Effektive Management-Berichterstattung: Daten in zeitnahe Entscheidungen umsetzen

Was sind Managementberichte?

Die Managementberichterstattung ist der Prozess, durch den die erforderlichen Berichte erstellt und dann an die Projektbeteiligten geliefert werden. Wie bereits erwähnt, beziehen wir uns dabei sowohl auf regelmäßige Berichte als auch auf Ad-hoc-Berichte, die auf ausdrücklichen Wunsch eines Projektbeteiligten oder eines Projektportfolios oder -programms erstellt werden. Projektmanagement gewinnt in Unternehmen jedes Jahr mehr an Bedeutung. Das liegt zum einen daran, dass die schnelle Umsetzung der strategischen Ziele eines Unternehmens praktisch nur durch eine hohe Effizienz im Projektmanagement möglich ist, und zum anderen daran, dass die Zahl der Projekte Jahr für Jahr steigt. Deshalb ist die Information der Entscheidungsträger über den Stand der laufenden Projekte so wichtig.

Es lohnt sich, auf die wesentlichen Elemente hinzuweisen, die ein guter Projektmanagementbericht haben sollte:

• Der Bericht ist lesbar und hat eine klare Form; er kann sowohl in grafischer als auch in tabellarischer Form dargestellt werden
• Der Managementbericht enthält alle Informationen, die von den Projektbeteiligten erwartet werden.
• Der Bericht hat eine von Periode zu Periode wiederholbare Form, so dass Sie die Daten „Äpfel mit Äpfeln“ vergleichen können.
• Berichte werden pünktlich geliefert
• Der Bericht ist zuverlässig und die Daten im Bericht sind geprüft und enthalten keine Fehler
• Der Bericht enthält sowohl numerische Daten, die tabellarisch oder in Diagrammen dargestellt werden, als auch erläuternde Kästen, die die Daten erklären

Die Erstellung von Managementberichten in einem Unternehmen kann anfangs ein zeitaufwändiger Prozess sein. Die ersten Entwürfe erfordern in der Tat weitere Iterationen und Verbesserungen, aber Organisationen erreichen schnell einen Zustand, in dem die Form der Berichte stabil wird. Nach wie vor sind MS Excel und MS PowerPoint recht beliebte Tools für die Erstellung von Berichten. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich jedoch für die Einführung spezieller Tools für das Projekt- und Portfoliomanagement, mit denen sich professionelle Berichte erstellen lassen.

Ziele der Managementberichterstattung in einer Organisation

Sowohl in großen Organisationen mit Project Management Offices und solchen, die mehrere Projekte gleichzeitig durchführen, als auch in kleineren Organisationen, die jeweils nur einige wenige Schlüsselprojekte durchführen, ist die Managementberichterstattung von entscheidender Bedeutung. Das Fazit ist, dass jede Organisation, die strategische und operative Projekte durchführt, für ein hervorragendes Management Reporting sorgen sollte. Für Manager, die für die Umsetzung der Unternehmensstrategie verantwortlich sind, die häufig durch Projekte umgesetzt wird, ist der ständige Zugang zu zuverlässigen und gut aufbereiteten Berichten von enormem Wert.

Die wichtigsten Ziele der Managementberichterstattung im Bereich des Projektmanagements sind folgende

• Projektmanager, Projektteams und Projektbeteiligte verfügen über das gleiche Wissen über die laufenden Projekte, Portfolios oder Projektprogramme des Unternehmens
• Manager haben Zugang zu zuverlässigen und zeitnahen Informationen über den Status der Projekte des Unternehmens
• Auf der Grundlage von Berichten, die sowohl historische Daten als auch gut durchdachte Prognosen für die Zukunft enthalten, können Manager die erforderlichen Entscheidungen zeitnah treffen.
• den Managern sowohl vor Augen führen, was bereits geschehen ist, als auch, was mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit innerhalb des Projekthorizonts noch eintreten kann
• Ergreifen von Korrekturmaßnahmen, wenn sich die ursprünglichen Projektannahmen im Laufe der Zeit entwerten und neue Umstände eintreten, die zu Beginn schwer vorhersehbar waren

Es lohnt sich für jede Organisation, ihre Ziele und wichtigsten Annahmen für die Managementberichterstattung zu definieren und sie in ihrem Projektmanagementverfahren zu beschreiben. Im Rahmen dieser Annahmen lohnt es sich, die Art der zu erstellenden Berichte, ihre Kompaktheit, ihre Häufigkeit, die für die Erstellung verantwortliche Person und den Empfänger der Berichte festzulegen.

