O que é um diagrama de Gantt e como é que o crias?

O diagrama de Gantt é a ferramenta de gestão de projectos mais divulgada e difundida. É difícil imaginar um projeto grande e complexo sem um. Os gestores de projectos e as equipas gostam de utilizar o diagrama de Gantt porque este mostra claramente o progresso de todo o projeto. Sem dúvida, este gráfico é uma excelente ferramenta de planeamento e controlo de projectos.

O que vais aprender com este artigo?

O que é um diagrama de Gantt e como ajuda na gestão de grandes projectos
Que dependências de tarefas podem ser apresentadas num gráfico de Gantt
Como criar um diagrama de Gantt a partir da estrutura PEP
As vantagens da utilização de software para criar diagramas de Gantt, por exemplo, FlexiProject
Como um diagrama de Gantt ajuda a otimizar os recursos e a acompanhar o progresso do projeto

O que é um diagrama de Gantt?

Um diagrama de Gantt é uma representação gráfica das tarefas e marcos a serem alcançados num projeto. Num gráfico de Gantt, para além de mostrar como todas as tarefas e marcos do projeto estão distribuídos ao longo do tempo, é precioso construir uma relação lógica entre eles. Henry Gantt desenvolveu o diagrama de Gantt como uma ferramenta de gestão de projectos no início do século XX. Estima-se que a primeira utilização do diagrama de Gantt tenha ocorrido durante a Primeira Guerra Mundial.

Atualmente, a grande maioria das equipas de projeto utiliza o diagrama de Gantt para planear e acompanhar o progresso dos projectos. É claro que estamos a falar mais de projectos maiores ou muito grandes. Atualmente, os projectos pequenos e não muito complexos são frequentemente implementados utilizando métodos ágeis e os práticos gráficos Kanban. Num diagrama de Gantt, as tarefas do projeto podem ser ligadas por quatro tipos de inter-relações. A relação mais comum é a relação fim-início. Na prática, a utilização deste tipo de realização significa que a tarefa seguinte só pode ser iniciada quando a tarefa anterior estiver concluída. Muitas vezes, o gráfico mostra o caminho crítico do projeto. O caminho crítico mostra funções sucessivas e inter-relacionadas que indicam o percurso mais rápido do projeto. O prolongamento de qualquer uma destas tarefas implica o prolongamento de todo o projeto. É mais fácil imaginar um grande projeto de infra-estruturas a ser implementado com um diagrama de Gantt.

Aplicação do diagrama de Gantt

O diagrama de Gantt tem várias aplicações práticas na gestão de projectos. Como já foi referido, é uma ferramenta utilizada na execução de projectos bastante grandes e complexos. Nestes projectos, as relações lógicas entre tarefas e marcos são essenciais. Considerar e conceber em profundidade as relações lógicas entre as tarefas do projeto é um trabalho intensivo e valioso. Partindo do princípio de que dispomos de um bom software de gestão de projectos, uma vez construídas, as relações são mantidas por esse sistema a todo o momento. A vantagem é que, se uma das tarefas desta tabela for prolongada, os prazos das tarefas relacionadas subsequentes serão actualizados automaticamente. Esta manutenção automática das relações entre as tarefas é uma excelente comodidade para a equipa do projeto em termos de organização do trabalho. Um bom programa enviará uma notificação por correio eletrónico ao proprietário da tarefa, informando-o de que pode iniciar a sua tarefa porque a anterior foi concluída. Quando as tarefas do projeto são escalonadas, é relativamente fácil planear os recursos necessários para concluir o projeto de forma eficaz. Mais uma vez, num bom programa de gestão de projectos, podes ver o diagrama de Gantt e a carga planeada dos recursos do projeto num só ecrã. As empresas industriais, comerciais e farmacêuticas utilizam o diagrama de Gantt na implementação de projectos de investimento, inovação, I&D ou otimização.

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Como criar um gráfico de Gantt?

O diagrama de Gantt é uma ferramenta parcial para apoiar o planeamento e a execução de projectos. Está intimamente relacionado com o projeto Work Breakdown Structure (WBS).

A construção do diagrama de Gantt começa, na maioria das vezes, com o desenvolvimento da EAP do projeto. A estrutura da EAP mostra as principais fases, etapas, tarefas e marcos do projeto.
Depois de desenhar a estrutura PEP, calcula a duração das várias tarefas do projeto e os prazos críticos para a sua conclusão.
Outra tarefa vital do planeamento do projeto é desenvolver relações lógicas entre os elementos da estrutura PEP.

