz und Wiederholbarkeit der Aktivitäten. Die Kommunikation wurde strukturiert, und der sofortige Zugriff auf historische Daten ermöglichte einen einfachen Rückgriff auf frühere Absprachen und Entscheidungen.

Das System erwies sich bei Audits als besonders wertvoll, da es die Korrektheit des Projektmanagements bestätigte und die Erstellung der erforderlichen Dokumentation erheblich erleichterte. FlexiProject ist zu einem täglichen Arbeitsinstrument für das Ingenieurteam und zu einer Grundlage für den weiteren Ausbau der Projektreife innerhalb des Unternehmens geworden.

✨ Schlussfolgerungen

Die Einführung von FlexiProject wurde als ein wichtiger Schritt zur Professionalisierung des Projektmanagements bei Enbio erkannt. Das Unternehmen schätzt vor allem die Flexibilität des Systems, die es erlaubt, es an die tatsächlichen betrieblichen Anforderungen anzupassen. Die schnelle Implementierung war dank der vorgefertigten Funktionalitäten möglich, die keine zusätzliche Programmierung erforderten.

Enbio plant, die Nutzung von FlexiProject schrittweise zu erweitern, wenn sich das Unternehmen und seine Prozesse weiterentwickeln. Das System wurde nicht nur zur Lösung spezifischer betrieblicher Herausforderungen eingesetzt, sondern auch als wichtiges Element zur Unterstützung einer Kultur, die auf Transparenz, Standardisierung und technischer Exzellenz basiert.