Relatórios de gestão eficazes: transformar dados em decisões atempadas

O que é um relatório de gestão?

O relatório de gestão é o processo pelo qual os relatórios necessários são concebidos e depois entregues aos intervenientes no projeto. Como já referimos anteriormente, referimo-nos tanto a relatórios regulares como a relatórios ad-hoc preparados por ordem expressa de qualquer parte interessada do projeto ou de uma carteira ou programa de projectos. A gestão de projectos tem vindo a ganhar cada vez mais prioridade nas organizações. Isto deve-se, em primeiro lugar, ao facto de a rápida realização dos objectivos estratégicos de uma empresa só ser praticamente possível através de uma elevada eficiência na gestão de projectos e, em segundo lugar, ao facto de o número de projectos estar a aumentar ano após ano. É por isso que se torna tão crucial fornecer informação aos decisores sobre o estado dos projectos em curso.

Vale a pena referir os elementos essenciais que um bom relatório de gestão de projectos deve ter:

• O relatório é legível e tem uma forma clara; pode ser apresentado tanto sob a forma de gráficos como de tabelas
• O relatório de gestão fornece de forma exaustiva as informações esperadas pelos intervenientes no projeto.
• O relatório tem uma forma que se repete de período para período, permitindo-te comparar os dados “maçãs com maçãs”.
• Os relatórios são entregues atempadamente
• O relatório é fiável e os dados nele contidos são verificados e não contêm erros
• O relatório contém dados numéricos apresentados em tabelas ou gráficos visuais, mas também caixas narrativas que explicam os dados apresentados

Inicialmente, a conceção de relatórios de gestão numa organização pode ser um processo moroso. De facto, os primeiros esboços requerem mais iterações e melhorias, mas as organizações atingem rapidamente um estado em que a forma dos relatórios se torna estável. Ainda assim, o MS Excel e o MS PowerPoint são ferramentas bastante populares para a preparação de relatórios. No entanto, cada vez mais empresas optam por implementar ferramentas dedicadas à gestão de projectos e portfólios, que podem gerar relatórios profissionais.

Objectivos do relatório de gestão numa organização

Tanto nas grandes organizações com Gabinetes de Gestão de Projectos e naquelas que implementam vários projectos em simultâneo, como nas organizações mais pequenas que realizam apenas alguns projectos-chave de cada vez, o reporte de gestão é crucial. A conclusão é que qualquer organização que implemente projectos estratégicos e operacionais deve assegurar um excelente processo de elaboração de relatórios de gestão. Para os gestores responsáveis pela execução da estratégia da empresa, que é frequentemente implementada através de projectos, o acesso contínuo a relatórios fiáveis e bem apresentados é de enorme valor.

Os principais objectivos dos relatórios de gestão na área da gestão de projectos são os seguintes

• Os gestores de projeto, as equipas de projeto e os intervenientes no projeto recebem os mesmos conhecimentos sobre os projectos, portfólios ou programas de projectos em curso na empresa
• Os gestores têm acesso a informação fiável e atempada sobre o estado dos projectos da empresa
• Com base em relatórios que incluem tanto dados históricos como previsões bem pensadas para o futuro, os gestores podem tomar as decisões necessárias rapidamente
• Apresentar aos gestores tanto o que já aconteceu como o que, com algum nível de probabilidade, ainda pode ocorrer no horizonte do projeto
• Tomar medidas corretivas quando os pressupostos iniciais do projeto se desvalorizam com o tempo e surgem novas circunstâncias difíceis de prever no início

Vale a pena que cada organização defina os seus objectivos e principais pressupostos para os relatórios de gestão e os descreva no seu procedimento de gestão de projectos. Como parte destes pressupostos, vale a pena delinear os tipos de relatórios a preparar, a sua compactação, frequência, a pessoa responsável pela sua preparação e a quem devem ser entregues.

