O que é uma carteira de projectos e como a geres?

As carteiras de projectos são uma ferramenta bastante comum para gerir grupos de projectos. Podem ser muito diferentes. Podem ser criadas carteiras separadas numa empresa para projectos estratégicos, de TI, de inovação e de I&D, entre muitos outros. Gerir uma carteira de projectos implica planear os objectivos que a carteira deve atingir e, em seguida, monitorizar sistematicamente o progresso na consecução dos parâmetros estabelecidos.

O que é uma carteira de projectos?

Uma carteira de projectos não é apenas uma ferramenta; é um ativo estratégico para a tua organização. É uma ferramenta essencial para apoiar a gestão estratégica de projectos numa organização e é principalmente útil para o Conselho de Administração da empresa e para o Gabinete de Gestão de Projectos. A gestão profissional das carteiras de projectos requer o desenvolvimento de parâmetros para as mesmas, que as carteiras devem atingir. Uma vez definidos os parâmetros ou objectivos estratégicos da carteira, são seleccionados os melhores projectos para uma carteira específica. As carteiras de projectos são mantidas nas empresas durante um longo período de tempo. Durante este período, alguns projectos da carteira são concluídos, outros são retirados e novos projectos são sistematicamente acrescentados às carteiras. Por conseguinte, as carteiras de projectos têm uma natureza dinâmica e devem ser geridas ativamente. As carteiras de projectos são uma excelente ferramenta para apoiar a estratégia da empresa. Se o objetivo estratégico de uma empresa é a inovação, por exemplo, deve criar uma carteira de projectos de inovação e geri-la ativamente.

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Porquê gerir uma carteira de projectos?

A gestão da carteira de projectos é principalmente supervisionada pelo conselho de administração da empresa e pelo Gabinete de Gestão de Projectos (PMO). O conselho de administração, ou um comité de gestão de carteiras específico, define os objectivos estratégicos da carteira e determina a sua composição. A gestão ativa das carteiras de projectos é crucial para atingir estes objectivos estratégicos.

As carteiras de projectos são uma excelente ferramenta para apoiar os objectivos estratégicos de uma empresa. Por exemplo, se o objetivo estratégico de uma empresa é melhorar significativamente os seus processos logísticos, pode estabelecer uma tal carteira de projectos. Assim, numa única reunião do comité de gestão desta carteira, pode ser discutida a totalidade das questões relacionadas com a otimização dos processos logísticos. Alguns dos projectos da carteira estão estreitamente relacionados entre si e constituem um programa de projectos.
A capacidade de ter uma visão global do roteiro dos projectos em curso e de detetar rapidamente as principais etapas que exigem uma resposta da gestão
Identificar rapidamente áreas de risco comuns em projectos em curso. Cada gestor de projeto pode tentar resolver os mesmos riscos individualmente. Quando o mesmo risco ocorre em vários projectos, a sua resolução será a solução mais eficaz.
Gerir o orçamento atribuído à carteira de projectos a nível global. O mesmo se aplica à gestão estratégica dos recursos do projeto dedicados à execução dos projectos da carteira.

Como gerir uma carteira de projectos?

As carteiras de projectos devem ser geridas ativamente. Na prática, isto significa levar a cabo as seguintes actividades:

Definir os parâmetros/objectivos a atingir pela carteira

Não se trata apenas de objectivos, mas de potenciais sucessos à espera de serem concretizados. Os parâmetros típicos a preencher pela carteira são o orçamento que os projectos podem absorver, as vendas adicionais geradas pelos projectos implementados, o VAL a atingir e o nível de poupança resultante da implementação dos projectos de otimização.

Seleção de projectos para a carteira

A esmagadora maioria das organizações tem mais ideias para projectos do que possibilidades de implementação prática. Por conseguinte, é fundamental selecionar os projectos que mais beneficiam a carteira. Isto pode ser feito de forma objetiva, utilizando modelos de pontuação.

Avaliação sistemática do cumprimento dos objectivos da carteira

A intervalos regulares (por exemplo, trimestralmente), deve ser analisado o progresso dos objectivos alcançados pela carteira. Durante essas reuniões, são tomadas decisões para retirar projectos não previstos da carteira e acrescentar novos projectos. Também vale a pena analisar os riscos do ponto de vista de toda a carteira.

Gestão de programas na carteira

Os projectos de um programa destinam-se a atingir um objetivo comum e estão inter-relacionados. Um programa faz frequentemente parte de uma carteira de projectos.

Ferramentas para gerir carteiras de projectos

Pelo menos algumas boas ferramentas informáticas apoiam a gestão da carteira de projectos. Uma delas é o FlexiProject. O FlexiProject é um programa de TI abrangente que suporta a gestão de projectos e portfólios de projectos. No FlexiProject, podes definir qualquer número de portfólios de projectos e parametrizá-los de acordo. Os projectos de cada carteira são colocados num roteiro gráfico que mostra o desvio de cada projeto em relação ao plano, o estado das etapas e as ligações entre os diferentes projectos. Uma vantagem significativa, especialmente para a gestão da empresa, é que a atratividade de projectos individuais na carteira é mostrada numa matriz transparente. A administração vê imediatamente os projectos que trazem mais benefícios para a carteira e aqueles cuja eliminação da carteira vale a pena considerar. Uma secção separada é dedicada à análise financeira dos projectos em carteira. Para cada projeto, são apresentadas informações sintéticas sobre o plano e os custos já incorridos e previstos. Em qualquer momento, a direção da empresa dispõe de informações sobre o estado dos planos financeiros. FlexiProject também oferece a possibilidade de construir independentemente vários relatórios sobre projectos de portfólio. Uma funcionalidade que os utilizadores do programa apreciam muito é a revisão automática dos projectos. Trata-se de uma funcionalidade que automatiza a comunicação do estado dos projectos ao PMO e à direção da empresa. Reduz drasticamente o tempo de preparação de relatórios cíclicos para a gestão da empresa.

Roteiro da carteira de projectos no FlexiProject

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A importância das carteiras de projectos na implementação estratégica

As carteiras de projectos são excelentes ferramentas para apoiar a implementação da estratégia da empresa. Concentrar-se tanto em projectos individuais como em carteiras completas de projectos permite-lhe utilizar eficazmente os valiosos recursos da empresa. Vale a pena utilizar um programa informático profissional para aumentar a eficiência da gestão da carteira.

Włodzimierz Makowski

CEO FlexiProject

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