Il successo dell'implementazione di FlexiProject in Enbio

🏢 Informazioni su Enbio

Enbio è un’azienda produttrice di autoclavi mediche che unisce l’innovazione al design svizzero. L’azienda fa parte di un gruppo di capitale globale con un fatturato annuo superiore ai 200 milioni di euro.
Il DNA di Enbio deriva da oltre 30 anni di esperienza nel settore delle biotecnologie, dove la massima qualità di sterilizzazione e la precisione di esecuzione sono essenziali. I prodotti sono progettati da zero da un team interno di ingegneri e designer, prodotti nell’Unione Europea e distribuiti in tutto il mondo, in Europa, Nord America, Medio Oriente, Asia e Pacifico. I valori fondamentali dell’azienda sono la semplicità, il design incentrato sull’uomo e la perfezione tecnica.

📊 Sfida

Prima di implementare FlexiProject, la gestione dei progetti in Enbio era decentralizzata e non strutturata. I progetti erano guidati da manager e ingegneri senza una metodologia dedicata per la gestione centralizzata dei progetti. I documenti venivano archiviati in SharePoint e la comunicazione avveniva tramite e-mail e Teams. Questo modello rendeva impossibile tracciare in modo efficiente la cronologia delle decisioni e fare facilmente riferimento agli accordi precedenti. Collegare le attività con le comunicazioni era problematico e portava alla perdita di informazioni preziose. Il reparto di Ricerca e Sviluppo è stato il primo a segnalare la necessità di un supporto basato sul sistema.

🚀 Soluzione

Enbio aveva bisogno di uno strumento pronto all’uso, che non richiedesse una programmazione lunga e costosa. FlexiProject offriva una ricca serie di funzionalità integrate, un’implementazione rapida e la flessibilità necessaria per adattarsi alle specificità dei progetti tecnici di R&S. Nel lavoro quotidiano, il team utilizza diverse aree principali del sistema. Le schede di progetto sono diventate l’unica fonte di verità per ogni decisione importante e per ogni fase del progetto. Le decisioni vengono prese utilizzando percorsi decisionali creati direttamente nel sistema. I modelli di progetto hanno permesso di standardizzare le attività ripetitive come le verifiche, la documentazione o i rapporti sullo stato di avanzamento dei lavori, consentendo allo stesso tempo una personalizzazione flessibile in base ai requisiti tecnici unici di ogni progetto attraverso l’aggiunta rapida di attività o l’assegnazione di responsabilità.

Il sistema supporta anche la programmazione e la gestione del portafoglio progetti, consentendo la pianificazione delle scadenze e il controllo del portafoglio in un unico luogo. La comunicazione basata sul contesto all’interno di attività specifiche, supportata da notifiche via e-mail e da un facile accesso alla cronologia delle conversazioni, ha sostituito in larga misura la comunicazione via e-mail. Le funzioni di reporting e la completa cronologia dei progetti disponibili su richiesta hanno semplificato notevolmente la preparazione dei materiali per il Consiglio di Amministrazione e l’esecuzione degli audit.

🏆 Risultati

L’implementazione di FlexiProject ha snellito in modo significativo i flussi di lavoro di Enbio. La centralizzazione della documentazione attraverso le schede di progetto e l’uso di modelli ha garantito la coerenza e la ripetibilità delle attività. La comunicazione è diventata strutturata e l’accesso istantaneo ai dati storici ha permesso di fare facilmente riferimento agli accordi e alle decisioni precedenti.

Il sistema si è rivelato particolarmente prezioso durante gli audit, confermando la correttezza della gestione del progetto e facilitando notevolmente la preparazione della documentazione richiesta. FlexiProject è diventato uno strumento di lavoro quotidiano per il team di ingegneri e una base per costruire ulteriormente la maturità dei progetti all’interno dell’organizzazione.

✨ Conclusioni

L’implementazione di FlexiProject è stata riconosciuta come un passo fondamentale nella professionalizzazione della gestione dei progetti in Enbio. L’azienda apprezza particolarmente la flessibilità del sistema, che consente di adattarlo alle reali esigenze operative. L’implementazione rapida è stata possibile grazie a funzionalità già pronte che non hanno richiesto una programmazione aggiuntiva.

Enbio prevede di espandere gradualmente l’ambito di utilizzo di FlexiProject con l’evolversi dell’organizzazione e dei suoi processi. Il sistema non solo ha affrontato specifiche sfide operative, ma è diventato anche un importante elemento a sostegno di una cultura basata sulla trasparenza, sulla standardizzazione e sull’eccellenza tecnica.