Gestão de projectos: O que é e como funciona na prática? Um guia completo
A gestão eficaz de projectos tornou-se crucial para quase todas as empresas. Novos produtos, novos investimentos, implementações de novas soluções de TI e melhorias organizacionais são apenas algumas das áreas geridas pela gestão de projectos. É também um desafio encontrar empresas que implementem estratégias de negócio sem as dividir em projectos estratégicos. A gestão de projectos tornou-se tão importante que um número crescente de empresas está a decidir estabelecer um gabinete de gestão de projectos (PMO) nas suas estruturas organizacionais. O Gestor de Projectos também está a tornar-se um papel cada vez mais preponderante nas organizações. Trata-se de uma pessoa que possui conhecimentos profissionais sobre como gerir projectos de forma metódica, bem como as competências interpessoais necessárias para liderar uma equipa de forma eficaz. A gestão de projectos é uma disciplina multidimensional. Apenas a combinação certa de metodologias, aspectos da cultura organizacional e comportamento humano pode permitir que uma empresa atinja os seus objectivos de projeto de forma eficaz.
Neste artigo, vais aprender:
O que é a gestão de projectos e porque é crucial para as empresas.
As principais metodologias de gestão de projectos, incluindo Agile, Waterfall, e abordagens híbridas.
As principais fases da gestão de projectos – da iniciação ao encerramento.
Que ferramentas apoiam uma gestão de projectos eficaz.
Os desafios mais comuns na gestão de projectos e como os ultrapassar.
O que é a gestão de projectos?
A gestão de projectos é um conjunto de actividades cuidadosamente planeadas e coordenadas que conduzem a que os projectos produzam os resultados pretendidos dentro do prazo e do orçamento especificados. Os elementos-chave que devem existir em qualquer empresa que pretenda gerir projectos de forma eficaz são:
Metodologia interna de gestão de projectos – Existem várias metodologias de gestão de projectos, incluindo Prince2, PMI, Agile, entre outras. Todas elas são muito abrangentes e cada uma delas recomenda que sejam devidamente adaptadas às condições e necessidades específicas de uma determinada organização.
Gabinete de Gestão de Projectos (PMO). O desenvolvimento de uma metodologia interna de gestão de projectos é o papel do PMO. O PMO assegura que esta metodologia é efetivamente aplicada e seguida de forma consistente na empresa. Além disso, o PMO é responsável pela formação em gestão de projectos, pelo apoio aos gestores de projectos e por informar a direção da empresa sobre o estado dos projectos em curso
Os trabalhadores competentes na área da gestão de projectos, incluindo os gestores de projectos, os membros das equipas de projeto ou dos comités de direção, bem como a direção da empresa, devem desenvolver continuamente as suas competências em matéria de gestão de projectos.
Uma gestão de projectos eficaz que conduza a projectos que produzam resultados comerciais dentro do prazo e do orçamento proporciona benefícios inestimáveis às empresas. Para qualquer empresa, é extremamente valioso colocar um produto de alta qualidade no mercado a tempo, fazer um investimento numa nova capacidade de produção ou melhorar um processo-chave dentro da organização. É praticamente impossível conseguir isto sem proficiência em gestão de projectos. As organizações modernas que procuram ter sucesso no mercado devem também melhorar a sua competência em gestão estratégica. É essencial ter uma estratégia bem pensada que possa ser constantemente adaptada às condições de mercado em mudança e habilmente implementada. Praticamente todas as estratégias são implementadas pelas empresas, que as decompõem em objectivos estratégicos e estes em projectos adequados. Posteriormente, é necessário desenvolver portfólios e programas adequados a partir destes projectos, estabelecer um roteiro de projectos estratégicos e dotá-los de recursos adequados, tanto humanos como financeiros. O sucesso a longo prazo de qualquer organização depende da sua capacidade de implementar a estratégia de forma eficaz.
