Como é que identificamos e avaliamos os riscos do projeto?

Alguns projectos decorreram perfeitamente de acordo com o plano e não encontraram obstáculos. Muitas vezes, estes obstáculos são numerosos e a equipa de projeto tem de lidar com eles de forma eficaz. Aprende a identificar e a avaliar os riscos de um projeto. Ao criar um plano de projeto, vale a pena garantir que o registo de riscos é parte integrante do mesmo. Os riscos do projeto são obstáculos potenciais que podem ou não surgir durante o projeto. Podem afetar negativamente vários aspectos da mesma, como o calendário, o orçamento, o business case, entre outros. Um risco pode afetar apenas um ou uma mistura dos elementos mencionados.

O que é a monitorização e o controlo dos riscos num projeto?

Para monitorizar e gerir os riscos de um projeto, temos primeiro de os identificar. Antes de prosseguirmos, vale a pena distinguir entre um risco de projeto e um problema que ocorreu no projeto (o chamado problema).

Risco de conceção - o que é?

O risco de conceção é como um obstáculo que podemos ver à distância. Podemos tomar medidas para evitar que apareça no nosso projeto e, mesmo que apareça, podemos minimizar os danos que causa. Por isso, a chave é detetar e descrever estes riscos antes que se tornem problemas reais. Se não o fizermos, e o obstáculo surgir subitamente durante o projeto, deixa de ser um risco e passa a ser um problema com o qual temos de lidar.

Abordagem pragmática para identificar os riscos do projeto

Os métodos de gestão dos riscos do projeto variam. A identificação dos riscos do projeto deve ser trabalhada de forma sistemática desde o início do projeto. Ao criar a Carta do Projeto, ao elaborar o plano de tarefas do projeto ou ao elaborar o orçamento, vale a pena pensar constantemente nos riscos potenciais e, se te lembrares de algum, deves incluí-lo no registo de riscos o mais rapidamente possível.

Outra abordagem perfeita é o brainstorming com a equipa do projeto e a identificação e discussão dos riscos do projeto. Podes também apostar na aprendizagem com projectos anteriores de natureza semelhante. É uma boa ideia dispor de um sistema de apoio à gestão de projectos que nos permita elaborar esse relatório. Por exemplo, no sistema FlexiProject, com base no qual este artigo irá apresentar como gerir riscos, é possível criar modelos de projeto que já contêm um resumo dos potenciais riscos. É muito útil para arealização de projectos repetitivos. Este resumo é uma dica (lista de verificação) para o Gestor de Projeto ou para a Equipa de Projeto. Desta forma, não têm de inventar riscos a partir do zero; basta utilizar a experiência acumulada da organização.

Descrição e estimativa do risco no projeto

Apresentarei a descrição do projeto e a estimativa do risco utilizando o exemplo do cartão de medição do risco do projeto. É uma parte integrante do sistema FlexiProject, como mostra a figura abaixo.

O cartão inclui os seguintes campos a preencher

• Descrição e plano de ação,
• impacto no calendário do projeto,
• impacto no orçamento do projeto,
• impacto no produto final do projeto.

Ao descrever um risco, deves também especificar o seu impacto no projeto e a probabilidade de ocorrência. Se isto for feito para cada risco, os riscos podem ser apresentados na matriz abaixo. A figura mostra também a lista completa dos riscos identificados para o projeto.

Gestão de riscos num projeto

Quando identificamos os riscos do projeto, atribuímos-lhes frequentemente o estatuto de “identificados”. Temos uma descrição do plano de ação e alguns pontos de ativação que nos dizem quando devemos alterar o estado do risco para “ativo” e ativar o plano de ação previamente planeado.

O risco também deve ter um proprietário atribuído. Quando o estado do risco muda para “ativo”, o proprietário deve fazer tudo o que for possível para minimizar o seu impacto no projeto. A situação dos riscos no projeto deve ser uma discussão colaborativa, realizada sistematicamente nas reuniões da equipa do projeto e nas reuniões do Comité de Direção, por exemplo.

Comunicar os riscos do projeto

Podes elaborar um relatório utilizando o MS Excel ou outra ferramenta do Microsoft Office. No entanto, se tivermos um bom sistema de gestão de projectos, podemos criar relatórios de risco à medida que quisermos e tê-los sempre disponíveis.

No sistema FlexiProject, existe também um formato no módulo “revisões automáticas do projeto” onde o Gestor de Projeto deve referir de forma concisa e sistemática a forma como os riscos são geridos no projeto. Este formato é apresentado na figura abaixo.

O processo de gestão dos riscos nos projectos é essencial para alcançar o sucesso final. A prática mostra que muitos riscos podem ser identificados e geridos corretamente com antecedência. As equipas que não o fazem têm de resolver muitos mais problemas, o que reduz significativamente a eficiência da execução do projeto.