Raportowanie zarządcze: jak dostarczać właściwe dane we właściwym czasie?

Czym jest raportowanie zarządcze?

Raportowanie zarządcze to proces, w trakcie którego są projektowane a następnie dostarczane dla interesariuszy projektów wymagane raporty. Jak wspomniano wcześniej, mowa tu zarówno o regularnie sporządzanych raportach jak też raportach ad-hoc sporządzanych na wyraźne polecenie któregoś z interesariuszy projektu lub też portfela czy programu projektów. Zarządzanie projektami z każdym rokiem zyskuje coraz większy priorytet w organizacjach. Wynika to po pierwsze z tego, że szybka realizacja celów strategicznych firmy jest praktycznie możliwa tylko poprzez wysoką skuteczność w zarządzaniu projektami a po drugie, że liczba projektów szybko rośnie z roku na rok. Dlatego dostarczanie informacji decydentom o statusie realizowanych projektów staje się aż tak ważne. Warto wskazać istotne elementy, którymi powinien się charakteryzować dobry raport zarządczy w obszarze zarządzania projektami:

• Raport jest czytelny i ma przejrzystą formę, może to być zarówno forma graficzna jak też tabelaryczna
• Raport zarządczy w wyczerpujący sposób dostarcza informacje oczekiwane przez interesariuszy projektów
• Raport ma powtarzalną formę z okresu na okres i można porównywać dane jak „jabłka z jabłkami”
• Raporty są dostarczane na czas
• Raport jest wiarygodny, dane zawarte w raporcie są sprawdzone i nie zawierają błędów
• Raport zawiera zarówno dane liczbowe przedstawione tabelarycznie lub na wizualnych wykresach ale również pola narracyjne, które wyjaśniają prezentowane dane

Na początku proces projektowania w organizacji raportów zarządczych może zająć trochę czasu. Z pewnością pierwsze projekty wymagają kolejnych iteracji i usprawnień ale dość szybko organizacje osiągają stan, kiedy kształt raportów staje się stabilny. Ciągle dość popularnymi narzędziami służącymi do przygotowywania raportów jest Ms Excel oraz Ms PowerPoint. Jednak coraz więcej firm decyduje się w tym zakresie na wdrożenie dedykowanych narzędzi do zarządzania projektami i portfelami projektów, które posiadają możliwości budowy profesjonalnych raportów.

Cele raportowania zarządczego w organizacji

Zarówno w dużych organizacjach, które posiadają Biura Zarządzania Projektami i realizują dużo projektów jednocześnie jak też w mniejszych, które w danym momencie realizują tylko kilka kluczowych projektów raportowanie zarządcze jest niezmiernie istotne. Można to podsumować w ten sposób, że każda organizacja, która realizuje projekty o strategicznym charakterze – ale też operacyjnym – powinna zadbać o doskonały proces raportowania zarządczego. Dla menedżerów, którzy odpowiadają za realizację strategii firmy –  a ta dość często jest wdrażana poprzez projekty – bieżący dostęp do wiarygodnych i dobrze zaprezentowanych raportów stanowi olbrzymią wartość. Kluczowe cele raportowania zarządczego w obszarze zarządzania projektami są następujące:

• Kierownicy projektów, zespoły projektowe oraz interesariusze projektów mają zapewnioną tę samą wiedzę o realizowanych w firmie projektach, portfelach czy też programach projektów
• Menedżerowie mają dostęp do wiarygodnej i terminowej informacji o tym, jaki jest status realizacji projektów w firmie
• Na podstawie raportów, które zawierają zarówno dane historyczne jak też dobrze przemyślane prognozy na przyszłość menedżerowie terminowo mogą podejmować wymagane decyzje
• Zaprezentowanie menedżerom zarówno tego co się już wydarzyło ale też tego, co z jakimś poziomem prawdopodobieństwa może się jeszcze wydarzyć w horyzoncie realizacji projektu
• Podejmowanie działań korygujących w momencie, kiedy pierwotne założenia projektowe się dewaluują wraz z upływem czasu i pojawiają się nowe okoliczności, które na początku były trudne do przewidzenia

Warto, aby każda organizacja zdefiniowała swoje cele i główne założenia dotyczące raportowania zarządczego i opisała je we własnej procedurze zarządzania projektami. W ramach tych założeń warto opisać rodzaje przygotowywanych raportów, ich zwartość, częstotliwość, kto odpowiada za ich przygotowanie oraz komu mają być dostarczane.

Raportowanie zarządcze w zarządzaniu projektami to najczęściej odpowiedzialność pracowników Biura Zarządzania Projektami ale też Kierowników Projektów oraz zespołów projektowych.