Principais metodologias de gestão de projectos
Uma metodologia de gestão de projectos é um conjunto de princípios, técnicas, ferramentas e processos que apoiam o planeamento, a execução e o controlo eficazes dos projectos. Descreve o processo de execução de um projeto desde o início até à sua conclusão, assegurando que os objectivos são alcançados de forma ordenada, eficiente e em conformidade. As metodologias de gestão de projectos abrangem uma série de processos, incluindo a definição de objectivos, o planeamento de recursos, a monitorização do progresso, a gestão de riscos e a comunicação eficaz da equipa de projeto. As metodologias de gestão de projectos podem ser divididas em três categorias principais, dependendo da abordagem à implementação do projeto:
Métodos tradicionais:
Waterfall (Cascata): Esta é a abordagem clássica em que um projeto é implementado em fases bem definidas. Cada etapa deve ser concluída antes de passares à seguinte. Funciona melhor para projectos em que os requisitos estão bem definidos desde o início.
Agile métodos:
Agile: Uma filosofia de gestão de projectos que privilegia a flexibilidade e a resposta rápida à mudança. Os projectos são implementados em iterações curtas com revisões regulares.
Lean: Centra-se na eliminação de desperdícios, na otimização de processos e na obtenção do máximo valor para o cliente com o mínimo de recursos.
Kanban: Um sistema de gestão do trabalho que se baseia na visualização do fluxo de tarefas em quadros Kanban. Ajuda a identificar problemas e a gerir tarefas em tempo real.
Scrum: Uma estrutura Agile que divide um projeto em iterações curtas, conhecidas como sprints. Cada sprint tem um objetivo específico e um prazo de conclusão definido, e a equipa avalia regularmente o seu progresso.
Scrumban: Uma abordagem híbrida que combina elementos de Scrum e Kanban para gerir tarefas em iterações, mas com mais flexibilidade na gestão do fluxo de trabalho.
Extreme Programming (XP): Concentra-se na programação intensiva, nos testes frequentes e na colaboração estreita com o cliente. Enfatiza a qualidade do código e a rápida adaptação às mudanças de requisitos.
PRINCE2: Um método de gestão de projectos que combina uma abordagem estruturada com flexibilidade e adaptabilidade. Define processos, funções e documentação precisos, permitindo simultaneamente a gestão dos riscos e o controlo do progresso em cada fase do projeto.
Gestão de projectos híbridos
A gestão híbrida de projectos é uma combinação de duas ou mais metodologias de gestão de projectos para executar um único projeto. Na prática, é mais frequentemente a metodologia Agile ou a abordagem tradicional Waterfall. Isto significa que parte do trabalho do projeto, que envolve o planeamento e a execução do projeto, é realizada utilizando uma metodologia, enquanto a outra parte é realizada utilizando métodos diferentes.
Principais etapas da gestão de projectos
A grande maioria das metodologias de gestão de projectos mais populares distingue quatro fases principais de execução do projeto:
Fase de iniciação
A fase de iniciação envolve a definição inicial da forma do projeto e a decisão de o lançar. Em muitas empresas, a recolha de ideias para novos projectos é um processo necessário. As empresas reconhecem que o aproveitamento do potencial dos empregados e da sua criatividade é extremamente valioso. Por isso, tentam organizar o processo de forma a que todos os colaboradores tenham a oportunidade de apresentar uma ideia para um novo projeto. É sabido que nem todas as ideias são valiosas e que nem todas valem a pena ou podem ser implementadas. Por isso, o passo seguinte é avaliar as ideias, para o que são frequentemente utilizados modelos de pontuação. Uma vez selecionadas as melhores ideias de projeto, estas são descritas através de Cartões de Projeto e, em seguida, são tomadas decisões sobre a sua implementação.
