Hatékony vezetői jelentéstétel: az adatok időszerű döntésekké alakítása

Mi az a vezetői jelentés?

A vezetői jelentés az a folyamat, amelynek során a szükséges jelentéseket megtervezik, majd eljuttatják a projekt érdekelt feleinek. Amint azt korábban tárgyaltuk, mind a rendszeres jelentésekre, mind pedig a projekt bármely érdekelt fél, illetve egy portfólió vagy projektprogram kifejezett utasítására készített ad-hoc jelentésekre utalunk. A projektmenedzsment évről évre egyre nagyobb prioritást élvez a szervezetekben. Ez egyrészt annak köszönhető, hogy a vállalat stratégiai céljainak gyors megvalósítása gyakorlatilag csak a projektmenedzsment magas hatékonyságával lehetséges, másrészt pedig annak, hogy a projektek száma évről évre növekszik. Ezért válik olyan fontossá a döntéshozók tájékoztatása a folyamatban lévő projektek állapotáról.

Érdemes rámutatni azokra az alapvető elemekre, amelyekkel egy jó projektmenedzsment-jelentésnek rendelkeznie kell:

• A jelentés olvasható és áttekinthető; grafikus és táblázatos formában is bemutatható.
• A vezetői jelentés átfogóan tartalmazza a projekt érdekelt felei által elvárt információkat.
• A jelentés időszakonként megismételhető formában készül, lehetővé téve az adatok „alma az almával” történő összehasonlítását.
• A jelentéseket időben kézbesítik
• A jelentés megbízható, a jelentésben szereplő adatok ellenőrzöttek és nem tartalmaznak hibákat.
• A jelentés táblázatos vagy vizuális diagramokban bemutatott számadatokat, valamint a bemutatott adatokat magyarázó szövegdobozokat is tartalmaz.

Kezdetben egy szervezeten belül a vezetői jelentések tervezése időigényes folyamat lehet. Az első tervezetek valóban további iterációkat és javításokat igényelnek, de a szervezetek hamar elérik azt az állapotot, amikor a jelentések formája stabilizálódik. Mégis, az MS Excel és az MS PowerPoint meglehetősen népszerű eszközök a jelentések elkészítéséhez. Azonban egyre több vállalat dönt úgy, hogy a projekt- és portfóliómenedzsmenthez dedikált eszközöket vezet be, amelyek professzionális jelentéseket tudnak készíteni.

A vezetői jelentés céljai egy szervezetben

Mind a projektmenedzsment irodákkal rendelkező nagy szervezeteknél, mind az egyszerre több projektet megvalósító, illetve a kisebb szervezeteknél, amelyek egyszerre csak néhány kulcsfontosságú projektet valósítanak meg, a vezetői jelentés kulcsfontosságú. A lényeg az, hogy minden stratégiai és operatív projekteket végrehajtó szervezetnek kiváló vezetői jelentéstételi folyamatot kell biztosítania. A vállalat stratégiájának végrehajtásáért felelős vezetők számára – amelyet gyakran projektek révén hajtanak végre – a megbízható és jól prezentált jelentésekhez való folyamatos hozzáférés óriási értéket képvisel.

A projektmenedzsment területén a vezetői jelentéstétel fő célkitűzései a következők:

• A projektmenedzserek, a projektcsapatok és a projektben érdekelt felek azonos ismeretekkel rendelkeznek a vállalat folyamatban lévő projektjeiről, portfólióiról vagy projektprogramjairól.
• A vezetők megbízható és időszerű információkhoz jutnak a vállalat projektjeinek állásáról.
• A múltbeli adatokat és a jövőre vonatkozó, jól átgondolt előrejelzéseket egyaránt tartalmazó jelentések alapján a vezetők azonnal meghozhatják a szükséges döntéseket.
• A vezetők elé tárja mindazt, ami már megtörtént, mind pedig azt, ami bizonyos valószínűséggel még bekövetkezhet a projektidőszakon belül.
• korrekciós intézkedések megtétele, amikor az eredeti projektfeltevések idővel elértéktelenednek, és olyan új körülmények merülnek fel, amelyeket a kezdetekkor nehéz volt előre jelezni.

Érdemes minden szervezetnek meghatározni a vezetői jelentéstétel céljait és fő feltételezéseit, és ezeket leírni a projektmenedzsment eljárásában. E feltételezések részeként érdemes felvázolni az elkészítendő jelentések típusait, tömörségét, gyakoriságát, az elkészítésükért felelős személyt és azt, hogy kinek kell azokat átadni.