Kluczowe elementy raportowania zarządczego

Zakres raportowania zarządczego w organizacjach jest różny. Wynika to z wielu czynników, z których najważniejsze to:

• Stopień, w jakim projekty wpływają na realizację strategii firmy i jej codzienne działania operacyjne
• Dojrzałość projektowa organizacji i obecność Biura Zarządzania Projektami
• Oczekiwania interesariuszy projektów
• Dostępność danych
• Dostępność zaawansowanych narzędzi IT
• Kreatywność osób przygotowujących raporty

Poniżej przedstawiono często spotykane informacje w raportach zarządczych dotyczących zarządzania projektami:

• Odchylenia harmonogramu projektu od aktualnie zatwierdzonego planu – dość często zwizualizowane na Wykresie Gantta
• Odchylenia budżetu projektu od aktualnie zatwierdzonego planu
• Najważniejsze ryzyka projektowe oraz nowo zidentyfikowane ryzyka projektowe
• Zrealizowane w ostatnim okresie kamienie milowe i kamienie milowe do zrealizowania w kolejnym okresie sprawozdawczym
• Komentarz Kierownika Projektu oraz pracowników Biura Zarządzania Projektami
• Ogólna kondycja projektu
• Roadmapa projektów w przypadku portfeli projektów
• Kondycja finansowa portfela projektów
• Poziom realizacji celów postawionych przed pojedynczymi projektami, portfelami lub też programami projektów
• Zakres wspierania celów strategicznych przez projekty
• Progres realizacji harmonogramu projektu oraz budżetu projektu
• Kluczowe Wskaźniki Efektywności (KPI) projektu, portfela projektów lub programów projektów
• Poziom bieżącego jak też przyszłego obciążenia kluczowych ludzkich i materialnych zasobów projektowych
• Liczba godzin przepracowanych faktycznie na projektach w stosunku do zaplanowanych
• Status realizacji głównych produktów projektów

Warto jednak zauważyć, że zakres raportowania jest też mocno zależny od branży w której działa firma i co za tym idzie charakteru realizowanych w tej firmie projektów.

Narzędzia i technologie wspierające raportowanie

Bezsprzecznie jakość raportowania zarządczego mocno zależy od dostępności nowoczesnych narzędzi informatycznych. Na rynku istnieje duży wybór narzędzi IT wspierających zarządzanie projektami, portfelami projektów czy też realizacją strategii. Na przykładzie oprogramowania FlexiProject, przestawiono najważniejsze zalety wykorzystania nowoczesnego narzędzia IT do przygotowywania i dystrybuowania raportów zarządczych:

• Łatwość tworzenia dowolnych układów raportów bez jakichkolwiek umiejętności programistycznych.
• Łatwość tworzenia raportów z dowolnego zakresu: harmonogram, budżet, ryzyka, kondycja projektu itp.
• Integralność rozwiązania – dane raz wprowadzone są spójne w różnych raportach
• Możliwość tworzenia przekrojowych raportów łączących informacje z różnych obszarów zarządzania projektem
• Raz stworzone raporty są zawsze aktualne – użytkownik otwierając raport w każdej chwili ma dostęp do aktualnych danych
• Firma może precyzyjnie zdecydować kto ma dostęp do jakiego rodzaju raportów i informacji

Przykład raportu wygenerowanego we FlexiProject i dotyczącego opóźnionych kamieni milowych przedstawiono poniżej. W takim raporcie użytkownik bardzo  łatwo może zdecydować o zakresie informacyjnym raportu.

Bardzo ciekawym rozwiązaniem, które oferuje oprogramowanie FlexiProject są Automatyczne Przeglądy Projektowe. Wspierają one cykliczne spotkania kadry zarządzającej spółki dotyczące oceny statusu realizowanych projektów. Dla przykładu, Zarząd firmy może zdecydować że np. 12 lipca chciałby się spotkać na pół dnia aby omówić status realizacji strategicznych projektów. Taki przegląd może też dotyczyć statusu prac nad nowymi produktami, projektów inwestycyjnych czy też optymalizacyjnych. System sam powiadomi o takim spotkaniu odpowiednich kierowników projektów i ich rolą będzie wypełnienie jednostronicowego podsumowania statusu projektu. W takim cyklicznym raporcie szereg rzeczy uzupełni się automatycznie. Przykład takiego One Pagera znajduje się poniżej

Oprogramowanie FlexiProject pozwala również na tworzenie własnych dashboardów, które są integralnym elementem raportów, okresowych przeglądów czy też portfeli projektów. Przykład takiego dashboardu znajduje się na ilustracji poniżej:

