Como criar um Gabinete de Gestão de Projectos numa organização?

A introdução de um Gabinete de Gestão de Projectos (PMO) na sua empresa pode revolucionar a implementação do seu projeto, conduzindo a resultados superiores, mais rápidos e mais eficientes, mantendo uma elevada qualidade. Isto não só te dá uma vantagem competitiva, como também melhora a tua presença no mercado, tornando-se uma jogada estratégica para a tua organização.

O que é um Gabinete de Gestão de Projectos (PMO) e como pode transformar as práticas de gestão de projectos da tua organização?

Um Project Management Office (PMO) é uma unidade ou estrutura organizacional à qual são atribuídas tarefas de gestão de projectos centralizadas e coordenadas. As tarefas do PMO podem ir desde a prestação de apoio ao projeto até à responsabilidade efectiva pela gestão do projeto.

Ao criar um Gabinete de Gestão de Projectos, é fundamental definir objectivos precisos para esta nova estrutura. Este planeamento estratégico não é apenas um passo, mas um pré-requisito para a eficácia do PMO e para avaliar se os benefícios comerciais correspondem às expectativas.

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O papel e as tarefas do Gabinete de Gestão de Projectos (PMO) numa organização

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Como é que se cria um Gabinete de Gestão de Projectos numa empresa?

Inicialmente, todos devem determinar o objetivo da criação de um Gabinete de Gestão de Projectos, respondendo à pergunta: “Onde estamos?” “Para onde vamos?” e “Como queremos lá chegar?” Podemos responder a estas questões realizando uma análise do ambiente interno do projeto.

A necessidade de implementar um PMO pode variar em função de:

o sector em que a empresa opera,
a dimensão da empresa,
a pessoa que comunica essa necessidade.

O resultado do trabalho será a identificação de uma lacuna entre o modelo de gestão de projectos existente e a nossa visão e expectativas para a execução do projeto. Com base nisto, será criado um plano estratégico completo, incluindo uma descrição do modelo-alvo (incluindo processos, normas, funções e responsabilidades, e ferramentas), um plano de implementação, objectivos e medidas de desempenho.

Um modelo de maturidade da gestão de projectos adequado constitui uma ajuda adicional para definir as expectativas em relação à forma pretendida para a gestão de projectos na empresa.

DEFINIÇÃO DE NORMAS E PROCESSOS

As empresas que executam projectos não utilizam frequentemente normas de gestão de projectos definidas. Em vez disso, subcontrata a execução dos projectos aos seus empregados e confia na sua experiência. A unificação destas normas e processos de acordo com as operações da empresa garantirá que os projectos sejam implementados de forma uniforme, permitindo o seu controlo e posterior avaliação.

PREPARAÇÃO DE UM MODELO E DE UM PLANO DE IMPLEMENTAÇÃO DE PMO

Ao gerir uma extensa carteira de projectos, a direção de uma empresa pode concluir que necessita de um forte apoio para aumentar a eficiência e o controlo dos projectos em curso, implementando um Gabinete de Gestão de Projectos. Uma avaliação completa do ambiente atual do projeto ajudará a encontrar uma solução adequada e um plano completo para preparar a organização para a implementação.

IMPLEMENTAÇÃO DO PMO NA ORGANIZAÇÃO

A conceção de um modelo de funcionamento ideal para o Gabinete de Gestão de Projectos deve incluir a implementação de processos, normas e um programa para a gestão eficaz do PMO, bem como métricas estabelecidas correlacionadas com objectivos estratégicos definidos.

GESTÃO, DESENVOLVIMENTO E OPTIMIZAÇÃO DE PMO

Quando o Gabinete de Gestão de Projectos não consegue atingir os objectivos e os benefícios esperados estão longe do esperado, a razão pode ser a falta de competência na gestão do PMO ou um modelo operacional mal definido. Por conseguinte, vale a pena realizar uma auditoria para identificar as áreas que necessitam de otimização e ajudar a identificar recomendações e iniciativas de melhoria.