Reporting gestionale efficace: trasformare i dati in decisioni tempestive

Che cos’è il management reporting?

Il reporting gestionale è il processo attraverso il quale i report richiesti vengono elaborati e poi consegnati agli stakeholder del progetto. Come abbiamo detto in precedenza, ci riferiamo sia a rapporti regolari che a rapporti ad hoc preparati su ordine esplicito di qualsiasi stakeholder del progetto o di un portafoglio o programma di progetti. La gestione dei progetti sta acquisendo sempre più importanza nelle organizzazioni. Ciò è dovuto, in primo luogo, al fatto che la rapida realizzazione degli obiettivi strategici di un’azienda è praticamente possibile solo attraverso un’elevata efficienza nella gestione dei progetti e, in secondo luogo, al fatto che il numero di progetti aumenta di anno in anno. Per questo motivo, fornire informazioni ai responsabili delle decisioni sullo stato dei progetti in corso diventa fondamentale.

Vale la pena sottolineare gli elementi essenziali che un buon report sulla gestione del progetto dovrebbe avere:

• Il report è leggibile e ha una forma chiara; può essere presentato sia in forma grafica che tabellare.
• Il rapporto di gestione fornisce in modo completo le informazioni attese dagli stakeholder del progetto.
• Il report ha una forma ripetibile da un periodo all’altro, permettendoti di confrontare i dati “mele a mele”.
• I report vengono consegnati in tempo
• Il report è affidabile e i dati contenuti nel report sono controllati e non contengono errori.
• Il report contiene sia dati numerici presentati in forma tabellare o in grafici visivi, sia box narrativi che spiegano i dati presentati.

Inizialmente, la progettazione di report gestionali all’interno di un’organizzazione può essere un processo che richiede molto tempo. In effetti, le prime bozze richiedono ulteriori iterazioni e miglioramenti, ma le organizzazioni raggiungono rapidamente uno stato in cui la forma dei report diventa stabile. MS Excel e MS PowerPoint sono strumenti molto diffusi per la preparazione dei report. Tuttavia, sempre più aziende scelgono di implementare strumenti dedicati alla gestione di progetti e portfolio, in grado di generare report professionali.

Obiettivi del reporting gestionale in un’organizzazione

Sia nelle grandi organizzazioni che dispongono di uffici di Project Management e che implementano più progetti contemporaneamente, sia nelle organizzazioni più piccole che intraprendono solo alcuni progetti chiave alla volta, il reporting gestionale è fondamentale. In definitiva, qualsiasi organizzazione che implementa progetti strategici e operativi dovrebbe garantire un eccellente processo di reporting gestionale. Per i manager responsabili dell’esecuzione della strategia aziendale, che spesso viene attuata attraverso i progetti, l’accesso continuo a report affidabili e ben presentati è di enorme valore.

Gli obiettivi principali del reporting gestionale nell’area della gestione dei progetti sono i seguenti:

• I project manager, i team di progetto e gli stakeholder del progetto hanno la stessa conoscenza dei progetti, dei portafogli o dei programmi di progetto in corso nell’azienda.
• I manager hanno accesso a informazioni affidabili e tempestive sullo stato dei progetti dell’azienda.
• Sulla base di report che includono sia dati storici che previsioni ben ponderate per il futuro, i manager possono prendere le decisioni necessarie in modo tempestivo.
• Presentare ai manager sia ciò che è già accaduto sia ciò che, con un certo livello di probabilità, potrebbe ancora accadere nell’orizzonte del progetto.
• Adottare azioni correttive quando le ipotesi del progetto originale si svalutano nel tempo e si presentano nuove circostanze difficili da prevedere all’inizio.

È opportuno che ogni organizzazione definisca i propri obiettivi e i principali presupposti per il reporting gestionale e li descriva nella propria procedura di gestione del progetto. Nell’ambito di questi presupposti, è opportuno definire i tipi di report da preparare, la loro compattezza, la frequenza, la persona responsabile della loro preparazione e a chi devono essere consegnati.