Jak przygotować raport zarządczy? Najlepsze praktyki

Przygotowanie nowego raportu zarządczego powinno się odbywać przy ścisłej współpracy projektanta raportu – bardzo często tę role pełni ktoś z PMO – oraz interesariuszy tego raportu. Ważne jest dogłębne zrozumienie, jaki jest cel biznesowy takiego raportu i jakie decyzje mogą być podejmowane na jego podstawie. Nowe raporty powinny być regularnie udoskonalana w pierwszym okresie ich funkcjonowania. To udoskonalanie powinno dotyczyć zarówno merytorycznej zawartości raportu jak też jego szaty graficznej. Jednak po jakimś okresie, kiedy uznamy że osiągnęliśmy pożądany kształt raportu powinien on zostać niezmienny. Bardzo ważne jest, aby użytkownik otrzymywał z okresu na okres porównywalny raport. Zdecydowanie ułatwia mu to szybką analizę raportu i szybkie podejmowanie decyzji.

Poniżej przedstawiono kilka kluczowych wytycznych, jakimi warto się kierować przy projektowaniu raportów zarządczych:

• Dostosowanie raportów do odbiorców – różne grupy interesariuszy potrzebują różnych poziomów szczegółowości danych,
• Regularność i konsekwencja – raporty powinny być dostarczane w określonych przedziałach czasowych,
• Automatyzacja procesów – korzystanie z narzędzi automatyzujących raportowanie minimalizuje błędy i oszczędza czas,
• Wizualizacja danych – wykresy, tabele i infografiki ułatwiają zrozumienie kluczowych informacji.

Warto zwrócić również uwagę na fakt, że nie zawsze raport bardziej szczegółowy, z większą ilością danych jest raportem lepszym. Menedżerowie oczekuj a raportów, które są relatywnie łatwe w analizie, które dostarczają kluczowe informacje na bazie których można zrozumieć i ocenić konkretną sytuację i podjąć wymagane decyzje.

Wyzwania i pułapki w raportowaniu zarządczym

Organizacje, które wypracowały wysoki poziom dojrzałości i kultury zarządzania projektami najczęściej mają dopracowany proces oraz formaty raportów zarządczych. Z okresu na okres tworzone są raporty, które mają ten sam kształt i są łatwo przyswajalne przez interesariuszy. W takich organizacjach jest duże zaufanie do tego, że te raporty są wiarygodne ponieważ są oparte o rzetelne i sprawdzone dane wejściowe.

Inaczej wygląda sytuacja w firmach, które dopiero rozwijają kulturę i procesy zarządzania projektami. W takich organizacjach zarówno forma jak też zawartość raportów ulegają częstym zmianom. Ogólnie mówiąc te zmiany w raportowaniu polegające na ich ciągłym poprawianiu to pozytywny proces, który z upływem czasu prowadzi do stabilizacji.

Projektując i doskonaląc proces raportowania zarządczego w firmie warto zwrócić uwagę na następujące wyzwania i pułapki:

1. Nieaktualne informacje – opóźnienia w raportowaniu mogą prowadzić do błędnych albo też spóźnionych decyzji. Dlatego projektując proces raportowania zarządczego warto zapewnić aby zawierał on zarówno raporty dzienne, tygodniowe oraz miesięczne. Dobre systemy informatyczne takie jak FlexiProject zapewniają aktualne raporty w każdej chwili, kiedy osoba zainteresowana je otworzy. Oczywiście dzieje się tak pod warunkiem, że dane są na bieżąco i regularnie uaktualniane przez Kierowników Projektów i zespoły projektowe.
2. Brak standaryzacji – różne formaty raportów mogą powodować chaos informacyjny.
3. Raporty nie dostosowane do precyzyjnych oczekiwań odbiorców. W wielu przypadkach takie raporty nie są w ogóle analizowane i nie stanowią podstawy dla podejmowania decyzji.
4. Zbyt szczegółowa i nieprzyjazna forma raportów – „więcej nie znaczy lepiej”. Przytłaczanie odbiorców nadmierną ilości informacji wcale nie zwiększa wartości raportów a często jest wręcz przeciwnie. Raporty powinny być intuicyjne w odbiorze i prezentowane przy użyciu zarówno formy graficznej, narracyjnej jak też tabelarycznej.

Raportowanie zarządcze w praktyce – co warto zapamiętać?

Raportowanie zarządcze pełni istotną rolę w skutecznym zarządzaniu projektami. Dobrze przygotowane raporty, wiarygodne i regularnie dystrybuowane powodują, że wszyscy interesariusze mają potrzebne informacje o sytuacji projektowej w firmie. Z takim zasobem informacji można sprawnie podejmować potrzebne decyzje i reagować na sytuacje tego wymagające. Zaprojektowanie zestawu raportów jak też procesu ich opracowywania i dystrybucji to najczęściej rola PMO w organizacji. Dobre programy IT wspierające zarządzanie projektami są bardzo pomocne w zapewnieniu dobrego raportowania zarządczego.