A vezetői jelentés legfontosabb elemei

A vezetői jelentéstétel hatóköre a szervezetekben változó. Ennek több tényező az oka, amelyek közül a legfontosabbak a következők:

• A projektek milyen mértékben befolyásolják a vállalat stratégiájának megvalósítását és a napi működést.
• A szervezet projektérettségi szintje és a projektmenedzsment iroda megléte
• A projekt érdekelt feleinek elvárásai
• Az adatok elérhetősége
• Korszerű informatikai eszközök rendelkezésre állása
• A jelentéskészítők kreativitása

Az alábbiakban a projektmenedzsment-jelentésekben szereplő általános információk szerepelnek:

• A projekt ütemtervétől való eltérések az aktuálisan jóváhagyott tervtől, gyakran Gantt-diagramon ábrázolva.
• A projekt költségvetésének eltérései a jelenleg jóváhagyott tervtől
• A projekt fő kockázatai és az újonnan azonosított projektkockázatok
• Az elmúlt időszakban elért mérföldkövek és a következő jelentéstételi időszakban elérendő mérföldkövek
• A projektmenedzser és a projektirányítási iroda munkatársainak észrevételei
• A projekt általános állapota
• Projekt-útiterv a projektportfóliókhoz
• A projektportfólió pénzügyi helyzete
• Az egyes projektekre, portfóliókra vagy projektprogramokra kitűzött célok elérésének szintje.
• A stratégiai célkitűzések támogatásának mértéke a projektek esetében
• A projekt ütemtervének és költségvetésének betartásában elért előrehaladás
• Key Performance Indicators (KPI-k) a projekt, a projektportfólió vagy a projektprogram tekintetében
• A projekt kulcsfontosságú emberi és anyagi erőforrásainak jelenlegi és jövőbeli igénybevételének szintje
• A projekteken ledolgozott órák száma a tervezetthez képest
• A főbb projekteredmények teljesítésének helyzete

Érdemes azonban megjegyezni, hogy a jelentéstétel terjedelme erősen függ attól az iparágtól is, amelyben a vállalat működik, és következésképpen az általa végrehajtott projektek jellegétől is.

A jelentéstételt támogató eszközök és technológiák

Tagadhatatlan, hogy a vezetői jelentések minősége nagymértékben függ a modern IT-eszközök rendelkezésre állásától. A piacon a projektmenedzsment, a portfóliómenedzsment vagy a stratégia végrehajtását támogató informatikai eszközök széles skálája áll rendelkezésre. A FlexiProject szoftver példáján keresztül bemutatjuk a vezetői jelentések elkészítéséhez és terjesztéséhez használt modern informatikai eszközök használatának legfontosabb előnyeit:

• Bármilyen jelentés elrendezésének könnyű létrehozása programozási ismeretek nélkül.
• Bármilyen terjedelmű jelentések készítésének megkönnyítése: ütemterv, költségvetés, kockázatok, projektállapot stb.
• A megoldás integritása – az egyszer bevitt adatok konzisztensek a különböző jelentésekben.
• Képes keresztmetszeti jelentések készítésére, amelyekben a projektmenedzsment különböző területeiről származó információkat kombinálja.
• A létrehozott jelentések mindig naprakészek – a jelentést megnyitó felhasználó bármikor hozzáférhet az aktuális adatokhoz.
• A vállalat pontosan eldöntheti, hogy ki milyen jelentésekhez és információkhoz férhet hozzá.

Az alábbiakban egy példa látható a FlexiProject oldalon generált, késedelmes mérföldkövekre vonatkozó jelentésre. Egy ilyen jelentésben a felhasználó nagyon könnyen eldöntheti a jelentés információs körét.

A FlexiProject szoftver által kínált egyik izgalmas megoldás az automatikus projektértékelés. Ezek támogatják a vállalat vezetőinek ciklikus megbeszéléseit a folyamatban lévő projektek állapotának értékelésére. A vállalat igazgatótanácsa például dönthet úgy, hogy július 12-én félnapos ülést tart, hogy megvitassa a stratégiai projektek végrehajtásának helyzetét. Egy ilyen felülvizsgálat vonatkozhat az új termékekkel, beruházási projektekkel vagy optimalizálási projektekkel kapcsolatos munka állásáról is. A rendszer maga értesíti az érintett projektvezetőket egy ilyen találkozóról, és az ő feladatuk egy egyoldalas projektállapot-összefoglaló kitöltése lesz. Egy ilyen ciklikus jelentésben több feladat automatikusan elvégződik. Az alábbiakban egy ilyen egyoldalas példát mutatunk be.

FlexiProject szoftver lehetővé teszi olyan egyéni műszerfalak létrehozását is, amelyek a jelentések, időszakos felülvizsgálatok vagy projektportfóliók szerves részét képezik. Az alábbiakban egy ilyen műszerfal példája látható.