Elementi chiave del reporting gestionale

La portata del reporting gestionale nelle organizzazioni varia. Ciò è dovuto a diversi fattori, i più importanti dei quali sono:

• Il grado di incidenza dei progetti sull’attuazione della strategia aziendale e sulle operazioni quotidiane.
• La maturità progettuale dell’organizzazione e la presenza di un ufficio di gestione dei progetti.
• Aspettative degli stakeholder del progetto
• Disponibilità dei dati
• Disponibilità di strumenti informatici avanzati
• Creatività dei redattori dei report

Le seguenti sono informazioni comuni nei rapporti di gestione del progetto:

• Deviazioni dal programma del progetto rispetto al piano attualmente approvato, spesso visualizzate su un diagramma di Gantt.
• Scostamenti del budget del progetto rispetto al piano attualmente approvato
• Rischi chiave del progetto e rischi del progetto recentemente identificati
• Pietre miliari raggiunte nell’ultimo periodo e pietre miliari da raggiungere nel prossimo periodo di riferimento.
• Commenti del Project Manager e dello staff del Project Management Office
• Salute complessiva del progetto
• Roadmap di progetto per portafogli di progetti
• Condizioni finanziarie del portafoglio progetti
• Livello di raggiungimento degli obiettivi stabiliti per i singoli progetti, portafogli o programmi di progetto
• La misura in cui i progetti supportano gli obiettivi strategici
• Progressi nel rispetto dei tempi e del budget del progetto
• Key Performance Indicators (KPI) del progetto, del portafoglio di progetti o del programma di progetti.
• Livello di pressione attuale e futura sulle principali risorse umane e materiali del progetto
• Numero di ore lavorate sui progetti rispetto a quelle pianificate
• Stato di completamento dei principali risultati del progetto

Vale la pena notare, tuttavia, che l’ambito di rendicontazione dipende anche fortemente dal settore in cui opera l’azienda e, di conseguenza, dalla natura dei progetti che realizza.

Strumenti e tecnologie a supporto del reporting

È innegabile che la qualità del reporting gestionale dipenda fortemente dalla disponibilità di strumenti informatici moderni. Sul mercato è disponibile un’ampia gamma di strumenti informatici per supportare la gestione dei progetti, la gestione del portafoglio o l’esecuzione delle strategie. Prendendo come esempio il software FlexiProject, vengono presentati i principali vantaggi dell’utilizzo di un moderno strumento informatico per la preparazione e la distribuzione dei report di gestione:

• Facilità di creazione di qualsiasi layout di report senza alcuna competenza di programmazione.
• Facilità di creazione di report di qualsiasi portata: scadenze, budget, rischi, condizioni del progetto, ecc.
• Integrità della soluzione: i dati una volta inseriti sono coerenti tra i vari report.
• Capacità di creare report trasversali che combinano informazioni provenienti da diverse aree della gestione del progetto
• Una volta creati, i report sono sempre aggiornati: un utente che apre un report ha accesso ai dati attuali in qualsiasi momento.
• L’azienda può decidere con precisione chi ha accesso a quali tipi di rapporti e informazioni.

Un esempio di report generato in FlexiProject, relativo alle milestone in ritardo, è mostrato di seguito. In questo tipo di report, l’utente può decidere molto facilmente la portata delle informazioni del report.

Una soluzione interessante offerta dal software FlexiProject è la revisione automatica dei progetti. Esse supportano le riunioni cicliche dei dirigenti dell’azienda per valutare lo stato dei progetti in corso. Ad esempio, il Consiglio di Amministrazione dell’azienda potrebbe decidere di riunirsi per mezza giornata il 12 luglio per discutere lo stato di attuazione dei progetti strategici. Tale revisione potrebbe anche riguardare lo stato dei lavori su nuovi prodotti, progetti di investimento o progetti di ottimizzazione. Il sistema stesso informerà i responsabili dei progetti di tale riunione e il loro ruolo sarà quello di compilare un riepilogo di una pagina sullo stato dei progetti. In questo rapporto ciclico, diversi compiti saranno completati automaticamente. Di seguito è riportato un esempio di tale pagina.

FlexiProject ti permette anche di creare cruscotti personalizzati che sono parte integrante di rapporti, revisioni periodiche o portafogli di progetti. Un esempio di dashboard di questo tipo è illustrato di seguito.