Fase de planeamento
Fase de Planeamento Com base nos pressupostos do projeto delineados no Project Charter, a equipa do projeto inicia o planeamento detalhado. Vale a pena notar que o conceito de planeamento detalhado difere entre as metodologias ágeis e tradicionais. Uma boa reflexão sobre como atingir o objetivo definido para o projeto determina significativamente o seu sucesso. Não é uma boa prática iniciar um projeto sem qualquer plano, embora isso aconteça com bastante frequência na prática. Os principais elementos de um plano de projeto são:
Carta do projeto
Calendário do projeto
Orçamento do projeto
Plano de risco
Plano de comunicação
Plano de gestão da mudança
Fase de implementação
Esta é a fase das actividades reais que conduzem à realização do objetivo do projeto. Estas são tanto actividades substantivas resultantes diretamente do calendário do projeto, como uma série de actividades de gestão (monitorização, relatórios, gestão de riscos, gestão de alterações ao plano do projeto, gestão das partes interessadas) levadas a cabo pelo Gestor de Projeto e pelo Patrocinador do Projeto.
Encerramento
A fase de encerramento envolve o encerramento oficial e o resumo do projeto. Uma boa prática consiste em elaborar uma Carta de Encerramento do Projeto. Os elementos de tal Carta incluem “conclusões pós-projeto” e “lições aprendidas”. As lições aprendidas são fundamentais, uma vez que a sua análise permite um melhor planeamento e execução de projectos futuros.
As ferramentas de gestão de projectos permitem uma melhor organização da equipa, controlo orçamental, gestão de riscos e automatização de muitos processos. Permitem um acompanhamento eficaz do progresso, uma rápida identificação de problemas e uma comunicação perfeita entre os membros da equipa.
FlexiProject é uma ferramenta de gestão de projectos avançada e abrangente que apoia as organizações em todas as fases de execução do projeto. Com a sua flexibilidade, interface intuitiva e funcionalidades poderosas, o FlexiProject permite um planeamento, execução e monitorização eficazes do projeto. A ferramenta integra todos os processos de gestão de projectos, desde o planeamento e orçamentação até à atribuição de recursos, controlo de riscos e relatórios de progresso. No vídeo abaixo, podes ver como funciona a ferramenta de gestão de projectosFlexiProject .
Principais caraterísticas das ferramentas de gestão de projectos
As ferramentas modernas de gestão de projectos, como o FlexiProject, oferecem uma série de funcionalidades que permitem gerir eficazmente projectos de diferentes escalas e complexidades. Apresentamos-te as mais importantes:
Gráfico de Gantt: Apresenta todo o calendário do projeto em forma de gráfico. No diagrama de Gantt, é possível visualizar facilmente a seqüência de execução de tarefas individuais do projeto e, o mais importante, projetar conexões lógicas entre essas tarefas. O diagrama de Gantt também permite analisar o caminho crítico.
Gestão da carteira de projectos: Os projectos de natureza semelhante devem ser agrupados em carteiras de projectos. As carteiras de projectos separadas podem incluir projectos de desenvolvimento de novos produtos, iniciativas estratégicas, projectos de investimento ou melhorias organizacionais. A gestão de carteiras de projectos permite-te implementar a estratégia da empresa de forma mais eficaz.
Gestão da implementação da estratégia: Trata-se, em primeiro lugar, de alinhar com precisão os objectivos estratégicos da empresa com os projectos e os Key Performance Indicators (KPIs). A direção da empresa pode então analisar rapidamente o grau de cumprimento dos objectivos estratégicos individuais.
Gestão de riscos: Identificar e gerir eficazmente os riscos do projeto é uma parte crucial de qualquer projeto. Todas as equipas de projeto devem discutir regularmente os riscos do projeto. Quando se implementam projectos grandes e complexos, vale a pena manter um registo dos riscos do projeto.
Planeamento e controlo orçamental: A execução do projeto com base no orçamento adotado é um pressuposto fundamental, que decorre diretamente da definição do projeto. Na prática, nem todos os projectos requerem a criação e o acompanhamento de um orçamento. É o caso dos projectos executados com recursos próprios e aos quais não estão associadas praticamente nenhumas despesas. Por outro lado, os projectos de investimento significativo ou de desenvolvimento de novos produtos requerem uma boa gestão do orçamento do projeto.
