Rapoarte de gestiune eficiente: transformarea datelor în decizii oportune

Ce este raportarea de gestiune?

Raportarea managerială este procesul prin care rapoartele necesare sunt concepute și apoi transmise părților interesate de proiect. După cum am discutat anterior, ne referim atât la rapoartele periodice, cât și la rapoartele ad-hoc elaborate la ordinul expres al oricărei părți interesate de proiect sau al unui portofoliu sau program de proiecte. În fiecare an, gestionarea proiectelor dobândește o prioritate tot mai mare în cadrul organizațiilor. Acest lucru se datorează, în primul rând, faptului că realizarea rapidă a obiectivelor strategice ale unei întreprinderi este practic posibilă numai printr-o eficiență ridicată în gestionarea proiectelor și, în al doilea rând, faptului că numărul proiectelor crește de la an la an. Acesta este motivul pentru care furnizarea de informații factorilor de decizie cu privire la stadiul proiectelor în curs devine atât de crucială.

Merită să subliniem elementele esențiale pe care ar trebui să le aibă un bun raport de management de proiect:

• Raportul este ușor de citit și are o formă clară; acesta poate fi prezentat atât sub formă grafică, cât și tabelară
• Raportul de management furnizează în mod cuprinzător informațiile așteptate de părțile interesate de proiect.
• Raportul are o formă repetabilă de la o perioadă la alta, permițându-vă să comparați datele „mere cu mere”.
• Rapoartele sunt livrate la timp
• Raportul este fiabil, iar datele din raport sunt verificate și nu conțin erori
• Raportul conține atât date numerice prezentate tabelar sau în grafice vizuale, cât și casete narative care explică datele prezentate

Inițial, elaborarea rapoartelor de gestiune în cadrul unei organizații poate fi un proces care necesită mult timp. Într-adevăr, primele proiecte necesită iterații și îmbunătățiri ulterioare, dar organizațiile ajung rapid la o stare în care forma rapoartelor devine stabilă. Cu toate acestea, MS Excel și MS PowerPoint sunt instrumente destul de populare pentru pregătirea rapoartelor. Cu toate acestea, tot mai multe companii aleg să implementeze instrumente dedicate pentru gestionarea proiectelor și portofoliilor, care pot genera rapoarte profesionale.

Obiectivele raportării de gestiune într-o organizație

Atât în organizațiile mari care dispun de birouri de gestionare a proiectelor și care implementează mai multe proiecte simultan, cât și în organizațiile mai mici care întreprind doar câteva proiecte-cheie la un moment dat, raportarea de gestiune este esențială. Concluzia este că orice organizație care implementează proiecte strategice și operaționale ar trebui să asigure un proces excelent de raportare a gestiunii. Pentru managerii responsabili de punerea în aplicare a strategiei companiei, care este adesea implementată prin proiecte, accesul permanent la rapoarte fiabile și bine prezentate este de o valoare extraordinară.

Obiectivele-cheie ale raportării manageriale în domeniul gestionării proiectelor sunt următoarele:

• Managerii de proiect, echipele de proiect și părțile interesate de proiect beneficiază de aceleași cunoștințe despre proiectele, portofoliile sau programele de proiect în curs ale companiei
• Managerii au acces la informații fiabile și oportune privind stadiul proiectelor companiei
• Pe baza rapoartelor care includ atât date istorice, cât și previziuni bine gândite pentru viitor, managerii pot lua rapid deciziile necesare
• prezentarea managerilor atât a ceea ce s-a întâmplat deja, cât și a ceea ce, cu un anumit nivel de probabilitate, se poate întâmpla încă în cadrul orizontului proiectului
• luarea de măsuri corective atunci când ipotezele inițiale ale proiectului se devalorizează în timp și apar noi circumstanțe care erau dificil de prevăzut la început

Merită ca fiecare organizație să își definească obiectivele și principalele ipoteze pentru rapoartele de gestiune și să le descrie în procedura sa de gestionare a proiectelor. Ca parte a acestor ipoteze, merită să se definească tipurile de rapoarte care urmează să fie elaborate, compactitatea acestora, frecvența, persoana responsabilă de elaborarea lor și cui urmează să fie transmise.

