Des rapports de gestion efficaces : transformer les données en décisions opportunes

Qu’est-ce qu’un rapport de gestion ?

Le reporting de gestion est le processus par lequel les rapports requis sont conçus et ensuite fournis aux parties prenantes du projet. Comme nous l’avons vu précédemment, il s’agit à la fois de rapports réguliers et de rapports ad hoc préparés à la demande expresse d’une partie prenante du projet ou d’un portefeuille ou d’un programme de projets. Chaque année, la gestion de projet devient de plus en plus prioritaire dans les organisations. Cela est dû, d’une part, au fait que la réalisation rapide des objectifs stratégiques d’une entreprise n’est pratiquement possible que grâce à une grande efficacité dans la gestion des projets et, d’autre part, au fait que le nombre de projets augmente d’année en année. C’est pourquoi il est essentiel de fournir aux décideurs des informations sur l’état d’avancement des projets en cours.

Il convient de souligner les éléments essentiels qu’un bon rapport de gestion de projet doit comporter :

• Le rapport est lisible et a une forme claire ; il peut être présenté sous forme de graphiques et de tableaux.
• Le rapport de gestion fournit de manière exhaustive les informations attendues par les parties prenantes du projet.
• Le rapport se présente sous une forme reproductible d’une période à l’autre, ce qui vous permet de comparer les données « d’une pomme à l’autre ».
• Les rapports sont remis à temps
• Le rapport est fiable et les données qu’il contient sont vérifiées et ne contiennent pas d’erreurs.
• Le rapport contient à la fois des données numériques présentées sous forme de tableaux ou de graphiques, mais aussi des encadrés narratifs qui expliquent les données présentées

Au départ, la conception de rapports de gestion au sein d’une organisation peut être un processus qui prend du temps. En effet, les premières versions nécessitent des itérations et des améliorations, mais les organisations atteignent rapidement un stade où la forme des rapports devient stable. MS Excel et MS PowerPoint restent des outils très populaires pour la préparation des rapports. Cependant, de plus en plus d’entreprises choisissent de mettre en œuvre des outils dédiés à la gestion de projets et de portefeuilles, qui peuvent générer des rapports professionnels.

Objectifs des rapports de gestion dans une organisation

Les rapports de gestion sont essentiels tant dans les grandes organisations qui disposent de bureaux de gestion de projets et qui mettent en œuvre plusieurs projets simultanément que dans les petites organisations qui n’entreprennent que quelques projets clés à la fois. En définitive, toute organisation qui met en œuvre des projets stratégiques et opérationnels doit veiller à disposer d’un excellent processus d’établissement de rapports de gestion. Pour les gestionnaires responsables de l’exécution de la stratégie de l’entreprise, qui est souvent mise en œuvre par le biais de projets, l’accès permanent à des rapports fiables et bien présentés est d’une valeur inestimable.

Les principaux objectifs des rapports de gestion dans le domaine de la gestion de projet sont les suivants :

• Les chefs de projet, les équipes de projet et les parties prenantes au projet disposent des mêmes connaissances sur les projets, les portefeuilles ou les programmes de projet en cours de l’entreprise.
• Les gestionnaires ont accès à des informations fiables et opportunes sur l’état d’avancement des projets de l’entreprise.
• Sur la base de rapports comprenant à la fois des données historiques et des prévisions bien pensées pour l’avenir, les responsables peuvent prendre rapidement les décisions qui s’imposent
• Présenter aux gestionnaires à la fois ce qui s’est déjà produit et ce qui, avec un certain niveau de probabilité, peut encore se produire dans l’horizon du projet.
• Prendre des mesures correctives lorsque les hypothèses initiales du projet se dévaluent au fil du temps et que de nouvelles circonstances difficiles à prévoir au départ apparaissent.

Il est utile que chaque organisation définisse ses objectifs et ses principales hypothèses en matière de rapports de gestion et les décrive dans sa procédure de gestion de projet. Dans le cadre de ces hypothèses, il est utile de définir les types de rapports à préparer, leur compacité, leur fréquence, la personne responsable de leur préparation et les destinataires de ces rapports.