Come preparare un rapporto di gestione? Le migliori pratiche

La preparazione di un nuovo report gestionale deve avvenire in stretta collaborazione tra il progettista del report, spesso un membro del PMO, e gli stakeholder del report stesso. È fondamentale comprendere a fondo lo scopo aziendale del report e le decisioni che possono essere prese sulla base di esso. I nuovi report devono essere regolarmente migliorati durante il loro ciclo di vita iniziale. Questo perfezionamento dovrebbe riguardare sia il contenuto sostanziale del report che la sua presentazione visiva. Tuttavia, dopo un certo periodo, una volta raggiunto il formato desiderato, il report dovrebbe rimanere coerente. È molto importante che gli utenti ricevano un report comparabile periodo dopo periodo. Questo facilita notevolmente un’analisi rapida e un processo decisionale più veloce.

Di seguito sono riportate alcune linee guida fondamentali da considerare quando si progettano i report di gestione:

• Adatta i report al pubblico – Gruppi di stakeholder diversi richiedono livelli diversi di granularità dei dati.
• Coerenza e regolarità – I report devono essere consegnati a intervalli ben definiti.
• Automazione dei processi – L’utilizzo di strumenti di automazione del reporting riduce gli errori e fa risparmiare tempo.
• Visualizzazione dei dati – Grafici, tabelle e infografiche aiutano a presentare le informazioni chiave in modo accessibile.

È inoltre importante notare che un report più dettagliato e ricco di dati non è necessariamente migliore. I manager si aspettano rapporti relativamente facili da analizzare e che forniscano spunti essenziali per comprendere e valutare la situazione e prendere decisioni informate.

Sfide e insidie nel reporting gestionale

Le organizzazioni con un alto livello di maturità e cultura della gestione dei progetti di solito hanno un processo ben sviluppato e formati standardizzati per i rapporti di gestione. I report generati periodicamente seguono una struttura coerente e sono facilmente comprensibili dagli stakeholder. In queste organizzazioni c’è un alto livello di fiducia nell’accuratezza dei report, perché si basano su dati di input affidabili e verificati.

La situazione è diversa nelle aziende che stanno iniziando a sviluppare la cultura e i processi di gestione dei progetti. In queste organizzazioni, sia il formato che il contenuto dei report cambiano spesso. In generale, questi cambiamenti e miglioramenti continui sono un processo positivo che, nel tempo, porta alla stabilità.

Quando si progetta e si migliora il processo di reporting gestionale nella propria organizzazione, è bene tenere a mente le seguenti sfide e insidie:

1. Informazioni non aggiornate – I ritardi nel reporting possono portare a decisioni errate o tardive. Per questo motivo, quando si progetta il processo di reporting gestionale, è consigliabile includere report giornalieri, settimanali e mensili. Buoni sistemi informatici, come FlexiProject, forniscono report in tempo reale che sono sempre aggiornati quando vi si accede, a patto che i dati vengano aggiornati regolarmente dai Project Manager e dai team di progetto.
2. Mancanza di standardizzazione: formati di report non coerenti possono portare al caos informativo.
3. Rapporti non allineati alle aspettative dei destinatari – In molti casi, questi rapporti non vengono nemmeno analizzati e non costituiscono la base per il processo decisionale.
4. Rapporti troppo dettagliati e poco intuitivi – “Di più” non sempre significa “meglio”. Sovraccaricare gli stakeholder con informazioni eccessive non aumenta il valore di un report, anzi, spesso fa il contrario. I report dovrebbero essere intuitivi e presentati utilizzando una combinazione di formati grafici, narrativi e tabellari.

La rendicontazione gestionale nella pratica – Punti di forza

Il reporting gestionale svolge un ruolo fondamentale nella gestione efficace dei progetti. Rapporti ben preparati e affidabili, distribuiti regolarmente, assicurano che tutti gli stakeholder abbiano le informazioni necessarie sulla situazione del progetto nell’organizzazione. Grazie a queste informazioni, è possibile prendere decisioni in modo efficiente e intraprendere azioni appropriate laddove necessario. La progettazione della serie di report, così come il processo di preparazione e distribuzione degli stessi, è spesso responsabilità del PMO. Un buon software di gestione dei progetti è estremamente utile per garantire un reporting gestionale efficace ed efficiente.