Elemente-cheie ale raportării de gestiune

Domeniul de aplicare al rapoartelor de gestiune în organizații variază. Acest lucru se datorează mai multor factori, dintre care cei mai importanți sunt:

• Gradul în care proiectele afectează punerea în aplicare a strategiei societății și operațiunile sale zilnice
• Maturitatea proiectelor organizației și prezența unui birou de gestionare a proiectelor
• Așteptările părților interesate de proiect
• Disponibilitatea datelor
• Disponibilitatea de instrumente IT avansate
• Creativitatea elaboratorilor de rapoarte

Următoarele sunt informații uzuale în rapoartele de gestionare a proiectelor:

• Abateri de la calendarul proiectului față de planul aprobat în prezent, adesea vizualizate pe o diagramă Gantt.
• Abateri ale bugetului proiectului de la planul aprobat în prezent
• Principalele riscuri ale proiectului și riscurile nou identificate ale proiectului
• Reperele realizate în perioada recentă și reperele care urmează să fie realizate în următoarea perioadă de raportare
• Observații din partea managerului de proiect și a personalului Biroului de gestionare a proiectelor
• Sănătatea generală a proiectului
• Foaie de parcurs a proiectelor pentru portofoliile de proiecte
• Situația financiară a portofoliului de proiecte
• Nivelul de realizare a obiectivelor stabilite pentru proiecte individuale, portofolii sau programe de proiecte
• Măsura în care proiectele sprijină obiectivele strategice
• Progrese în ceea ce privește respectarea calendarului și a bugetului proiectului
• Key Performance Indicators (KPI) ale proiectului, portofoliului de proiecte sau programului de proiecte
• Nivelul presiunii actuale și viitoare asupra resurselor umane și materiale cheie ale proiectului
• Numărul de ore lucrate pe proiecte comparativ cu cele planificate
• Stadiul de finalizare a principalelor realizări ale proiectului

Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că domeniul de aplicare al raportării depinde, de asemenea, în mare măsură de industria în care operează societatea și, în consecință, de natura proiectelor pe care le implementează.

Instrumente și tehnologii pentru sprijinirea raportării

În mod incontestabil, calitatea rapoartelor de gestiune depinde în mare măsură de disponibilitatea instrumentelor IT moderne. O gamă largă de instrumente IT este disponibilă pe piață pentru a sprijini gestionarea proiectelor, gestionarea portofoliului sau executarea strategiei. Folosind software-ul FlexiProject ca exemplu, sunt prezentate cele mai importante avantaje ale utilizării unui instrument IT modern pentru pregătirea și distribuirea rapoartelor de gestiune:

• Ușurința de a crea orice aspect de raport fără cunoștințe de programare.
• Ușurința de a crea rapoarte de orice amploare: calendar, buget, riscuri, starea proiectului etc.
• Integritatea soluției – odată introduse, datele sunt consecvente în diferite rapoarte
• Abilitatea de a crea rapoarte transversale care combină informații din diferite domenii ale gestionării proiectelor
• Odată create, rapoartele sunt întotdeauna actualizate – un utilizator care deschide un raport are acces la datele actuale în orice moment
• Compania poate decide cu precizie cine are acces la ce fel de rapoarte și informații

Mai jos este prezentat un exemplu de raport generat în FlexiProject, referitor la etapele de etapă întârziate. Într-un astfel de raport, utilizatorul poate decide foarte ușor sfera de informații a raportului.

O soluție interesantă pe care o oferă software-ul FlexiProject este revizuirea automată a proiectelor. Acestea sprijină întâlnirile ciclice ale directorilor companiei pentru a evalua stadiul proiectelor în curs. De exemplu, Consiliul de administrație al companiei poate decide să se întâlnească timp de o jumătate de zi pe 12 iulie pentru a discuta stadiul implementării proiectelor strategice. O astfel de revizuire ar putea viza, de asemenea, stadiul lucrărilor privind noile produse, proiectele de investiții sau proiectele de optimizare. Sistemul însuși va notifica managerii de proiect relevanți cu privire la o astfel de reuniune, iar rolul acestora va fi de a completa un rezumat de o pagină privind stadiul proiectului. Într-un astfel de raport ciclic, mai multe sarcini vor fi îndeplinite automat. Mai jos este prezentat un exemplu de astfel de raport de o pagină.

FlexiProject vă permite, de asemenea, să creați tablouri de bord personalizate care fac parte integrantă din rapoarte, revizuiri periodice sau portofolii de proiecte. Un exemplu de astfel de tablou de bord este ilustrat mai jos.

