Quem é um gestor de projectos e que competências deve ter?

Se alguém me pedisse para nomear quatro elementos-chave e nenhum outro para garantir o sucesso de um projeto, eles seriam os seguintes: um bom projeto, uma boa equipa de projeto, uma carta de projeto e um destinatário interessado no produto/resultado final do projeto. Pergunto-me se surpreendi algumas pessoas com esta escolha e, se assim for, explico-te brevemente.

Quem é um gestor de projectos?

Um projeto pode ser comparado a uma organização muito pequena ou mais significativa (a diferença é que um projeto tem uma data de fim e uma organização não). Qualquer organização que funcione bem precisa de um líder. O mesmo acontece com um projeto: primeiro, é preciso compreender e esclarecer o que é necessário fazer, depois planear o trabalho e determinar quanto e quais os recursos necessários para o realizar eficazmente. Depois, a equipa de projeto deve ser gerida de modo a que o produto necessário para o projeto possa ser entregue ao utilizador final. Tudo isto tem de ser coordenado adequadamente por alguém, e esse alguém é um bom gestor de projectos.

Nos projectos de maior dimensão, o papel do gestor de projeto é mais importante. Embora uma boa equipa de projeto seja crucial, é da responsabilidade do gestor de projeto reunir meticulosamente as pessoas certas para o trabalho. Esta tarefa exige um conhecimento profundo dos requisitos do projeto e a capacidade de identificar a combinação certa de aptidões e competências. Um bom gestor de projectos reconhece que pode não possuir todas as competências e aptidões necessárias, e é aí que reside a sua força. Envolve os outros, respeitando as suas competências e contribuições, para assegurar a conclusão bem sucedida do projeto.

As organizações desperdiçam recursos (tempo e dinheiro) devido a definições imprecisas do objetivo, do âmbito e do resultado esperado do projeto. Uma ferramenta simples é uma Carta de Projeto, onde tudo isto pode ser descrito, clarificado e aprovado antes do início do planeamento detalhado do projeto. Um exemplo de uma Carta de Projeto, que é um documento integrante do sistema de gestão de projectos FlexiProject, é mostrado na ilustração abaixo:

Finalmente, chegamos ao papel do destinatário final do produto do projeto. Muitas vezes, a equipa que implementa o projeto não será o beneficiário final do produto que o projeto produzirá – será um cliente/destinatário específico do projeto. Este participante deve estar envolvido na descrição do âmbito e do objetivo do projeto e, em seguida, acompanhar o progresso do projeto. O destinatário deve cooperar com o gestor de projeto em cada fase do ciclo de vida do projeto.

Responsabilidades e competências decorrentes da função de gestor de projectos

Em termos de planeamento e execução, o gestor de projeto é responsável, entre outras coisas, por

• clarificar a carta do projeto, incluindo o objetivo do projeto, o âmbito, a forma do produto final, etc.
• comunicar com o patrocinador/utilizador final do projeto para clarificar e aprovar a carta do projeto,
• desenvolver e aprovar o plano do projeto,
• garantir que são afectados ao projeto recursos suficientes para o levar a cabo de forma eficaz,
• identificar e gerir os riscos e os problemas do projeto,
• Nomear e gerir a equipa do projeto,
• comunicar o progresso do projeto ao patrocinador, ao comité diretor,
• escalar problemas significativos do projeto,
• resolve os potenciais conflitos,
• estabelecer a ligação com o PMO,
• Uma das principais responsabilidades de um Gestor de Projectos é garantir que o produto final do projeto, tal como definido no plano do projeto, é entregue dentro do orçamento e do calendário previstos.

Um gestor de projectos, para desempenhar eficazmente a sua função, deve possuir várias competências duras e suaves, entre as quais as mais importantes:

• elevadas competências interpessoais,
• capacidade de comunicar com os vários participantes e intervenientes no projeto,
• capacidade de resolução de problemas,
• capacidade de planeamento,
• capacidade de identificar e gerir os riscos,
• conhecimento das principais metodologias de gestão de projectos e capacidade de as adaptar na prática aos projectos em curso,
• capacidade de gerir conflitos,
• competências analíticas.

Quem pode tornar-se gestor de projectos?

Teoricamente, um gestor de projeto pode ser qualquer pessoa que, pelo menos em certa medida, possua as competências descritas no parágrafo anterior. Estas competências e a implementação de projectos subsequentes podem ser melhoradas para que possamos tê-las a um nível mais baixo logo no primeiro projeto em que somos gestores – isso pode ser conseguido gradualmente. Mas supõe que somos pessoas introvertidas e que a nossa natureza não tem qualidades que permitam interacções interpessoais casuais. Nesse caso, não se trata de um trabalho para uma pessoa assim.

O papel de um gestor de projectos nem sempre é permanente dentro de uma organização. É uma função versátil que pode ser assumida para liderar um projeto específico. Durante o projeto, e mesmo antes e depois, o gestor de projectos pode também desempenhar outras funções empresariais específicas na organização. Desta forma, o papel de um gestor de projectos pode ser temporário, oferecendo uma variedade de experiências e oportunidades.

Uma pessoa que queira destacar-se como gestor de projectos pode não se importar com a falta de empregos no mercado. Se escreveres a palavra-chave “gestor de projectos” no LinkedIn, na secção de empregos, aparecem quase 1.000 anúncios. Estes anúncios são de vários sectores e requerem competências desde básicas a avançadas. O mesmo se aplica à experiência; são procuradas pessoas com pouca ou muita experiência. Juntamente com os conhecimentos necessários, os ganhos dos gestores de projectos são moldados. Estes salários começam em alguns milhares de zlotys e vão até mais de 30.000 zlotys e, por vezes, mais. Nesta perspetiva, trata-se de uma função muito orientada para o futuro que merece interesse. O que prova ainda mais a atratividade desta profissão é o facto de estudos globais mostrarem que as empresas implementam cada vez mais projectos todos os anos e que, por isso, vão precisar de cada vez mais gestores de projectos.

Para os interessados em seguir uma carreira em gestão de projectos, várias organizações e escolas oferecem formação. Exemplos notáveis incluem a Associação Internacional de Gestão de Projectos (IPMA) e o Instituto de Gestão de Projectos (PMI). Além disso, muitas faculdades e universidades oferecem cursos dedicados à gestão de projectos, proporcionando um percurso educativo abrangente para aspirantes a gestores de projectos.

Os gestores de projectos também podem subir na carreira. Na maioria das vezes, começa-se como gestor de projeto júnior, depois torna-se gestor de projeto, gestor de projeto sénior e depois, por exemplo, diretor de área. O salário do gestor de projectos aumenta naturalmente à medida que sobes na estrutura organizacional.

Qual é a diferença entre um proprietário de projeto e um gestor de projeto?

Em suma, o gestor de projeto é responsável por alcançar eficazmente o objetivo do projeto dentro do orçamento e do calendário adoptados.

O proprietário do projeto, na sua qualidade, é quem define os parâmetros do projeto. Define o âmbito do projeto, determina os recursos máximos que podem ser atribuídos e estabelece o calendário de entrega do projeto. São também eles que garantem que o produto final do projeto corresponde às expectativas da empresa. Mesmo depois de o projeto estar concluído e a equipa ter sido dissolvida, o proprietário continua envolvido no produto do projeto.