Schlüsselelemente der Managementberichterstattung

Der Umfang der Managementberichterstattung in Organisationen variiert. Dies ist auf mehrere Faktoren zurückzuführen, von denen die wichtigsten sind:

• Das Ausmaß, in dem die Projekte die Umsetzung der Unternehmensstrategie und das Tagesgeschäft beeinflussen
• Die Projektreife der Organisation und das Vorhandensein eines Project Management Office
• Erwartungen der Projektbeteiligten
• Verfügbarkeit von Daten
• Verfügbarkeit von fortschrittlichen IT-Tools
• Kreativität der Berichtsersteller

Die folgenden Informationen sind in Projektmanagementberichten üblich:

• Abweichungen des Projektplans vom aktuell genehmigten Plan, die oft in einem Gantt-Diagramm dargestellt werden.
• Abweichungen des Projektbudgets vom aktuell genehmigten Plan
• Wichtige Projektrisiken und neu identifizierte Projektrisiken
• Im letzten Zeitraum erreichte Meilensteine und im nächsten Berichtszeitraum zu erreichende Meilensteine
• Kommentare des Projektmanagers und der Mitarbeiter des Project Management Office
• Gesamtzustand des Projekts
• Projektfahrplan für Projektportfolios
• Finanzielle Lage des Projektportfolios
• Grad der Verwirklichung der für einzelne Projekte, Portfolios oder Projektprogramme festgelegten Ziele
• Das Ausmaß, in dem die Projekte die strategischen Ziele unterstützen
• Fortschritte bei der Einhaltung des Projektzeitplans und des Budgets
• Key Performance Indicators (KPIs) des Projekts, des Projektportfolios oder des Projektprogramms
• Grad der aktuellen und zukünftigen Belastung der wichtigsten personellen und materiellen Projektressourcen
• Anzahl der für Projekte geleisteten Stunden im Vergleich zu den geplanten Stunden
• Status der Fertigstellung der wichtigsten Projektleistungen

Es ist jedoch anzumerken, dass der Umfang der Berichterstattung auch stark von der Branche abhängt, in der das Unternehmen tätig ist, und folglich auch von der Art der Projekte, die es durchführt.

Tools und Technologien zur Unterstützung der Berichterstattung

Es ist unbestreitbar, dass die Qualität der Managementberichte stark von der Verfügbarkeit moderner IT-Tools abhängt. Auf dem Markt gibt es eine breite Palette von IT-Tools, die das Projektmanagement, das Portfoliomanagement oder die Strategieumsetzung unterstützen. Am Beispiel der Software FlexiProject werden die wichtigsten Vorteile der Verwendung eines modernen IT-Tools für die Erstellung und Verteilung von Managementberichten vorgestellt:

• Einfache Erstellung beliebiger Berichtslayouts ohne jegliche Programmierkenntnisse.
• Einfaches Erstellen von Berichten beliebigen Umfangs: Zeitplan, Budget, Risiken, Projektzustand usw.
• Integrität der Lösung – einmal eingegebene Daten sind über verschiedene Berichte hinweg konsistent
• Fähigkeit zur Erstellung von Querschnittsberichten, die Informationen aus verschiedenen Bereichen des Projektmanagements kombinieren
• Einmal erstellte Berichte sind immer aktuell – ein Benutzer, der einen Bericht öffnet, hat jederzeit Zugriff auf die aktuellen Daten.
• Das Unternehmen kann genau festlegen, wer auf welche Art von Berichten und Informationen Zugriff hat

Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für einen Bericht, der in FlexiProject erstellt wurde und sich auf verspätete Meilensteine bezieht. In einem solchen Bericht kann der Benutzer sehr einfach den Informationsumfang des Berichts bestimmen.

Eine interessante Lösung, die FlexiProject Software bietet, sind die automatischen Projektüberprüfungen. Sie unterstützen zyklische Treffen der Führungskräfte des Unternehmens, um den Status laufender Projekte zu bewerten. So kann der Vorstand des Unternehmens beispielsweise beschließen, am 12. Juli einen halben Tag lang zusammenzukommen, um den Stand der Umsetzung strategischer Projekte zu besprechen. Eine solche Überprüfung könnte auch den Stand der Arbeit an neuen Produkten, Investitionsprojekten oder Optimierungsprojekten betreffen. Das System selbst wird die betreffenden Projektmanager über ein solches Treffen informieren, und ihre Aufgabe wird es sein, eine einseitige Zusammenfassung des Projektstatus auszufüllen. In einem solchen zyklischen Bericht werden mehrere Aufgaben automatisch erledigt. Ein Beispiel für einen solchen One-Pager finden Sie unten.

FlexiProject Software können Sie auch benutzerdefinierte Dashboards erstellen, die Bestandteil von Berichten, regelmäßigen Überprüfungen oder Projektportfolios sind. Ein Beispiel für ein solches Dashboard ist unten abgebildet.