Elementos-chave dos relatórios de gestão

O âmbito dos relatórios de gestão nas organizações varia. Isto deve-se a vários factores, os mais importantes dos quais são:

• O grau em que os projectos afectam a implementação da estratégia da empresa e as suas operações quotidianas
• A maturidade dos projectos da organização e a presença de um Gabinete de Gestão de Projectos
• Expectativas dos intervenientes no projeto
• Disponibilidade dos dados
• Disponibilidade de ferramentas informáticas avançadas
• Criatividade dos responsáveis pela elaboração dos relatórios

As informações seguintes são comuns nos relatórios de gestão de projectos:

• Desvios do calendário do projeto em relação ao plano atualmente aprovado, frequentemente visualizados num gráfico de Gantt.
• Desvios do orçamento do projeto em relação ao plano atualmente aprovado
• Principais riscos do projeto e riscos recentemente identificados
• Objectivos alcançados no período recente e objectivos a alcançar no próximo período de referência
• Comentários do Gestor de Projeto e do pessoal do Gabinete de Gestão de Projectos
• Saúde geral do projeto
• Roteiro de projectos para carteiras de projectos
• Situação financeira da carteira de projectos
• Nível de realização dos objectivos definidos para projectos individuais, carteiras ou programas de projectos
• A medida em que os projectos apoiam os objectivos estratégicos
• Progresso no cumprimento do calendário e do orçamento do projeto
• Key Performance Indicators (KPIs) do projeto, carteira de projectos ou programa de projectos
• Nível de pressão atual e futura sobre os principais recursos humanos e materiais do projeto
• Número de horas trabalhadas em projectos em comparação com as planeadas
• Estado de conclusão dos principais resultados do projeto

Vale a pena notar, no entanto, que o âmbito do relatório também depende fortemente da indústria em que a empresa opera e, consequentemente, da natureza dos projectos que implementa.

Ferramentas e tecnologias de apoio à elaboração de relatórios

É inegável que a qualidade dos relatórios de gestão depende fortemente da disponibilidade de ferramentas informáticas modernas. Existe no mercado uma vasta gama de ferramentas de TI para apoiar a gestão de projectos, a gestão de carteiras ou a execução de estratégias. Utilizando o software FlexiProject como exemplo, são apresentadas as vantagens mais importantes da utilização de uma ferramenta de TI moderna para a preparação e distribuição de relatórios de gestão:

• Facilita a criação de layouts de relatórios sem qualquer conhecimento de programação.
• Facilidade de criação de relatórios de qualquer âmbito: calendário, orçamento, riscos, estado do projeto, etc.
• Integridade da solução – uma vez introduzidos, os dados são consistentes em diferentes relatórios
• Capacidade de criar relatórios transversais que combinem informações de diferentes áreas da gestão de projectos
• Uma vez criados, os relatórios estão sempre actualizados – um utilizador que abra um relatório tem acesso aos dados actuais em qualquer altura
• A empresa pode decidir com precisão quem tem acesso a que tipo de relatórios e informações

Um exemplo de um relatório gerado em FlexiProject, relativo a marcos atrasados, é mostrado abaixo. Neste tipo de relatório, o utilizador pode facilmente decidir o âmbito da informação do relatório.

Uma solução interessante que o software FlexiProject oferece é a Revisão Automática de Projectos. Estas apoiam reuniões cíclicas dos executivos da empresa para avaliar o estado dos projectos em curso. Por exemplo, o Conselho de Administração da empresa pode decidir reunir-se durante meio dia no dia 12 de julho para discutir o estado da implementação de projectos estratégicos. Esta análise pode também incidir sobre o estado dos trabalhos relativos a novos produtos, projectos de investimento ou projectos de otimização. O próprio sistema notificará os gestores de projeto relevantes de tal reunião, e o seu papel será o de preencher um resumo de uma página sobre o estado do projeto. Neste relatório cíclico, várias tarefas serão concluídas automaticamente. Segue-se um exemplo de um relatório de uma página.

FlexiProject também lhe permite criar painéis de controlo personalizados que são parte integrante de relatórios, revisões periódicas ou portfólios de projectos. Um exemplo de um dashboard deste tipo é ilustrado abaixo.