As relações lógicas entre as tarefas resultarão num diagrama de Gantt que mostra fases, etapas, tarefas do projeto e marcos devidamente calendarizados. Verás também o caminho crítico do projeto. Um gráfico da carga de trabalho dos recursos do projeto ao longo do tempo pode ser sobreposto ao gráfico desenvolvido desta forma. Em muitos projectos, nesta fase, verificamos que existe uma carga de trabalho excessiva ou insuficiente para os recursos do projeto em unidades de tempo específicas. Utilizando as relações lógicas entre as tarefas do projeto, é possível distribuir a realização das tarefas no projeto de forma a maximizar o nível de utilização dos recursos. Vale a pena mencionar que o diagrama de Gantt também é utilizado na gestão estratégica de projectos, onde a administração pode observar simultaneamente a execução de vários projectos neste diagrama.

Ferramentas para criar gráficos de Gantt

A utilização prática do diagrama de Gantt aumentou significativamente com o aparecimento de bons programas de software para gerir projectos e carteiras de projectos. Isto facilitou substancialmente a criação de relações entre as tarefas do projeto e a sua atualização. Um programa informático de gestão de projectos que possui um gráfico de Gantt avançado é o FlexiProject. Em FlexiProject, podes estabelecer todos os tipos de relações entre tarefas num projeto de forma muito rápida e intuitiva. Uma vez construídas, as relações manterão sempre a lógica de todo o calendário do projeto. Em FlexiProject, a equipa de projeto pode analisar simultaneamente o diagrama de Gantt e o nível de carga de recursos do projeto.

Animação que mostra o processo de criação de dependências de tarefas num gráfico de Gantt em FlexiProject

O diagrama de Gantt mostra o plano do projeto, o estado atual e os desvios do calendário. Em FlexiProject, o utilizador pode apresentar o caminho crítico, as datas e a duração das tarefas individuais e dos proprietários das tarefas no diagrama de Gantt. Além disso, as tarefas no diagrama de Gantt podem ser coloridas por prioridade, responsabilidade organizacional e outros critérios. O que é particularmente útil na execução de projectos é a capacidade de mover rapidamente fases ou etapas inteiras de um projeto no tempo, preservando toda a estrutura e lógica do calendário do projeto. Em FlexiProject, o calendário e o plano do projeto podem ser observados num quadro de tarefas e num gráfico de Gantt.

Exemplo de um diagrama de Gantt

A seguinte ilustração do software de gestão de projectos e carteiras FlexiProject mostra um exemplo de um Gantt. Este exemplo refere-se ao projeto “Implementação do sistema de atendimento ao cliente”.

No lado esquerdo do gráfico, vemos a estrutura completa da EAP do projeto. No lado direito do ecrã, é apresentado o diagrama de Gantt. No gráfico, por baixo de cada tarefa do projeto, uma linha preta fina ilustra o plano atual do projeto. A barra mais grossa mostra o estado atual do projeto. Desta forma, a equipa do projeto pode ver onde estão os desvios do plano e o estado de cada tarefa em qualquer altura. O diagrama mostra claramente todas as relações entre os elementos do programa. A capacidade de observar simultaneamente o diagrama de Gantt e o diagrama de carga de recursos é benéfica para otimizar a utilização dos recursos do projeto. O diagrama de Gantt também pode apresentar o caminho crítico. Os utilizadores podem filtrar facilmente o gráfico de Gantt de acordo com os seus critérios. Podes ver facilmente todas as tarefas de projeto pendentes atribuídas a um utilizador ou departamento específico.

Desbloqueia o poder do gráfico de Gantt - experimenta nos teus próprios projectos

Um diagrama de Gantt é uma ferramenta eficiente, normalmente utilizada na gestão de projectos. Vale a pena dedicar algum tempo a desenvolver um para cada projeto complexo, construindo uma lógica completa das relações entre as tarefas do projeto. Também vale a pena desenvolver um gráfico das principais fases e etapas do projeto para projectos implementados com métodos ágeis. Um diagrama de Gantt apoiado por um programa de software adequado é uma ferramenta muito flexível e oferece muitas vantagens no planeamento e execução de projectos.