Depuis plus de 32 ans, le groupe SMAY fournit des solutions innovantes et complètes en matière de ventilation et de protection contre l’incendie. Il crée certaines des meilleures solutions de ventilation. Le groupe SMAY n’est pas seulement un fabricant, mais aussi un expert en solutions de ventilation. Elle se concentre sur un développement continu et systématique, impliquant la mise en œuvre de produits, de technologies et de processus de production innovants. Elle investit continuellement dans le développement de ses employés, dans sa propre réflexion technologique et dans ses installations de production. À ce jour, les produits et services de SMAY ont bénéficié à plus de 15 000 clients dans plus de 34 pays à travers le monde. La société dispose de nouvelles installations de production et d’entreposage à Podlęż, près de Cracovie. Elle dispose également d’un parc de machines moderne, qui est synchronisé avec le système de commande et le service clientèle automatisé.

Contexte de mise en œuvre

Avant la décision de mettre en place un logiciel professionnel de gestion de projets et de portefeuilles, SMAY disposait des normes de gestion de projets décrites, mais travaillait sur des outils distribués de MS Office. Cette situation a entraîné un certain nombre de problèmes de communication et n’a pas permis de planifier et de gérer efficacement des projets multiples. L’entreprise a soigneusement analysé plusieurs solutions disponibles sur le marché et a décidé de choisir le logiciel FlexiProject.

Déroulement de la mise en œuvre

La mise en œuvre du logiciel s’est faite en plusieurs étapes et s’est déroulée de manière extrêmement fluide. L’intuitivité et la facilité d’utilisation de FlexiProject, malgré le fait qu’il s’agisse d’un outil assez complexe, ont certainement aidé à surmonter la résistance initiale des employés face à la nécessité d’utiliser « un autre système » dans l’organisation. Dans un premier temps, les utilisateurs ont eu l’occasion de se familiariser avec le système sur une version test, puis, avec l’aide du coordinateur de projet, ils ont commencé à entrer leurs propres projets dans le système. Actuellement, FlexiProject est utilisé par les départements : Développement de produits, Recherche et analyse et Gestion. L’entreprise utilise un large éventail de fonctionnalités disponibles dans le système, à savoir : la charte du projet, les calendriers avec diagramme de Gantt, le budget, les risques du projet, les produits livrables, les demandes de modification du plan du projet, les portefeuilles de projets, les voies d’approbation, etc. SMAY utilise aussi régulièrement la fonction pour créer une demande de modification lorsque les hypothèses changent et que le plan du projet doit être adapté aux nouvelles réalités. Ces changements sont entièrement contrôlés et reçoivent toujours l’approbation de la direction de l’entreprise. À l’aide du système, des projets de développement/modernisation, de recherche et autres sont mis en œuvre – ces projets sont de plus en plus nombreux à SMAY chaque année.

Avantages de la mise en œuvre du système FlexiProject

La mise en œuvre du système FlexiProject chez SMAY a permis à l’entreprise d’atteindre un nouveau niveau d’efficacité en matière de gestion de projet. La communication s’est améliorée, la transparence et l’accessibilité des informations sur l’état d’avancement de chaque projet se sont améliorées, et l’on peut immédiatement voir où se situent les risques et où la direction ou le conseil d’administration de l’entreprise doit réagir. Le fait que le système soit facilement utilisé par les employés et qu’ils en perçoivent la valeur ajoutée dans l’organisation est également une réussite.