Como elaborar um relatório de gestão? Melhores práticas

A preparação de um novo relatório de gestão deve ser efectuada em estreita colaboração entre o criador do relatório – frequentemente alguém do PMO – e as partes interessadas do relatório. É crucial compreender completamente o objetivo comercial do relatório e as decisões que podem ser tomadas com base nele. Os novos relatórios devem ser regularmente melhorados durante o seu ciclo de vida inicial. Este aperfeiçoamento deve aplicar-se tanto ao conteúdo substantivo do relatório como à sua apresentação visual. No entanto, após um certo período, uma vez atingido o formato desejado, o relatório deve manter-se coerente. É muito importante que os utilizadores recebam um relatório comparável, período após período. Isto facilita significativamente a análise e a tomada de decisões mais rápidas.

Seguem-se várias orientações fundamentais a ter em conta na elaboração de relatórios de gestão:

• Adapta os relatórios ao público – Diferentes grupos de partes interessadas exigem diferentes níveis de granularidade dos dados.
• Consistência e regularidade – Os relatórios devem ser apresentados a intervalos claramente definidos.
• Automatização de processos – A utilização de ferramentas de automatização de relatórios reduz os erros e poupa tempo.
• Visualização de dados – Gráficos, tabelas e infografias ajudam a apresentar informações importantes de uma forma acessível.

É igualmente importante notar que um relatório mais pormenorizado e com mais dados não é necessariamente um relatório melhor. Os gestores esperam relatórios que sejam relativamente fáceis de analisar e que forneçam informações essenciais que lhes permitam compreender e avaliar a situação e tomar decisões informadas.

Desafios e armadilhas nos relatórios de gestão

As organizações com um elevado nível de maturidade e cultura de gestão de projectos têm normalmente um processo bem desenvolvido e formatos normalizados para os relatórios de gestão. Os relatórios gerados periodicamente seguem uma estrutura consistente e são facilmente compreendidos pelas partes interessadas. Nestas organizações, existe um elevado nível de confiança na exatidão dos relatórios, uma vez que estes se baseiam em dados de entrada fiáveis e verificados.

A situação é diferente nas empresas que estão apenas a começar a desenvolver a sua cultura e processos de gestão de projectos. Nestas organizações, tanto o formato como o conteúdo dos relatórios mudam frequentemente. De um modo geral, estas mudanças e melhorias contínuas são um processo positivo que, com o tempo, conduz à estabilidade.

Ao conceber e melhorar o processo de elaboração de relatórios de gestão na tua organização, vale a pena ter em conta os seguintes desafios e armadilhas:

1. Informação desactualizada – Os atrasos nos relatórios podem levar a decisões incorrectas ou tardias. Por isso, ao conceber o processo de elaboração de relatórios de gestão, é aconselhável incluir relatórios diários, semanais e mensais. Bons sistemas de TI, como o FlexiProject, fornecem relatórios em tempo real que estão sempre actualizados quando acedidos – assumindo que os dados são regularmente actualizados pelos Gestores de Projeto e pelas equipas de projeto.
2. Falta de normalização – Formatos de relatório inconsistentes podem levar ao caos informativo.
3. Relatórios não alinhados com as expectativas dos destinatários – Em muitos casos, esses relatórios nem sequer são analisados e não servem de base para a tomada de decisões.
4. Relatórios demasiado pormenorizados e pouco acessíveis ao utilizador – “Mais” nem sempre significa “melhor”. Sobrecarregar as partes interessadas com informação excessiva não aumenta o valor de um relatório; muitas vezes, faz o contrário. Os relatórios devem ser intuitivos e apresentados utilizando uma combinação de formatos gráficos, narrativos e tabulares.

Relatórios de gestão na prática – Principais conclusões

Os relatórios de gestão desempenham um papel fundamental na gestão eficaz dos projectos. Relatórios bem preparados e fiáveis, distribuídos regularmente, garantem que todos os intervenientes têm a informação necessária sobre a situação do projeto na organização. Com estas informações, as decisões podem ser tomadas de forma eficiente e as acções adequadas podem ser tomadas quando necessário. A conceção do conjunto de relatórios, bem como o processo de preparação e distribuição dos mesmos, é, na maioria das vezes, da responsabilidade do PMO. As boas ferramentas de software de gestão de projectos são extremamente úteis para garantir relatórios de gestão eficazes e eficientes.