Cum se întocmește un raport de gestiune? Cele mai bune practici

Elaborarea unui nou raport de management ar trebui să se facă în strânsă colaborare între proiectantul raportului – adesea o persoană din PMO – și părțile interesate de raport. Este esențial să se înțeleagă bine scopul de afaceri al raportului și ce decizii pot fi luate pe baza acestuia. Noile rapoarte ar trebui îmbunătățite în mod regulat pe parcursul ciclului lor de viață inițial. Această perfecționare ar trebui să se aplice atât conținutului substanțial al raportului, cât și prezentării sale vizuale. Cu toate acestea, după o anumită perioadă, odată ce formatul dorit a fost atins, raportul ar trebui să rămână consecvent. Este foarte important ca utilizatorii să primească un raport comparabil perioadă după perioadă. Acest lucru facilitează în mod semnificativ analiza rapidă și luarea mai rapidă a deciziilor.

Mai jos sunt prezentate câteva orientări cheie de care trebuie să țineți cont atunci când elaborați rapoarte de management:

• Adaptați rapoartele la audiență – Diferitele grupuri de părți interesate necesită diferite niveluri de granularitate a datelor.
• Consistență și regularitate – Rapoartele ar trebui să fie prezentate la intervale clar definite.
• Automatizarea proceselor – Utilizarea instrumentelor de automatizare a raportării reduce erorile și economisește timp.
• Vizualizarea datelor – Graficele, tabelele și infograficele ajută la prezentarea informațiilor cheie într-un mod accesibil.

De asemenea, este important de remarcat faptul că un raport mai detaliat, cu mai multe date, nu este neapărat mai bun. Managerii se așteaptă la rapoarte care să fie relativ ușor de analizat și care să ofere informații esențiale care să le permită să înțeleagă și să evalueze situația și să ia decizii în cunoștință de cauză.

Provocări și capcane în raportarea de gestiune

Organizațiile cu un nivel ridicat de maturitate și cultură a managementului de proiect au, de obicei, un proces bine dezvoltat și formate standardizate pentru rapoartele de management. Rapoartele generate periodic urmează o structură consecventă și sunt ușor de înțeles de către părțile interesate. În astfel de organizații, există un nivel ridicat de încredere în acuratețea rapoartelor, deoarece acestea se bazează pe date de intrare fiabile și verificate.

Situația arată diferit în companiile care abia încep să își dezvolte cultura și procesele de gestionare a proiectelor. În aceste organizații, atât formatul, cât și conținutul rapoartelor se schimbă adesea. În general, aceste schimbări și îmbunătățiri continue sunt un proces pozitiv care, în timp, conduce la stabilitate.

Atunci când concepeți și îmbunătățiți procesul de raportare managerială în organizația dumneavoastră, merită să țineți cont de următoarele provocări și capcane:

1. Informații neactualizate – Întârzierile în raportare pot duce la decizii incorecte sau tardive. Prin urmare, atunci când se concepe procesul de raportare a gestionării, este recomandabil să se includă rapoarte zilnice, săptămânale și lunare. Sistemele IT bune, cum ar fi FlexiProject, oferă rapoarte în timp real care sunt întotdeauna actualizate atunci când sunt accesate – presupunând că datele sunt actualizate în mod regulat de către managerii de proiect și echipele de proiect.
2. Lipsa standardizării – Formatele incoerente ale rapoartelor pot duce la haos informațional.
3. Rapoartele nu corespund așteptărilor beneficiarilor – În multe cazuri, astfel de rapoarte nici măcar nu sunt analizate și nu stau la baza procesului decizional.
4. Rapoarte excesiv de detaliate și neprietenoase pentru utilizatori – „Mai mult” nu înseamnă întotdeauna „mai bine”. Supraîncărcarea părților interesate cu informații excesive nu sporește valoarea unui raport; de multe ori, face dimpotrivă. Rapoartele ar trebui să fie intuitive și prezentate folosind o combinație de formate grafice, narative și tabelare.

Raportarea de gestiune în practică – Principalele concluzii

Rapoartele de gestiune joacă un rol esențial în gestionarea eficientă a proiectelor. Rapoartele bine pregătite și fiabile, distribuite în mod regulat, asigură că toate părțile interesate dispun de informațiile necesare cu privire la situația proiectelor în cadrul organizației. Cu astfel de informații, se pot lua decizii în mod eficient și se pot lua măsuri adecvate acolo unde este necesar. Proiectarea setului de rapoarte, precum și a procesului de elaborare și distribuire a acestora este, de cele mai multe ori, responsabilitatea PMO. Instrumentele software bune de gestionare a proiectelor sunt extrem de utile în asigurarea unor rapoarte de gestionare eficace și eficiente.