Wie erstellt man einen Lagebericht? Beste Praktiken

Die Erstellung eines neuen Managementberichts sollte in enger Zusammenarbeit zwischen dem Designer des Berichts – häufig jemand aus dem PMO – und den Stakeholdern des Berichts erfolgen. Es ist von entscheidender Bedeutung, den Geschäftszweck des Berichts und die Entscheidungen, die auf der Grundlage des Berichts getroffen werden können, genau zu verstehen. Neue Berichte sollten während ihres ersten Lebenszyklus regelmäßig verbessert werden. Diese Verfeinerung sollte sich sowohl auf den Inhalt des Berichts als auch auf seine visuelle Präsentation beziehen. Nach einer gewissen Zeit jedoch, wenn das gewünschte Format erreicht ist, sollte der Bericht konsistent bleiben. Es ist sehr wichtig, dass die Nutzer von Periode zu Periode einen vergleichbaren Bericht erhalten. Dies erleichtert eine schnelle Analyse und eine schnellere Entscheidungsfindung erheblich.

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Richtlinien, die Sie bei der Gestaltung von Managementberichten berücksichtigen sollten:

• Berichte auf die Zielgruppe zuschneiden – Unterschiedliche Stakeholder-Gruppen benötigen unterschiedliche Datengranularität.
• Konsistenz und Regelmäßigkeit – Die Berichte sollten in klar definierten Abständen geliefert werden.
• Automatisierung von Prozessen – Der Einsatz von Tools zur Automatisierung der Berichterstattung reduziert Fehler und spart Zeit.
• Datenvisualisierung – Diagramme, Tabellen und Infografiken helfen dabei, wichtige Informationen auf verständliche Weise zu präsentieren.

Es ist auch wichtig zu wissen, dass ein detaillierterer Bericht mit mehr Daten nicht unbedingt ein besserer Bericht ist. Manager erwarten Berichte, die relativ einfach zu analysieren sind und die wesentliche Erkenntnisse liefern, die es ihnen ermöglichen, die Situation zu verstehen und zu bewerten und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Herausforderungen und Fallstricke bei der Managementberichterstattung

Organisationen mit einem hohen Reifegrad und einer ausgeprägten Kultur des Projektmanagements verfügen in der Regel über einen gut entwickelten Prozess und standardisierte Formate für Managementberichte. Regelmäßig erstellte Berichte folgen einer einheitlichen Struktur und sind für die Beteiligten leicht verständlich. In solchen Organisationen besteht ein hohes Maß an Vertrauen in die Genauigkeit der Berichte, da sie auf zuverlässigen und überprüften Eingabedaten basieren.

Anders sieht es in Unternehmen aus, die gerade erst beginnen, ihre Projektmanagementkultur und -prozesse zu entwickeln. In diesen Unternehmen ändern sich häufig sowohl das Format als auch der Inhalt der Berichte. Im Allgemeinen sind diese Veränderungen und kontinuierlichen Verbesserungen ein positiver Prozess, der mit der Zeit zu Stabilität führt.

Wenn Sie den Prozess der Managementberichterstattung in Ihrem Unternehmen gestalten und verbessern, sollten Sie die folgenden Herausforderungen und Fallstricke im Auge behalten:

1. Veraltete Informationen – Verzögerungen bei der Berichterstattung können zu falschen oder verspäteten Entscheidungen führen. Daher ist es ratsam, bei der Gestaltung des Management-Berichtswesens tägliche, wöchentliche und monatliche Berichte vorzusehen. Gute IT-Systeme, wie z.B. FlexiProject, bieten Echtzeitberichte, die immer aktuell sind, wenn sie abgerufen werden – vorausgesetzt, die Daten werden von den Projektmanagern und Projektteams regelmäßig aktualisiert.
2. Mangelnde Standardisierung – Inkonsistente Berichtsformate können zu einem Informationschaos führen.
3. Berichte, die nicht mit den Erwartungen der Empfänger übereinstimmen – In vielen Fällen werden solche Berichte nicht einmal analysiert und bilden keine Grundlage für die Entscheidungsfindung.
4. Übermäßig detaillierte und benutzerunfreundliche Berichte – „Mehr“ bedeutet nicht immer „besser“. Die Überfrachtung von Interessengruppen mit zu vielen Informationen erhöht nicht den Wert eines Berichts, sondern bewirkt oft das Gegenteil. Berichte sollten intuitiv sein und eine Kombination aus grafischen, narrativen und tabellarischen Formaten verwenden.

Management Reporting in der Praxis – Die wichtigsten Erkenntnisse

Die Managementberichterstattung spielt eine entscheidende Rolle für ein effektives Projektmanagement. Gut vorbereitete, zuverlässige Berichte, die regelmäßig verteilt werden, stellen sicher, dass alle Beteiligten über die notwendigen Informationen zur Projektsituation im Unternehmen verfügen. Mit diesen Erkenntnissen können Entscheidungen effizient getroffen und bei Bedarf geeignete Maßnahmen ergriffen werden. Die Gestaltung der Berichte sowie der Prozess ihrer Erstellung und Verteilung liegt meist in der Verantwortung des PMO. Gute Projektmanagement-Softwaretools sind äußerst hilfreich, um eine effektive und effiziente Managementberichterstattung zu gewährleisten.