Éléments clés des rapports de gestion

L’étendue des rapports de gestion dans les organisations varie. Cela est dû à plusieurs facteurs, dont les plus importants sont les suivants :

• La mesure dans laquelle les projets affectent la mise en œuvre de la stratégie de l’entreprise et ses activités quotidiennes.
• La maturité du projet de l’organisation et la présence d’un bureau de gestion de projet
• Attentes des parties prenantes au projet
• Disponibilité des données
• Disponibilité d’outils informatiques avancés
• Créativité des préparateurs de rapports

Les informations suivantes sont couramment utilisées dans les rapports de gestion de projet :

• Écarts entre le calendrier du projet et le plan actuellement approuvé, souvent visualisés sur un diagramme de Gantt.
• Écarts du budget du projet par rapport au plan actuellement approuvé
• Principaux risques du projet et risques nouvellement identifiés
• Étapes franch ies au cours de la période récente et étapes à franchir au cours de la prochaine période de référence
• Commentaires du chef de projet et du personnel du bureau de gestion de projet
• Santé globale du projet
• Feuille de route pour les portefeuilles de projets
• Situation financière du portefeuille de projets
• Niveau de réalisation des objectifs fixés pour les projets individuels, les portefeuilles ou les programmes de projets
• La mesure dans laquelle les projets soutiennent les objectifs stratégiques
• Progrès dans le respect du calendrier et du budget du projet
• Key Performance Indicators (KPI) du projet, du portefeuille de projets ou du programme de projets
• Niveau de pression actuel et futur sur les ressources humaines et matérielles clés du projet
• Nombre d’heures travaillées sur les projets par rapport aux heures prévues
• État d’avancement des principaux éléments livrables du projet

Il convient toutefois de noter que l’étendue des rapports dépend aussi fortement du secteur d’activité de l’entreprise et, par conséquent, de la nature des projets qu’elle met en œuvre.

Outils et technologies d’aide à la rédaction de rapports

Il est indéniable que la qualité des rapports de gestion dépend fortement de la disponibilité d’outils informatiques modernes. Une large gamme d’outils informatiques est disponible sur le marché pour soutenir la gestion de projet, la gestion de portefeuille ou l’exécution de la stratégie. En utilisant le logiciel FlexiProject comme exemple, les principaux avantages de l’utilisation d’un outil informatique moderne pour la préparation et la distribution des rapports de gestion sont présentés :

• Facilité de création de n’importe quelle mise en page de rapport sans aucune compétence en programmation.
• Facilité de création de rapports de toute envergure : calendrier, budget, risques, état du projet, etc.
• Intégrité de la solution – les données saisies sont cohérentes dans les différents rapports.
• Capacité à créer des rapports transversaux combinant des informations provenant de différents domaines de la gestion de projet
• Une fois créés, les rapports sont toujours à jour – un utilisateur qui ouvre un rapport a accès aux données actuelles à tout moment.
• L’entreprise peut décider avec précision qui a accès à quel type de rapports et d’informations

Vous trouverez ci-dessous un exemple de rapport généré à l’adresse FlexiProject, concernant les étapes retardées. Dans ce type de rapport, l’utilisateur peut très facilement décider du champ d’information du rapport.

Une solution intéressante offerte par le logiciel FlexiProject est celle des revues de projet automatiques. Elles soutiennent les réunions cycliques des cadres de l’entreprise pour évaluer l’état d’avancement des projets en cours. Par exemple, le conseil d’administration de l’entreprise peut décider de se réunir pendant une demi-journée le 12 juillet pour discuter de l’état d’avancement de la mise en œuvre des projets stratégiques. Cet examen peut également porter sur l’état d’avancement des travaux concernant de nouveaux produits, des projets d’investissement ou des projets d’optimisation. Le système lui-même informera les chefs de projet concernés de la tenue d’une telle réunion, et leur rôle consistera à remplir un résumé d’une page sur l’état d’avancement du projet. Dans un tel rapport cyclique, plusieurs tâches seront accomplies automatiquement. Vous trouverez ci-dessous un exemple d’une telle page.

FlexiProject vous permet également de créer des tableaux de bord personnalisés qui font partie intégrante des rapports, des examens périodiques ou des portefeuilles de projets. Vous trouverez ci-dessous un exemple de tableau de bord.