Gestão dos recursos: A falta de recursos de projeto suficientes para realizar todos os projectos de uma empresa é um dos problemas mais significativos encontrados nas organizações. Por conseguinte, a gestão dos recursos do projeto é um dos processos mais importantes que têm um impacto significativo no sucesso final dos projectos. A gestão de recursos inclui dois processos principais: planeamento das necessidades de recursos e atribuição de recursos.
Relatórios e análises: Os relatórios e análises são exigidos pelos gestores de projectos, equipas de projeto, gabinetes de gestão de programas (PMO), patrocinadores de projectos, comités de direção e conselhos de administração da empresa. Os responsáveis pela monitorização do desempenho do projeto necessitam de informação de gestão abrangente e bem apresentada.
Automatização de processos: As ferramentas de TI actuais, que apoiam a gestão de projectos – incluindo FlexiProject- permitem a automatização de vários processos de gestão de projectos. Estes processos incluem caminhos de decisão automáticos, notificações automáticas, relatórios automáticos e a capacidade de criar modelos para projectos repetitivos.
Integração com outras ferramentas: As empresas utilizam vários sistemas de TI nas suas operações diárias, e estes sistemas têm de funcionar em conjunto até um certo ponto. As integrações mais comuns de programas como o FlexiProject envolvem o Microsoft Excel, o Microsoft Project, Jira, sistemas ERP, Active Diretory, Microsoft Teams ou Outlook.
A dinâmica de mudança no ambiente competitivo e económico e, consequentemente, nas próprias empresas, faz com que as organizações tenham de ultrapassar vários desafios para gerir projectos de forma mais eficaz. Os principais desafios incluem:
Assegurar recursos adequados para os projectos iniciados e em curso. A necessidade de novos projectos resulta frequentemente no seu arranque sem os recursos adequados. As consequências são atrasos frequentes na execução de etapas e de projectos inteiros, uma menor qualidade dos resultados obtidos e a desmotivação das equipas de projeto
Incoerência entre os projectos implementados e os objectivos estratégicos da empresa. O resultado de tal comportamento é um número excessivo de projectos em curso e uma menor eficácia na implementação da estratégia.
Ferramentas informáticas ineficazes de apoio à gestão de projectos. Muitas empresas recorrem frequentemente a soluções desenvolvidas internamente utilizando o Excel, o Word e o Outlook. Estas soluções não são adequadas para gerir vários projectos em simultâneo, onde a precisão dos dados e a facilidade de acesso são cruciais. Estas ferramentas não favorecem o trabalho em equipa e a boa comunicação.
Falta de PMO e de boas normas. Um PMO bem gerido tem um impacto significativo na qualidade da execução dos projectos nas organizações. O papel do PMO consiste em desenvolver normas internas de gestão de projectos, promovê-las na organização, apoiar as equipas de projeto e apresentar relatórios sobre o estado dos projectos em curso.
Competências inadequadas de gestão de projectos. Muitas vezes, os gestores de projectos tornam-se indivíduos sem conhecimentos profissionais em matéria de gestão de projectos. O mesmo se aplica aos membros das equipas de projeto, aos comités de direção ou aos patrocinadores do projeto. Proporcionar formação e competências relevantes é um papel essencial do gabinete de gestão de projectos.
Falta de um bom planeamento do projeto. Desenvolver um bom plano de projeto leva tempo e é muitas vezes uma tarefa difícil. Mas começar um projeto sem um bom plano é uma ação imprudente. É mais rentável pensar bem sobre um projeto no início do que corrigir várias coisas durante a sua implementação.
Falta de concentração na realização dos objectivos fixados para os projectos. Atingir o objetivo do projeto é a principal tarefa da equipa do projeto e deve ser sempre a principal prioridade.
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