Hogyan kell elkészíteni a vezetői jelentést? Legjobb gyakorlatok

Egy új vezetői jelentés elkészítése a jelentéstervező – gyakran a PMO munkatársa – és a jelentés érintettjei közötti szoros együttműködésben kell, hogy történjen. Alapvető fontosságú, hogy alaposan megértsük a jelentés üzleti célját és azt, hogy milyen döntések születhetnek a jelentés alapján. Az új jelentéseket a kezdeti életciklusuk alatt rendszeresen javítani kell. Ennek a finomításnak mind a jelentés érdemi tartalmára, mind a vizuális megjelenítésére vonatkoznia kell. Egy bizonyos időszak után azonban, ha a kívánt formátumot sikerült elérni, a jelentésnek következetesnek kell maradnia. Nagyon fontos, hogy a felhasználók időszakonként összehasonlítható jelentést kapjanak. Ez jelentősen megkönnyíti a gyors elemzést és a gyorsabb döntéshozatalt.

Az alábbiakban néhány kulcsfontosságú iránymutatást mutatunk be, amelyeket figyelembe kell venni a vezetői jelentések tervezésekor:

• A célközönségre szabott jelentések – A különböző érdekcsoportok különböző szintű adatszemcsézettséget igényelnek.
• Következetesség és rendszeresség – A jelentéseket egyértelműen meghatározott időközönként kell benyújtani.
• A folyamatok automatizálása – A jelentésautomatizálási eszközök használata csökkenti a hibákat és időt takarít meg.
• Adatvizualizáció – A diagramok, táblázatok és infografikák segítenek a kulcsfontosságú információk közérthető módon történő bemutatásában.

Azt is fontos megjegyezni, hogy a több adatot tartalmazó, részletesebb jelentés nem feltétlenül jobb. A vezetők olyan jelentéseket várnak el, amelyek viszonylag könnyen elemezhetőek, és amelyek alapvető betekintést nyújtanak, lehetővé téve számukra a helyzet megértését és értékelését, valamint megalapozott döntések meghozatalát.

Kihívások és buktatók a vezetői jelentéstételben

A magas szintű projektmenedzsment érettséggel és kultúrával rendelkező szervezetek általában jól kidolgozott folyamatokkal és szabványosított formátumokkal rendelkeznek a vezetői jelentésekhez. Az időszakonként készített jelentések következetes struktúrát követnek, és az érdekeltek számára könnyen érthetőek. Az ilyen szervezetekben nagy a bizalom a jelentések pontossága iránt, mivel azok megbízható és ellenőrzött bemeneti adatokon alapulnak.

Más a helyzet azoknál a vállalatoknál, amelyek még csak most kezdik fejleszteni projektmenedzsment-kultúrájukat és folyamataikat. Ezekben a szervezetekben a jelentések formátuma és tartalma is gyakran változik. Általánosságban elmondható, hogy ezek a változások és folyamatos fejlesztések pozitív folyamatot jelentenek, amely idővel stabilitáshoz vezet.

A vezetői jelentéstételi folyamat kialakításakor és javításakor érdemes szem előtt tartani a következő kihívásokat és buktatókat:

1. Elavult információk – A jelentéstétel késedelme hibás vagy késedelmes döntésekhez vezethet. Ezért a vezetői jelentéstételi folyamat kialakításakor célszerű napi, heti és havi jelentéseket tartalmazni. A jó informatikai rendszerek, mint például a FlexiProject, valós idejű jelentéseket biztosítanak, amelyek mindig naprakészek, amikor elérhetők – feltéve, hogy a projektmenedzserek és a projektcsapatok rendszeresen frissítik az adatokat.
2. A szabványosítás hiánya – A következetlen jelentésformátumok információs káoszhoz vezethetnek.
3. A jelentések nem felelnek meg a címzettek elvárásainak – Sok esetben az ilyen jelentéseket nem is elemzik, és nem képezik a döntéshozatal alapját.
4. Túlságosan részletes és felhasználóbarát jelentések – A „több” nem mindig jelenti azt, hogy „jobb”. Az érdekeltek túlzott információkkal való túlterhelése nem növeli a jelentés értékét, sőt gyakran éppen ellenkezőleg. A jelentéseknek intuitívnak kell lenniük, és grafikus, narratív és táblázatos formátumok kombinációját kell használniuk.

Vezetői jelentés a gyakorlatban – legfontosabb tudnivalók

A vezetőségi jelentéstétel létfontosságú szerepet játszik a hatékony projektmenedzsmentben. A jól előkészített, megbízható és rendszeresen terjesztett jelentések biztosítják, hogy minden érdekelt fél a szükséges információkkal rendelkezzen a szervezeten belüli projekthelyzetről. Az ilyen betekintés birtokában hatékonyan lehet döntéseket hozni, és szükség esetén megfelelő intézkedéseket lehet tenni. A jelentések készletének megtervezése, valamint elkészítésük és terjesztésük folyamata leggyakrabban a PMO feladata. A jó projektmenedzsment-szoftvereszközök rendkívül hasznosak a hatékony és eredményes vezetői jelentéstétel biztosításában.