Comment préparer un rapport de gestion ? Bonnes pratiques

La préparation d’un nouveau rapport de gestion doit se faire en étroite collaboration entre le concepteur du rapport – souvent un membre du PMO – et les parties prenantes du rapport. Il est essentiel de bien comprendre l’objectif commercial du rapport et les décisions qui peuvent être prises sur la base de celui-ci. Les nouveaux rapports doivent être régulièrement améliorés au cours de leur cycle de vie initial. Cette amélioration doit s’appliquer à la fois au contenu substantiel du rapport et à sa présentation visuelle. Toutefois, après un certain temps, une fois que le format souhaité a été atteint, le rapport doit rester cohérent. Il est très important que les utilisateurs reçoivent un rapport comparable d’une période à l’autre. Cela facilite considérablement l’analyse et la prise de décision.

Vous trouverez ci-dessous plusieurs lignes directrices à prendre en compte lors de la conception des rapports de gestion :

• Adapter les rapports au public – Les différents groupes de parties prenantes ont besoin de différents niveaux de granularité des données.
• Cohérence et régularité – Les rapports doivent être fournis à des intervalles clairement définis.
• Automatisation des processus – L’utilisation d’outils d’automatisation des rapports permet de réduire les erreurs et de gagner du temps.
• Visualisation des données – Les graphiques, tableaux et infographies permettent de présenter des informations clés de manière accessible.

Il est également important de noter qu’un rapport plus détaillé contenant plus de données n’est pas nécessairement meilleur. Les gestionnaires attendent des rapports relativement faciles à analyser et qui fournissent des informations essentielles leur permettant de comprendre et d’évaluer la situation et de prendre des décisions en connaissance de cause.

Défis et pièges dans les rapports de gestion

Les organisations dont la culture et la maturité en matière de gestion de projet sont élevées disposent généralement d’un processus bien développé et de formats normalisés pour les rapports de gestion. Les rapports produits périodiquement suivent une structure cohérente et sont facilement compréhensibles par les parties prenantes. Dans ces organisations, la confiance dans l’exactitude des rapports est grande, car ils sont basés sur des données d’entrée fiables et vérifiées.

La situation est différente dans les entreprises qui commencent à peine à développer leur culture et leurs processus de gestion de projet. Dans ces organisations, le format et le contenu des rapports changent souvent. D’une manière générale, ces changements et ces améliorations continues constituent un processus positif qui, avec le temps, conduit à la stabilité.

Lors de la conception et de l’amélioration du processus de reporting de gestion dans votre organisation, il est utile de garder à l’esprit les défis et les pièges suivants :

1. Informations obsolètes – Les retards dans l’établissement des rapports peuvent entraîner des décisions incorrectes ou tardives. C’est pourquoi, lors de la conception du processus d’établissement des rapports de gestion, il est conseillé d’inclure des rapports quotidiens, hebdomadaires et mensuels. Les bons systèmes informatiques, tels que FlexiProject, fournissent des rapports en temps réel qui sont toujours à jour lorsqu’on y accède, à condition que les données soient régulièrement mises à jour par les chefs de projet et les équipes de projet.
2. Manque de normalisation – L’incohérence des formats de rapport peut conduire à un chaos informationnel.
3. Des rapports qui ne correspondent pas aux attentes des bénéficiaires – Dans de nombreux cas, ces rapports ne sont même pas analysés et ne servent pas de base à la prise de décision.
4. Des rapports trop détaillés et peu conviviaux – « Plus » n’est pas toujours synonyme de « mieux ». Surcharger les parties prenantes d’informations excessives n’augmente pas la valeur d’un rapport ; souvent, c’est le contraire qui se produit. Les rapports doivent être intuitifs et présentés en combinant des formats graphiques, narratifs et tabulaires.

Les rapports de gestion en pratique – Principaux enseignements

Les rapports de gestion jouent un rôle essentiel dans la gestion efficace des projets. Des rapports bien préparés et fiables, distribués régulièrement, garantissent que toutes les parties prenantes disposent des informations nécessaires sur la situation du projet au sein de l’organisation. Grâce à ces informations, les décisions peuvent être prises efficacement et des mesures appropriées peuvent être prises le cas échéant. La conception de l’ensemble des rapports, ainsi que le processus de préparation et de distribution, relèvent le plus souvent de la responsabilité du PMO. De bons outils logiciels de gestion de projet sont extrêmement utiles pour garantir l’efficacité et l’efficience des rapports de gestion.